비즈니스 전화 시스템 구매 방법 배우기

대부분의 조직에서 가장 중요한 단일 사무용품은 전화입니다. 비즈니스 클래스 전화 시스템은 대개 수천 달러의 비용이 들기 시작하며 시스템의 크기와 원하는 기능의 수가 증가함에 따라 가격이 비례하여 증가합니다.

여기에 설명 된 비즈니스 클래스 전화 시스템은 10 명 이상의 직원을 대상으로합니다.

필요한 기능

비즈니스에 가치를 부여하고 비즈니스를 세계와 연결시키는 기능은 전화 시스템의 총 비용을 증가시킵니다.

전화 시스템의 영업 사원이 모든 종소리와 휘파람을 판매하려고하지만, 각 기능을 살펴보고 비즈니스에 가치를 더하고 돈을 절약 할 것인지 결정해야합니다.

기본 기능

다음은 회사 전화 시스템에서 사용할 수있는 몇 가지 일반적인 기능입니다. 각 브랜드는 다르기 때문에 판매원에게 전체 옵션 목록을 요청하십시오.

자동 전화 교환은 일반적으로 발신자에게 전화를 거는 옵션 목록 (예 : "영업 중 누군가와 통화하려면 3 번을 누르십시오")을 제시하여 안내 원을 대신합니다. 또한 발신자가 상대방의 내선 번호로 직접 전화를 걸 수 있습니다.

회의 기능

두 개 이상의 내선 번호로 대화를 공유 할 수 있습니다. 일반적으로 기본값은 2입니다. 3 명 이상이 필요하면 최대 참가자 수를 문의하십시오. 일부 시스템에서는 내부 내선 번호 만 회의 할 수 있습니다. 외부 전화 회의가 필요하다면 그것에 대해서도 물어보십시오. Automated Directory
는 발신자가 이름의 처음 몇 글자 만 입력하여 직원의 내선 번호를 조회 할 수있게합니다. 음성 메일
을 사용하면 사용할 수없는 직원 또는 전화로 메시지를 남길 수 있습니다. 일부 시스템은 직원의 전자 메일에 음성 메일 메시지를 전달하고 별도의 타사 음성 메일 장비가 장비와 인터페이스 할 수 있도록 허용합니다. 가격에 따라 돈을 절약 할 수 있습니다. 통화 보류
는 사용자가 다른 문제에 참석하는 동안 통화를 보류 상태로 전환 할 수있는 기능입니다. 일반적으로 시스템에 포함됩니다. 착신 전환
을 통해 사용자는 모든 내선을 다른 내선 번호로 또는 음성 메일로 일시적으로 착신 전환 할 수 있습니다. 단축 다이얼
은 자주 사용하는 전화 번호를 저장하고 사용자가 버튼을 누르거나 2 번 눌러 다이얼을 허용합니다. 자주 호출되는 번호는 유용한 시간 절약 도구입니다. 재발신
은 버튼을 누르면 마지막 전화 번호가 재 다이얼 될 수 있습니다. 페이징 (Paging)
을 통해 사용자는 공공 주소 시스템을 사용하여 직원을 불러 모으거나 공지 사항을 발표 할 수 있습니다. Music on Hold
는 발신자가 보류 중일 때들을 수있는 무언가를 제공합니다. 귀사를 광고하는 음악 또는 사전 녹음 된 메시지 일 수 있습니다. Back up Power
는 정전시 10 ~ 60 분 동안 대체 전원을 제공합니다. 고급 기능

고급 기능을 사용하면 전체 시스템에 상당한 비용이 추가되고 시스템 수명 기간 동안 지속적인 비용이 추가됩니다. 그러나 이것은 고객 서비스 감소 및 시간 절약 이점으로 인해 상쇄 될 수 있습니다.

원격 위치

기능을 사용하면 내부 내선 번호로 전화를 걸기 만하면 오프 사이트 직원 또는 소규모 원격 사무실에 간단히 연결할 수 있습니다. Find Me / Follow Me
는 사용자가 필요시 전화기를 다른 전화기, 휴대 전화, 집 전화, 비서 등으로 전달할 수있게 해줍니다. 컴퓨터 전화 통합 (CTI)
컴퓨터 시스템과 상호 작용한다. 예를 들어, 사용자가 화면에서 전화 번호를 클릭하고 전화 시스템이 자동으로 전화를 걸도록하는 기능 (잘못된 번호를 줄이고 시간을 절약 할 수있는 기능); 또는 전화를 걸기 전에 고객의 전화 번호를 컴퓨터에 전달하여 전화를 받기 전에 직원의 화면에 고객의 계정을 표시 할 수 있습니다. 이 옵션은 매우 비싸다. 시스템의 규모

당신이 대답해야 할 다음 질문은 전화기를 원할 때입니다. 다음 목록은 전화 번호 내선을 찾을 수있는 일반적인 장소를 나타냅니다.

