Professional Automated Attendant 스크립트를 만들려면

비즈니스 전화 시스템의 컴퓨터 자동 응답기 인사말은 고객 및 회사 직원이 회사에 전화 할 때 가장 먼저 듣는 것입니다. 첫 번째 발신자의 경우 첫인상을 올릴 기회가 한 번뿐입니다. 자동 응답자가됩니다. 회사에 자주 전화하는 사람들은 자동 전화 교환 프로세스를 최대한 효율적으로 수행하여 전화 할 때마다 전체 자동 전화 교환 스크립트를 청취 할 시간을 낭비하지 않아야합니다.

전화 시스템의 자동 응답 기능을 프로그래밍하고 기록하는 가장 빠르고 쉬운 방법은 워드 프로세싱 프로그램에 스크립트를 작성하는 것입니다. 친절한 목소리를 가진 대본을 녹음 할 사람을 선택하십시오. 말더듬이나 망설임없이 말할 수 있으며 각 단어와 이름을 명확하게 발음하고 발음 할 수 있습니다.

자동 교환기 인사말

스크립트의 첫 번째 부분은 인사말입니다. 귀하의 회사를 귀하의 발신자에게 소개하고 귀하의 회사에 구두로 환영 할 수있는 기회입니다.

자동 전화 교환 인사말

전화 또는 사업에 대한 감사 인사로 시작
인사말을 짧게 유지하여 전화 할 때마다 재 방문하는 사람이 지연되지 않도록하십시오
귀하의 태그 라인, 회사 슬로건 및 웹 사이트 이름, 또는 둘 다 가지고 있다면.

자동 승무원 인사말을하지 마십시오.

발신자를 맞이하기 위해 문장을 2 ~ 3 개 이상 사용하지 마십시오.
가치가없는 웹 사이트는 홍보하지 마십시오. 고객에게 제공
단순히 인사말을 채우기 위해 슬로건이나 꼬리표를 작성하지 마십시오.

자동 전화 교환 옵션

자동 전화 교환에서 가장 중요한 부분은 발신자가 대화 할 사람에게 연락하기 위해 선택해야하는 옵션을 제시하는 것입니다. 발신자에는 두 가지 유형이 있습니다. (1) 회사에 익숙하지 않고 안내가 필요한 사람들과 (2) 발신자가 누구에게 말을하고 자신의 내선을 알 수 있는지 정확히 알고있는 사람.

자동 전화 교환 옵션 수행 방법

일반적으로 허용되는 옵션을 사용합니다. 예를 들어, "접수를 위해 제로를 누르십시오." "이전 메뉴로 돌아가려면 파운드 키를 누르십시오."
상대방이 이미 알고있는 경우 상대방에게 전화를 걸 수있는 경우 가능한 한 빨리 알려주십시오.
메뉴 옵션이 최근에 변경된 경우 발신자에게 알려주십시오. 3 주 후에이 고지를 삭제하십시오.
가장 자주 호출되는 옵션을 먼저 넣으십시오.
옵션 번호를 알려주기 전에 옵션 설명을 입력하십시오. 예 : "고객 지원 센터의 경우 '5'를 누르십시오."
예약 된 메뉴 옵션 번호는 시스템 설명서를 참조하십시오. (예를 들어 모든 확장자는 숫자 "8"로 시작하므로 메뉴 옵션으로 "8"을 사용할 수 없습니다).

자동화 된 수행자 옵션 사용 안함

각 옵션을 제시하기 전에 "Please"라고 말하지 마십시오 (예 : "1을 누르십시오 … 2를 누르십시오 … 3을 눌러주십시오 …"등) > 한 번에 6 가지 이상의 옵션을 제시하지 마십시오. 6 개 이상의 옵션이있는 경우 다중 계층 메뉴 구조를 만듭니다. 예를 들어, "영업 및 서비스 옵션의 경우 5를 누릅니다."999 모든 사람이 누름 전화기를 가졌다 고 가정하지 마십시오. 인사말 끝에서 3 초 이내에 메뉴 옵션을 선택하지 않으면 발신자를 안내 원에 연결하십시오.
자동화 된 상담원 스크립트 샘플

"기술 및 비즈니스가 함께하는"Operations Tech Company에 전화 해 주셔서 감사합니다. 파티의 내선 번호를 알고있는 경우 언제든지 전화를 걸 수 있습니다. 그렇지 않으면 다음 옵션 중 하나를 선택하십시오. 고객 서비스의 경우 '1'을 누르십시오. 기술 지원의 경우 '2'를 누르십시오. 우리의 정규 영업 시간은 '3'을 누르십시오. 회계의 경우 '4'를 누르십시오. 구매시 '5'를 누르십시오. 가까운 위치를 찾으려면 '6'을 누르십시오. 그렇지 않은 경우, 접수 원에게 '0'을 누르거나 회선에 머무르면 곧 도움이 될 것입니다.

