건설 문서 관리 소프트웨어에 투자해야하는 이유

책상을 상상해보십시오. T 당신의 오른쪽에는 작은 산이 보입니다. 여기에는 계약서, 청구서, 프로젝트 업데이트, 응용 프로그램, LEED 양식 및 RFD가 있습니다. 그들은 모두 방대한 서류 정리 캐비닛에 특정 위치를 가지고 있지만, 일부는 서명을해야하고, 일부는 스캔해야하고, 일부는 고객에게 보내야합니다.

간단히 말해서, 당신 사무실은 엉망입니다.

이 시나리오가 너무 익숙한가요? 문서 과부하는 건설 관리자에게 공통적 인 문제입니다.

운 좋게도, 건설 관리 소프트웨어는이 공통적 인 문제에 대한 탁월한 솔루션을 제공합니다.

건설 관리 소프트웨어는 문서 관리 옵션의 거대한 하위 집합입니다. 이러한 소프트웨어 솔루션은 사용자가 신속하게 문서 및 양식을 찾고 서류 작성에 소요되는 시간을 줄임으로써 고객과의 작업 시간을 단축하고 건설 작업에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

문서 관리 소프트웨어의 가장 중요한 교리는 아마도 파일을 구성 할 수있는 능력 일 것입니다.

파일 캐비닛이나 책상 위에 종이 조각을 올려 놓지 않아도됩니다. 원하는 문서를 소프트웨어의 검색 엔진에 연결하기 만하면 바로 파일을 찾을 수 있습니다.

소프트웨어를 사용하면 기존 파일을 업로드 할 수 있으므로 과거 실제 파일과 소프트웨어 솔루션의 파일간에 이상한 차이가 없습니다. 또한 많은 응용 프로그램에서 클라우드에서 이러한 문서에 액세스하여 이동 중에도 문서를 찾을 수 있습니다.

뛰어난 조직 시스템의 예로 Aconex와 Viewpoint가 있습니다. Aconex는 Google의 검색 알고리즘을 사용하여 사용자가 원하는 모든 문서를 빠르게 찾을 수있었습니다. Viewpoint는 비슷한 알고리즘을 사용하며 Vista에 첨부 된 Outlook 전자 메일을 검색 및 인덱싱 할 수도 있습니다.

보다 나은 공동 작업

클라우드 기반의 시공 문서 관리 서비스를 선택하면보다 효율적으로 서류 작업을보다 빠르게 완료 할 수 있습니다 (999 및 999 참조).

열쇠 요?

소프트웨어를 사용하면 팀과보다 쉽게 ​​작업 할 수 있습니다.

많은 건설 문서 관리 소프트웨어 회사가 혁신적이고 직관적 인 공동 작업 옵션을 제공합니다. 예를 들어 Procore의 시공 프로젝트 문서 관리 도구를 사용하면 관리자가 각 사용자에 대해 다른 권한을 부여 할 수 있습니다. Procore는 파일의 이전 버전을 저장하지만 사용자가 실수로 잘못된 버전을 편집하지 않도록 항상 공유 된 내용이 동일한 초안에 있는지 확인합니다. PC뿐 아니라 iPad, iPhone 및 Android에서도 작동하므로 팀은 이동 중에도이 정보에 항상 액세스 할 수 있습니다.

비용 절감 시공 문서 관리로 사무실 비용을 절감 할 수있는 많은 방법이 있습니다.토너, 용지, 복사기 및 파일링 장치에 많은 돈을 투자 할 필요가 없습니다. 그러나 시공 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 일 년에 수천 명의 회사를 구할 수 있습니다. 호텔 경영진은 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 기업이 파일 작업을 절단하여 연간 5 천 달러를 절약 할 수 있으며 호텔에서 절약 할 수있는 비용은 문서 관리가 많은 비즈니스로 확대됩니다. 문서 관리 소프트웨어는 손실 된 문서를 찾는 비용을 회사에서 없앨 수도 있습니다. 한 문서 이미징 회사는 잘못 작성되거나 분실 된 문서를 재 작성하는 데 $ 120- $ 250의 비용이 소요되는 것으로 추정합니다.