단계별 회의 계획 가이드

회의를 처음부터 조직 할 때는 엄청난 양의 사전 고려와 데이터 수집이 필요합니다. 전체 프로세스는 그룹의 규모에 따라 2 년이 걸릴 수 있지만 신속한 결정을 내릴 수 있다면 1 년 내에 성공적인 회의를 시작할 수 있습니다.

회의를 계획하는 현실은 경험이 없으면보다 중요한 문제를 간과하면서 각 세부 사항을 과도하게 생각하는 데 많은 시간을 허비 할 수 있다는 것입니다.

첫 번째 타이머를 더 간단하게 만들기 위해 가장 중요한 단계를 간략히 설명하면서 각각의 특정 주제에 대한보다 자세한 연습에 대한 링크를 제공합니다. 그 결과 여기에 단색의 템플릿으로 시작하는 데 도움이되는 회의 계획 안내서가 있습니다.

1 단계 : 컨퍼런스 비전 수립

모든 사건은 비전으로 시작하지만 비용을 측정하고 정보에 입각 한 계획 결정을 내리기 위해서는 비전을 단어와 숫자로 변환해야합니다. 먼저, 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜 등의 기초부터 시작해야합니다.

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2 단계 : 사업 계획 수립

보조금이나 단체가 귀하의 컨퍼런스에 기금을 지원하지 않는 한, 돈이 어디에 있는지 알아 내야합니다. 에서 오는 및 무엇에 사용되고 있습니다. 이 방정식의 첫 번째 부분 인 수익은 계획 프로세스 초기에 계산되어야합니다.

회의에 가격을 책정하려면 참석자에게 제공 할 계획이 무엇인지 생각해야합니다. 귀하의 여정 및 스피커 라인업은 예비 등록자를위한 판매 요소가 될 것입니다.

3 단계 : 장소 및 서비스 비교

컨퍼런스 개최시기와 참석자 수에 대한 구체적인 아이디어를 얻은 다음 적절한 장소를 구입할 수 있습니다.

귀하의 장소 선택은 귀하의 음식 및 오디오 / 비주얼 비용을 결정합니다. 대부분의 컨퍼런스 센터 및 이벤트 호텔에서는 현장 행사를 위해 사내 서비스를 사용해야하기 때문입니다.

대부분의 컨퍼런스는이 지역 밖에서 여행하는 손님들을 위해 일종의 숙박 시설을 제공해야합니다. 이러한 필요성은 귀하의 장소 결정을 고려하기위한 또 다른 고려 사항들을 생성합니다.

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4 단계 : 등록자 모집 및 관리

• 가장 인기있는 회의 일지라도 모든 행사를 효율적으로 마케팅하여 각 자리를 채워야합니다 집 안에서. 출석은 행사 성공의 가장 중요한 요소입니다. 출석 횟수가 많으면 수익과 후원 기회가 있습니다. 그리고 등록한 사람들이 많을수록 광고 및 참여의 기회가 늘어납니다.간단히 말하자면 군중을 그릴 수 있다면 다른 모든 것들이 훨씬 쉽게 자리 잡을 것입니다.
• 이벤트 관리 규모가 커짐에 따라 등록 관리가 어려워집니다. 온라인 등록 시스템을 통해 번호 추적, 지불 처리 및 데이터 구성을 도와줍니다.

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5 단계 : 현장 세부 계획

마지막으로 비즈니스 요소를 구성하고 구현 한 후 회의의 세부 사항에 대해 생각하기 시작할 수 있습니다. 여기에는 참석자가 회의를 탐색하는 방법, 각 회의실의 일반 레이아웃 및 음식과 음료의 분배가 포함됩니다. 이것은 대부분의 사람들이 이벤트 기획과 연관시키는 컨퍼런스 기획의 일환입니다. 모든 세부 사항을 조정하는 가장 좋은 방법은 손님이 여행 일정을 따라 걷는 것입니다. 문제가 발생하기 전에 문제를 해결하기 위해 하루 중 각 시점에서 생각하고 행동하는 방법을 설명하십시오.

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6 단계 : 전시회 관리 팁

회의는 일반적으로 전시 면적 또는 대회장에서 스폰서 및 판매 업체가 제품을 홍보하기위한 공간을 임대 할 수 있습니다.

• 모든 것을 체계적으로 구성하면 회의에 매우 유리한 기회가 될 수 있습니다. 전시장에는 많은 시간과 자원이 필요하므로이 형식을 사용하기 전에 여러 공급 업체의 요구 사항을 관리 할 준비가되어 있는지 확인하십시오.
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