The Operations Tech Company에 오신 것을 환영합니다. 계정 상태를 확인하려면 웹에서 Google에 방문하십시오. 그 사람의 내선 번호를 알고 있다면 언제든지 전화를 걸 수 있습니다. 회사 디렉토리의 경우 '1'을 누르십시오. 에 대한. 그 사람의 내선 번호를 알고 있다면 언제든지 전화를 걸 수 있습니다. 회사 디렉토리의 경우 '1'을 누르십시오. 기술 지원의 경우 '2'를 누르십시오. 고객 서비스의 경우 '3'을 누르십시오. 영업 및 마케팅의 경우 '4'를 누르십시오. 안내 원과 이야기하고 싶으면 '0'을 누르거나 전화를 끊고 친절한 직원이 도와 줄 것입니다. "기술 및 비즈니스가 함께하는"Operations Tech Company에 전화 해 주셔서 감사합니다.

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영업 시간 외, 주말 및 공휴일 자동 종료 상담원 인사말

특정 시간 이후 또는 주말에 업무가 끝나고 응답자 나 도움을 줄 사람이없는 경우, 영업 시간 자동 인사말. 사업자가 폐쇄되어 있다는 사실을 선주에게 알리고 마지막에 전화하도록 요청하십시오. 또한 정상적인 영업 시간을 포함하십시오.

영업 시간 / 주말 스크립트 샘플 자동 응답

The Operations Tech Company에 전화 해 주셔서 감사합니다. 우리는 현재 닫혀 있습니다. 월요일부터 금요일까지 오전 9 시부 터 오후 10 시까 지, 중부 표준시 토요일은 오전 10 시부 터 정오까지 영업합니다. 파티의 내선 번호를 알고있는 경우 언제든지 전화를 걸 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 정상 영업 시간 중에 다시 전화하여 도움을 받으실 수 있습니다. "기술과 비즈니스가 함께하는"Operations Tech Company에 전화 해 주셔서 감사합니다. 안녕.

The Operations Tech Company에 전화 해 주셔서 감사합니다. 우리는 현재 닫혀 있습니다. 응급 상황 인 경우 585-555-1234 번으로 전화 해주십시오. 파티의 내선 번호를 알고있는 경우 언제든지 전화를 걸 수 있습니다. 귀하가 저희와 계좌를 가지고 계신다면, 귀하는 www가에서 일주일에 7 일 24 시간 상태를 확인할 수 있습니다.operationstech. 약. com. 업무 시간은 월요일부터 금요일까지 오전 9 시부 터 오후 5 시까 지, 중부 표준시 토요일은 오전 10 시부 터 정오까지입니다. 그렇지 않은 경우 정상 영업 시간 중에 다시 전화하여 도움을 받으실 수 있습니다. "기술과 비즈니스가 함께하는"Operations Tech Company에 전화 해 주셔서 감사합니다. 이 메시지를 반복하려면 파운드 키를 누릅니다. {3 초 멈춤} 안녕히 가세요.

계절별 자동 전화 교환 인사말
회사의 계절별 특별 행사를 홍보하거나 특정 계절 인사말을 모든 발신자에게만 제공하려면 제한된 시간 동안 자동 전화 교환 인사말을 시작해야 할 수 있습니다. 회사의 정신을 반영하는 경우에만이 내용을 조금씩 사용하십시오. 예를 들어, 연말 연시에 발신자의 기쁨과 번영을 기원하는 계절 휴일 인사말은 수금 대행사에게 적합하지 않습니다.

자동 응답기 샘플 계절 인사말 스크립트

Operations Tech Company에 전화 해 주셔서 감사합니다.

우리의 크리스마스 스페셜을 www. operationstech. 약. com.

파티 확장을 알고 있다면 … The Operations Tech Company에 도달했습니다. "가족"에서 "가족"으로 즐거운 연휴와 성공적인 새해를 기원합니다.
파티 확장을 알고 있다면 … The Operations Tech Company에게 전화 해 주셔서 감사합니다. 모든 교체 서비스에 대한 7 월 4 일 할인에 대해 고객 서비스 담당자에게 문의하십시오.
파티 확장을 알면 … -> -> 연습 및 테스트

자동 전화 교환 스크립트를 녹음하기 전에 선택한 사람이 자신의 앞에서 여러 번 그것을 연습하도록하십시오. 발음 및 알림을 세부적으로 조정할 때 사용하십시오. 새 인사말이 녹음 된 후 즉시 전화 시스템에 전화하여 녹음 내용에 오류가 있는지 확인하고 발표 된 모든 옵션이 의도 한대로 작동하는지 확인하십시오.