양식 W-2 작성시 자주 발생하는 오류

미리 경고하는 것이 좋습니다. 직원에게 W-2 양식을 보내고 사회 보장국 (W-3 양식과 함께)에이 양식을 제출하기 전에 문제를 피하기 위해 이러한 일반적인 오류를 검토하십시오.

W-2 양식 늦음

2016 년 과세 연도부터 W-2 양식 (및 1099 양식)의 마감 기한이 1 월 31 일로 변경되었습니다. 따라서 직원을위한 2017 W-2 양식은 2018 년 1 월 31 일까지 사회 보장국에 제출하십시오.

늦은 신고에 대한 처벌이 있습니다. W-2 및 1099 양식의 새 기한에 대해 자세히 알아보십시오.

잘못된 연도 W-2 양식 사용

양식을 제출하는 연도가 아니라 소득이 과세 된 연도에 W-2 양식을 사용하십시오. 예를 들어 2015 년 직원 임금의 경우 2016 W-2 양식을 사용합니다. 이 양식은 직원에게 주어질 것이며 사회 보장국에 2017 년에 제출 될 것입니다.

제출 기한이 없습니다. 1 월 말까지 W-2 양식을 직원에게 제공해야하며 2 월 말까지 사회 보장국에 양식을 제출해야합니다. 날짜는 달력에 언제 적용되는지에 따라 마감일이 매년 바뀝니다. 마감 기한이 주말 또는 공휴일 인 경우 날짜는 다음 영업일로 이동됩니다. 현재 연도의 연말 급여세의 정확한 기한이 있습니다.

승인 된 W-2 양식을 사용하지 않음

W-2 양식을 다운로드하여 복사하여 사용할 수 없습니다.

A의 빨간색은 특수 잉크입니다. 사무용품 회사, IRS 또는 소프트웨어 회사로부터 승인 된 양식을 받아야합니다. 승인 된 W-2 양식을 얻을 수있는 곳에 대해 자세히 알아보십시오.

사회 보장 원천 징수를 중단하지 못함

사회 보장 원천 징수는 매년 사회 보장 세의 최대 과세 임금으로 중단되어야합니다.

(생활비를 반영하기 위해 대부분의 경우이 최대 변경) W-2 오류는 아니지만 일반적이며 직원에게 사회 보장 임금을 과다보고하게합니다. 그런 다음 초과분을 직원에게 돌려 주어야하며 초과분을 반영한 분기에 대한 W-2 및 Form 941, 분기 별 임금 및 세금 보고서를 수정해야합니다. 예를 들어, 직원이 9 월에 사회 보장 원천 징수액의 최대 한도에 도달 한 경우 3 분기에 941 양식을 변경해야합니다.

IRS에 W-2 양식 보내기

1 월 말까지 사회 보장 양식을 근로자에게 제출해야하며 2 월 말까지 사회 보장국에 제출해야하며, W-3 양식 모든 W-2의 모든 정보를 누적합니다.

E-Fling이 아닌 IRS 포기에 실패한 경우

250 개 이상의 W-2 양식을 제출하는 고용주는 전자 파일 제출을 원치 않는 경우 포기해야합니다.W-2 양식을 전자 형식으로 제출하는 것을 포기하는 방법에 대해 자세히 알아보십시오 (PDF).

W-2 양식에서 이러한 일반적인 양식 오류 발생

W-2 양식에서 가장 일반적인 양식 오류는 다음과 같습니다.

금액에 소수점과 센트를 포함하지 못함
검은 색 잉크 사용 실패 (항목 작성) 너무 밝음)
항목을 너무 크게 또는 작게 만듭니다. IRS는 귀하가 12 포인트를 사용할 것을 제안합니다. W-2s 인쇄용 쿠리어 유형 글꼴.
형식이 잘못된 직원 이름. 직원 이름과 중간 머리 글자가 첫 번째 상자에 들어가고 직원 성은 두 번째 상자에 들어가고 접미사 (예 : "Jr.")는 세 번째 상자에 들어갑니다.

금융 소프트웨어를 사용하면 W-2 양식에서 이러한 오류의 상당 부분을 피할 수 있습니다. 특히 양식 오류가 있으며 사회 보장 최고 임금에 도달하면 소프트웨어에서 경고 할 수 있습니다. 급여 기능을 포함하는 프로그램에 중점을 둔 Rosemary Peavler, Business Finance 가이드, 2012 회계 소프트웨어 프로그램에 대한이 기사를 확인하십시오.

W-2 양식 수정 방법

매년 1 월 말까지 (전년도 동안) 각 직원에게 W-2 양식을 제공해야하지만,이 양식을 제출할 필요는 없습니다 2 월 말까지 사회 보장국 (SSA)에 제출해야합니다. 이 지연은 오류 수정 시간을 제공합니다.

SSA로 제출하기 전에 오류를 정정 할 수 있으면 정정하여 정정 된 양식을 제출하십시오.

SSA에 제출 한 후에 오류를 발견하면 수정 된 W2C와 함께 수정 된 전송 양식 W-3c)을 제출해야합니다.

W-2 양식을 사회 보장국에 제출 한 후 W-2 양식을 수정하는 방법에 대한 자세한 내용을 읽으십시오.

양식 W-2 작성시 자주 발생하는 오류