이벤트 계획 체크리스트에 있어야하는 항목

한밤중에 잠에서 깨어 났을 때 당신이 다음 사건을 계획 할 때 중요한 세부 사항을 잊었다 고 확신 할 때 당신을 편안하게 해주는 이벤트 계획 도구입니다. 귀하의 측면에서 포괄적 인 이벤트 계획 체크리스트를 사용하면 무엇이든 간과하지 않는다는 것을 안심하고 자신감있게 이벤트에 접근 할 수 있습니다.

이벤트를 계획 할 때 자신을 초 조직적으로 생각하고 이미 체크리스트를 활용하고 있지만, (너무 늦게) 깨달은 상황에서 중요한 세부 사항을 보지 못하는 상황에 직면했을 때 어떻게됩니까? 어디로 잘못 됐니?

각 이벤트는 특정 이벤트를 염두에두고 개별 이벤트 스펙에 맞게 조정 된 이벤트 계획 체크리스트가 필요합니다. 따라서 각 이벤트 계획 체크리스트는 다릅니다. 그러나 작은 생일 파티 나 대규모 기업 행사를 계획하고 있다면 이벤트 계획 체크리스트에 있어야하는 항목이 5 개 있습니다.

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이벤트 계약서 서명

이는 분명하게 들리 겠지만, 이벤트에 필요한 모든 계약서에 서명하고 서명 된 사본을 수령해야합니다. 여기에는 고객, 장소, 벤더, 호텔, 엔터테인먼트 등과의 이벤트 계약이 포함됩니다. 단단한 악수는 비즈니스를 수행하는 좋은 방법이지만 모든 공급 업체의 고용을 확보하는 방법이 아니며 클라이언트를 위해 일하는 방법이 아닙니다. .

서면으로 모든 것을 얻고 모든 서류 작업이 서명되고 전달 될 때까지 일을하지 않거나 행사 계획에 한 푼도 지출하지 마십시오. 이벤트 서비스를 위해 이벤트 계약을 필요로하는 이벤트 플래너라면 여기를 클릭하십시오.

이벤트 날짜 및 시간 확인

이 이벤트의 계획 단계에 깊이 관여하고 있습니다.

어떻게 누군가가 날짜를 잘못 잡을 수 있습니까? 벤더들은 종종 다른 사업을 시작하게됩니다. 고객은 행사 날짜와 시간에 동의 한 다음 계획 변경에 대해 사용자에게 알리는 것을 잊을 수 있습니다. 이벤트 계획을 시작하기 전에 날짜와 시작 및 종료 시간을 다시 한 번 확인하고 모든 사람들이 같은 페이지에 올 수 있도록 작성하십시오.

추가 도움 요청

이벤트 당일 추가 도움이 필요하다는 점을 과소 평가하지 마십시오. 경향이있는 무언가가 항상 존재하며, 대부분의 이벤트 기획자들은 이벤트 발생에 너무주의를 기울여 너무 바빠서 상황에주의를 기울이지 않습니다. 추가적인 도움을 고용하는 것은 작업에 가장 적합한 이벤트 스탭을 고용하기에는 너무 늦을 때까지 간과되는 중요한 단계입니다. 이벤트 스태프를 고용 할 때 남은 부분을 해결하지 마십시오.이 항목을 이벤트 점검표에 넣고 이벤트 예산에 맞는 경험을 가진 최고의 훈련 된 직원을 확보하십시오.

사이트 워크 스루 (walk-through) 수행

직접 체험하는 것보다 마음 속의 어떤 것을 구상하는 것과 비교할 수있는 것은 없습니다. 이벤트 사이트를 고객 및 공급 업체와 함께 진행하는 것은 이벤트 계획 프로세스에서 중요한 단계입니다.

질문을 제기하고 우려 사항을 해결하고 실내 설정, 실내 장식, 등록 배치 및 이벤트의 전반적인 흐름에 대한 합의에 도달 할 수있는 기회를 제공합니다. 종종 우리가 명확하게 의사 소통한다고 생각할지라도, 우리의 비전은 우리의 설명을 기반으로 다른 누군가가 구상하고있는 것과 완전히 대조적입니다. 기획 단계에서 실제 공간을 둘러보고 이벤트 일정에 놀라움이 없도록하십시오.

후속 조치 알림 포함

이상적인 세상에서 누군가에게 한 번 말하면 일자리를 확보 할 수 있습니다. 불행히도, 실제 작업 세계는 그런식이 아니거나 적어도 이벤트 기획의 사업이 아닙니다. 관리해야 할 세부 정보가 많고 이벤트의 여러 단계에서 여러 사람이 참여하기 때문에 무언가 잃어 버리기 쉽습니다.

따라서 조직적이고 일정에 맞게 이벤트 계획 체크리스트를 개발할 때 특정 후속 조치에 대한 알림을 포함하십시오. 예를 들어, 메뉴 아이디어에 대한 연회 주선 담당자와 이야기 한 경우 이벤트 계획 점검 목록에 "제안 된 메뉴에 대한 연회 주선 담당자와 후속 조치"및 "출장 요리사와 시음 예약"항목을 포함하십시오. 행사 계획 수립시에는 너무 많은 것을 확인하는 것.