수신자

각 사무실
팩스 기기
신용 카드 단말기, 데이터 포트
회의실
매장 / 창고 층
공공 장소 (대기실, 복도, 출입구 등)
다음으로, 동시에 몇 통의 전화가 걸려오고 퇴근할지 결정해야합니다. 주어진 순간의 수신 및 발신 통화의 합계는 필요한 회선 (또는 트렁크) 수입니다.

일반적인 구성은 3, 8, 12, 16, 24 또는 48 행입니다. 더 큰 시스템에는 확장 슬롯이있어 나중에 더 많은 회선을 추가 할 수 있습니다. 미래 성장을 고려해야 함을 기억하십시오 (25 %는 드문 일이 아닙니다). 중요 : 이것을 과소 평가하면 모든 회선이 사용 중이면 발신자에게 통화 중 신호가 표시됩니다.

전화 시스템 판매점 찾기

판매상 찾기는 어렵지 않습니다. 먼저 웹에서 "전화 장비 및 소모품"을 검색하여 가까운 대리점을 찾을 수 있습니다.

비즈니스 및 오피스 기술 박람회 또한 좋은 출발점입니다. 당신은 판매 및 지원 사람들을 만날 수있을뿐만 아니라 시스템을 시험 할 수도 있습니다.

마지막으로, 가장 좋은 방법은 물어 보는 것입니다. 사무실이있는 비즈니스를 가진 사람을 아는 사람들에게 물어보십시오. 또한 장비의 품질과 제공된 서비스 수준에 대한 평가를 얻을 수 있습니다.

총 비용 계산

시스템의 총 비용은 다음 구성 요소로 구성됩니다.

기본 단위 / 시스템

은 전체 전화 인프라를 제어하는 단위입니다.비용은 보유하고있는 기능의 수, 처리 할 수있는 전화 수 및 전화 회사에서 오는 회선 수에 따라 다릅니다.
핸드셋 / 데스크 세트
는 책상 위에 앉아 있거나 벽에 붙어있는 유닛입니다. 여러 가지 스타일, 기능 및 가격이 제공됩니다. 가격은 $ 70에서 $ 1,000까지 다양합니다. 기본 (가장 저렴한), 중간 수준, 최고 / 최고급, 접수자 세트 (가장 비쌉니다) 및 회의 테이블 단위가 있습니다. 다른 옵션에는 핸즈프리 헤드셋과 무선 연결이 포함됩니다. 대부분의 핸드셋은 독점적이며 해당 제조업체의 기본 시스템에서만 작동합니다. 기존 전화 시스템을 교체하는 경우 모든 새 핸드셋 비용 (브랜드를 변경하는 경우)을 사용하면 다음 고급 모델로 업그레이드 할 수 있습니다. 배선
은 조직의 혈관이며 소외되어서는 안됩니다. 사무실을 짓는 중이라면 나중에 전화가 필요할지도 모르는 지역에 여분의 배선과 콘센트를 설치하십시오. 나중에 다시 돌아가 천장과 벽에 구멍을 내야하는 경우 비용은 비용의 일부일 것입니다. 기존 배선이있는 건물에 설치하는 경우, 계약을 체결하기 전에 딜러가 배선 호환성을 확인하도록하십시오.
설치 및 초기 구성
은 프로젝트에서 가장 시간이 많이 걸리는 부분입니다. 전화 시스템은 바로 사용 가능하지 않으며 숙련 된 기술자가 설치하고 초기 구성해야합니다. 최대한 빨리 시작하여 실행하려면 계약서에 포함되어 있는지 확인하십시오. 협상 될 수있는 다른 옵션은 유지 보수, 향후 수정 및 직원 교육입니다. 최종 결정하기

마지막 결정은 어깨에 달려 있습니다. 전화 시스템 판매원은 공격적 일 수 있지만, 당신이 "고객"이고 당신이 담당하고 있음을 기억하십시오. 원하는 시스템에 가장 적합한 가격을 얻으려면 요구 사항을 여러 회사에 전달하고 프로젝트에 입찰하도록하십시오. 위에서 설명한 모든 영역을 다루는 상세한 제안서를 받으십시오.

사과와 사과의 비교는하지 않으므로 기능의 비용이 별도로 나열되어 있는지 확인하십시오 (또는 기능 패키지로 포함 된 경우 자세한 내용). 이렇게하면 가격 차이를 일으키는 원인을 파악할 수 있습니다. 확실한 리더가 확실하지 않은 경우 기존 고객의 사이트에서 데모를 보도록 요청하십시오. 마지막으로, 제안을 비교하고 귀하의 필요에 맞는 것을 선택하고, 성장을 허용하며, 가장 중요하게는 가장 편안하게 느끼십시오.