효과적인 회의 계획을위한 12 가지 간단한 단계

내가 아는 대부분의 사람들과 같은 사람이라면 하루 종일 모임을 보내는 것이 하루의 두려움을 불러옵니다. 회의는 지루할 수 있으며 종종 불필요하며 다른 작업에서 시간을 빼앗기도합니다. 그러나 회의가 올바르게 계획되면 회의가 매우 효율적이고 생산적 일 수 있습니다.

효과적인 회의 계획을위한 12 가지 간단한 단계

정말로 회의가 필요합니까?

먼저, 회의 계획이 실제로 필요한지 결정하십시오.

때로는 공식적인 회의가 정보를 공유하거나 주제를 토론하는 가장 좋은 방법이라고 생각합니다. 그러나 귀하의 뉴스가 이메일이나 전화 회의를 통해 전달 될 수 있거나 15 분 동안 귀하의 사무실에서 소수의 사람들을 모아서 공식 회의를 건너 뛰면됩니다.

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정말로 필요한 사람들을 초청 만합니다.

회의에 초대 받았고 중간에 궁금해했습니다. 왜 거기에 계셨습니까? 참석할 필요가없는 회의에 초대하여 사람들의 시간을 낭비하지 마십시오. 그것은 효과적인 회의가 아닙니다. 예산 질문에 답변하기 위해 회계에서 누군가가 회의에 참석해야합니까? 그런 다음 그 일에 적합한 회계사 한 명을 초대하십시오.

회의에서 논의 된 내용을 동료 나 감독자에게 알릴 필요가있는 경우 실제 회의에 초대 할 필요가 없습니다. 간단하게 회의 요약을 준비하고 나중에 요약을 보냅니다. 그들은 시간을 절약 해 주실 것이며 귀하는 정보를 서면으로 작성했기 때문에 토론에 대한 충분한 정보를 얻고 있음을 확신 할 수 있습니다.

모임 알리미 보내기

바쁘고 일정이 정해진 일정으로 빠르게 예약됩니다. 회의 2 일 전에 후속 회의 알림을 보내십시오. 이렇게하면 출석에 응답 한 사람들이 확인되며 일정이 변경되고 주요 참석자가 예정된 모임 시간을 정할 수없는 경우 미리 알 수 있습니다.

의제가 있어야합니다

효과적인 회의를 계획하려면 먼저 논의 할 내용을 계획해야합니다. 회의의 목표는 무엇입니까? 성취하고자하는 것은 무엇입니까?

미리 모임 의제를 작성하여 참석자에게 배포하십시오. 시작 시간을 표시하고 해결할 주제의 짧은 목록을 포함하십시오. 길고, 지나치게 상세한 의제로 당신의 자신의 회의를 늪지 말라. 특정 지역에 대한보고를 담당 할 개인을 이름으로 표시하십시오.

기대에 대해 분명히하십시오.

회의에 대한 알림을 처음 발송할 때 그 목적과 기대에 대해 분명히하십시오. 회의가 프리젠 테이션을 중심으로 이루어지며 참석자는 메모를 준비해야합니까? 아니면 참석자가 아이디어와 제안을 제시 할 것으로 예상되는 브레인 스토밍 세션입니까?

일부 기업 문화에서는 직원들이 모여서 만 듣고 자신의 작업 공간으로 되돌아갑니다. 다른 회사에서는 직원들이 자유롭게 참여합니다. 오늘날의 협업 작업장에서 아이디어의 상호 작용 및 공유는 회의에서 환영받을뿐만 아니라, 종종 회의 자체의 목적입니다.

시간에 맞춰 시작하기

일반적으로 제 시간에 모임에 참석 한 사람이라면 사람들이 방안으로 들어가서 실제 회의가 15 분 동안 진행되지 않을 때 얼마나 실망 스러운지 이해할 수 있습니다.

필연적으로 앞으로 일어날 일은 모든 사람들이 회의가 정각에 시작되지 않는다는 것을 모두 알고 있으므로 모두 가 늦게 나타납니다.

회의를 담당하십시오. 주어진 시작 시간에 즉시 시작하십시오. 문을 닫고 시작하십시오. 그 낙오자들은 그들이 늦게 도착한다는 메시지를 빨리 받게 될 것이고 그들은 단지 그 실수를 한 번만해야 할 것입니다.

짧고 단순하게 유지

대부분의 회의는 대부분의 경우 30 분 또는 45 분이면 충분합니다. 너무 많은 시간이 할당되면, 일반적인 결과는 시간이 낭비된다는 것입니다. 모임이 끝난 후 사람들은 일정한 일정 항목에 너무 오래 머물러 있습니다. 회의를 짧고 핵심으로 유지하십시오.

주제 유지

의제만으로도 효율적으로 회의를 진행할 수 없습니다. 의제에 충실하고 토론이 접함에서 벗어나지 않도록하십시오.

주제 이외의 질문에 답하고, 다른 회의의 주제이거나, 비공개로 응답 할 것임을 나타냅니다. 아무도 회의의 목적이 다른 대화에 뒷자리를 가져간 도망자 회의를 좋아하지 않습니다.

회의실 밖에서 소규모 회의 개최

익숙한 동일한 회의실에 모여있는 친숙한 회의실에 앉아 있으면 익숙합니다. 직원들이 상호 작용하고 창의적으로 사고하고 활발한 토론을하도록 장려하려면 회의실을 표준 회의실 밖에 두는 것을 고려하십시오.

회장 및 날씨가 허용되는 경우 외부의 테이블에서 회의를 고려하십시오. 대형 컨퍼런스 테이블과 회전 의자 대신 소파가있는 공동의 공간에서 작은 테이블을 모아보십시오.

다른 접근법을 두려워하지 마십시오.

회의 접근법이 효과적이지 않으면 과정을 전환하는 것을 두려워하지 마십시오. 예를 들어, 브레인 스토밍 세션에서 대화가 거의없는 조용한 방이 나오면 방향을 바꿉니다. 융통성있게 행동하고 전반적인 회의가 어떻게 진행되고 있는지주의를 기울이십시오.

기술 사용

기술을 사용하여 참가자의 참여를 유지할 계획을 세웁니다. 오늘날의 디지털 세상에서 대부분의 사람들은 듣는 단어를 지원하는 그래픽이나 비디오를 보는 데 익숙합니다. 그 사고 방식에 호소하고 회의를 계획 할 때 시청각 자료를 통합하십시오.

대용량 스크린에 투영 된 컴퓨터와 상호 작용을 장려하는 스마트 보드 프레젠테이션은 긴 표준 PowerPoint 프레젠테이션의 환영받는 변화입니다.

회의 요약 보내기

회의가 있은 다음 날 토론 된 내용에 대한 간단한 요약을 보내십시오. 참석자들과 회의에 참석할 수 없었던 사람들, 통보해야 할 사람들에게 이메일을 통해 배포하십시오.또한 각 항목에 대한 책임자와 기한을 지정하는 작업 항목을 포함하십시오.