휴가를위한 사무실 폐쇄 지침

휴가 나 다른 이유로 임시 휴무를 준비하는 것은이 체크리스트를 따르는 것만 큼 쉽습니다. 제대로 완료하면 고객, 공급 업체 및 직원이 예정된 비즈니스 / 사무실 폐쇄를 잘 알고 있으므로 고객이 분노한 고객과 불만을 품은 직원을 반환 할 필요가 없습니다. 또한 비용을 절약 할 수 있습니다. 고객은 비즈니스가 종료되는 동안 비즈니스의 응답을 기다림으로써 좌절하지 않도록 비즈니스 지속 시간을 알 수 있습니다.

사무실 휴무일 : 직원, 고객 및 공급 업체에 통보

최소 2 ~ 4 주 전에 회사의 주요 이해 관계자에게 알리십시오. 직원들은 월급에서 인서트를 사용하여 통보 / 알림을받을 수 있습니다. 고객은 웹 사이트 및 전화 시스템의 자동 전화 교환 메시지를 통해 통보받을 수 있습니다. 공급 업체 (특히 반복되는 납기 일정이있는 업체)는 전자 메일 또는 일반 우편으로 통보받을 수 있습니다.

보안 요원 / 서비스에 통보

보안 개인 또는 보안 서비스에 마감 날짜를 알리는 메모를 보냅니다. 긴급 연락처 목록에 중요한 직원 전화 번호가 있는지 확인하십시오.

자동 전화 교환 인사말 변경

사무실이 닫힌 것을 반영하도록 전화 시스템에서 자동 전화 교환 인사말을 예약합니다. 사무실이 다시 열릴 때도 명시해야합니다. 긴급 서비스 (예 : 난방 및 냉방, 배관 등)를 제공하는 경우, 종료하는 동안 발신자에게 자동 응답 서비스 또는 휴대 전화를 연결하는 방법을 알려야합니다.

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응답 서비스 알림

응답 서비스를 사용하는 경우 사무실이 종료 될 날짜를 알려주고 연락처 목록이 직원 전화 번호로 최신인지 확인하십시오 그게 전화 할거야.

음성 메일 인사말 변경 및 자동 회신 이메일 작성

전화 시스템에서 외부 전화가 직원의 책상에 직접 울리도록 허용하는 경우 임시 또는 "부재 중"음성 메일 인사말을 사용해야합니다 발신자는 그들이 사무실에 없다는 것을 알릴 수 있습니다.

직원은 귀가 할 때와 휴가를 위해 사무실을 닫은 상태에서 즉각적인 도움이 필요할 경우 어떻게해야하는지 알리는 전화를해야합니다. 또한 부재 중 이메일 자동 회신을 만들어야합니다.

서모 스탯 줄이기

시스템을 종료하는 동안 사무실 온도 조절기를 다시 설정 (또는 다시 프로그래밍)하여 에너지와 비용을 절약하십시오.

서버 백업

중요한 컴퓨터와 서버가있는 경우 종료 전후에 백업주기가 제대로 실행되는지 확인하십시오.휴일 종료가 끝나기를 기다리는 대신 초기 백업을 위해 오프 사이트 백업을 예약하여 재해에 대한 노출을 줄이십시오.

사무용품 끄기

• 책상 조명
• 복사기
• 계산기
• 천장 조명
• 분쇄기

컴퓨터 및 주변 장치 끄기

• 컴퓨터
• 모니터
• 스캐너 < 프린터
• 끄지 말 것

팩스 기계

• 전화 시스템
• 서버 컴퓨터
• 열대어 수족관 용 히터 / 조명