회의 코디네이터 이벤트 설정 체크리스트

결국, 그들의 사업은 질적 인 서비스를 제공하는 것에 달려 있으며, 모든 이벤트는 이벤트 기획자와 참석자 모두에게 그들의 기술을 선보일 수있는 기회입니다. 쇼가 시작되기 전에 클라이언트가 연회장으로 들어설 때까지 가장 중요한 시간이 있습니다. 오늘이 나머지 시간 동안 어조가 설정되는 순간입니다.

이것은 내가 현장 코디네이터로 신속하게 배운 교훈 중 하나이며 나중에 스트레스가 채워진 설치 기간 동안 클라이언트가 만족스럽고 (점령 된) 유지하도록 자체 설정 점검 목록을 개발했습니다.

장바구니 준비하기

고객이 가장 먼저해야 할 일은 차량에서 모든 행사 용품을 꺼내는 것입니다. 이는 특히 주차 상황을 탐색하기 어려운 경우에 어려운 작업이 될 수 있습니다. 사람들이 무거운 상자로 짐을 싣고 당신의 장소로 걸어 간다고 상상해보십시오 - 그들이 무엇을 찾고 있을까요? 답은 당연히 카트 또는 짐을 가볍게하고 짐을 덜어주는 불길한 일을 훨씬 쉽게 만들어 줄 카트입니다. 그들이 현장에서 걸을 때 바로 사용할 수있는 카트를 갖는 것은 그들이 보여줌으로써 "안도감"을 느끼게하는 쉬운 방법입니다.

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등록 테이블 준비

다음으로 대부분의 클라이언트를위한 일거리 목록에서 등록 설정을 얻습니다. 즉, 도착하기 전에 장소에서 모든 등록 구성 요소를 가지고있는 것이 좋습니다.

모든 테이블, 의자, 전기 및 스커트가 포함됩니다. 이름표 및 체크인 자료를 구성하는 것은 이벤트 기획자에게 많은 시간을 소비하게되며, 시작하기 위해 이러한 간단한 것들을 얻을 때까지 기다릴 필요가 없습니다.

모든 테이블과 테이블을 준비하십시오.

이벤트 공간에 테이블과 의자를 모두 설치하는 데는 분명히 시간이 걸릴 수 있습니다.

이전 이벤트에서 벗어나면 룸 구성 요소를 모두 예상 할 때 고객에게 미리 알려줬으면합니다. 고객이 테이블과 의자를 쌓아 올리려는 수십 명의 노동자와 함께 방 안으로 들어가면 그들은 당황 할 것입니다. 계획 담당자가 중앙 장식품, 경매 품목 등을 배치 할 수 있도록 테이블 리넨을 설치 한 운영 팀이 이상적으로 모든 작업을 수행하는 것이 이상적입니다.

조기에 모든 사인 아웃하기

리드 플래너가 건물을 탐색하는 방법을 알고 있기 때문에 그녀의 지원 승무원을 의미하지는 않습니다. 설치 기간이 시작되자 마자 건물 내에서 간판을 업데이트하여 불필요한 번거 로움을 덜 수 있습니다. 플로리스트 및 DJ와 같은 공급 업체는 어디로 가야하는지 알고 있어야합니다. 이것들은 행사 당일 전에 귀하의 의뢰인과 함께 검토해야 할 모든 것들이지만, 중요한 날에도주의를 기울일 필요가 있습니다.

BEO 및 인보이스 검토

다시 한 번, 이벤트까지 이어지는 여러 번이 문서를 전자 메일로 보내지 만 마지막으로 검토하지 않아도됩니다. 설정 시간이 많이 걸릴지라도이 문서들을 함께 살펴보기 위해 15 분을 개척해야합니다. 장소 코디네이터는 고객을 위해 BEO, 룸 다이어그램 및 예상 송장을 포함하는 패킷을 준비해야합니다.

숙련 된 기획자는이 중요한 논문을 검토 할 기회를 거의 가지지 않을 것입니다.

소개

공식적인 소개를 위해 팀의 주요 구성원을 고객에게 가져 오십시오. 이 목록에는 취사 관리자, 연회장, 운영 감독관 및 시청각 코디네이터가 포함됩니다. 팀을 소개 할 때 고객을 대신하여 생각하십시오 - 경영진과 직접상의해야 할 세부 사항이 있습니까? 짧은 대화를 시작하는 것은 각 영역을 담당하는 담당자를 강조하는 효과적인 방법입니다.

이벤트 설치 항목에 대한 간단한 점검 목록은 고객의 도착을 행복하게 유지하는 방향으로 나아갈 것입니다. 귀하의 장소에 대한 주요 대표자로서, 귀하의 사무실에서 일하는 동안 무엇이 잘못 될 경우를 대비해 고객에게 귀하의 휴대 전화 번호를 제공하는 것이 가장 좋습니다.

뭔가를 원하면 좌절감을 느낄 수도 있지만, 도움을받을 사람을 찾을 수 없다면 좌절감을 느낄 것입니다.