직원 경비 관리 개선을위한 5 가지 방법

최근에 예산에서 주요한 구멍을 찾아 냈습니까? 기업 지출 계정은 기업의 큰 특징이지만 적절하게 관리하지 않으면 손해가 될 수도 있습니다. 경비 보고서를 쫓아가는 회계 부서 또는 관리 시간을 낭비하거나 정당화 할 수없는 비용으로 수천 달러를 잃어 버리 든간에 조만간 주요 현금 흐름 문제가 발생할 것입니다.

보다 나은 행동에 대한 인센티브부터 한계 개선에 이르기까지 여기에 전체 비용 관리를 개선 할 수있는 몇 가지 방법이 있습니다.

1. 비용 계정을 제한하십시오.

   지출 계정이 지불하는 비용을 정확히 파악하는 데 어려움이있는 경우 활성 계정 수를 제한하는 것이 비용이 통제 불능 상태가되지 않도록하는 한 가지 방법입니다. 특정 지출 한도가있는 직원 카드 작성을 지원하는 신용 ​​카드 제공 업체를 사용하거나 일회 지불 방식으로 현금 계정을 제공하십시오. 직원이 정해진 금액을 초과하여 비용을 필요로하는 경우 계정 지출에 대한 영수증과 정당성을 요구하십시오. 귀사가 성장함에 따라 프로세스를 체계적으로 이해할 수 있도록 직원 위치 나 재임 기간별 할당량을 결정함으로써이 단계를 추가로 수행 할 수 있습니다.

2. 비용 추적을 장려하는 인센티브 제공.

   비용 추적은 직원이 맡길 수없는 또 다른 책임입니다. 출장 중에 이미 서류 작업을 추가하는 것은 실망 스러울 수 있으므로 인센티브를 제공하십시오. 수령 영수증 제출을 위해 여분의 특전이나 일당 지불을 부서 또는 회사 전체 경연의 형태로 제공하십시오. 고려해야 할 몇 가지 특혜에는 작은 선물, 직원 인식 또는 점심 식사가 포함될 수 있습니다. 직원들에게 어떤 특전을 받고 싶은지 알아 내고, 직원들이 무엇을 목표로 삼을지 상을 수여하기위한 기준과 기준을 만드십시오.

3. 허용되는 비용과 수용 할 수없는 비용을 명확히하십시오.

   당신이 생각하는 것은 만족스러운 직원 비용이며 직원이 생각하는 것과는 다른 두 가지 일 수 있습니다. 직원에게 불필요한 비용 지출에 대한 논쟁 대신에 점심 식사, 저녁 식사 및 비즈니스 용품과 같은 일반적인 비용에 대한 허용 가능한 비용을 정확히 정의한 운영 매뉴얼을 작성하십시오. 여기에는 항공권, 식사 또는 호텔 등의 비용에 대한 최대 제한 사항과 직원이 비용 계정에 추가하려는 유혹을받을 수있는 주소 업그레이드 및 추가 기능이 포함되어야합니다. 합리적이고 정당한 것은 가장 직접적이고 가장 명확한 용어로 설명되어야합니다.

4. 법인 카드 명세서를 회계 소프트웨어와 동기화합니다.

   많은 회계 프로그램이 카드 거래를 신용 카드 백엔드에서 직접 가져 오므로 영수증을 거래와 일치시키는 데 상당한 시간을 소비하지 않습니다.직원이 비용 추적 및보고 소프트웨어를 사용하여 영수증을 실시간으로 스캔하고 대조하도록 할 수도 있습니다. 모든 것을 조율 된 상태로 유지하는 데 도움이되며 수용 가능한 비용 규칙 위반을 정확히 찾아내는 데 도움이됩니다.

5. 비용 제한을 자동화하십시오.

   비용 관리 시스템을 사용하여 비용 비용, 범주 및 허용되지 않는 비용으로 매개 변수를 정의 할 수 있습니다. 이러한 비용을 자동으로 처리 할 때 시스템에서 작업하는 데 소요되는 시간을 줄입니다. 중요한 문제가있는 경우, 시스템은 일상적으로 입력하지 않아도 사용자의주의를 환기시킵니다. 직원들이이 소프트웨어의 작동 방식을 파악하여 지출 모니터링 방법을 이해할 수있는 기회를 제공하십시오. 이것은 비용 규칙을 위반하는 직원의 수를 극적으로 줄이는 데 도움이됩니다.

마지막으로, 일부 직원이 "이해하지 못한다"는 사실을 잊지 마십시오. 지속적으로 회사 규칙을 위반하는 직원의 비용 계정 권한을 해지하고 초기 비용 지출을 요구할 수 있습니다.

허용되는 경비 만 상환함으로써 위반 가능성을 사실상 근절해야합니다. 물론 많은 비용을 지불해야하는 직원은 개인 자원을 보유하지 않아도되므로 회사 직원이 직원에게 과도한 부담을주지 않아야합니다. 조화로운 만남의 장소를 찾음으로써 귀사, 직원 및 경비 관리는보다 생산적인 방법을 찾아야합니다.