비영리 조직을위한 기부자 관리 소프트웨어 선택

비영리 기관의 기증자 관리 소프트웨어를 업그레이드하거나 완전히 교체해야 할 때가 항상 있습니다.

그 때가 언제인지 언제 알 수 있습니까? 그러면 무엇을합니까? 몇몇 비영리 프로들은 다음 문장을 완성 해달라고 요청하면서 이러한 답변을주었습니다. "우리가 가지고 있던 사람이 데이터를보고 할 수 없을 때 새로운 기증자 관리 시스템을 얻을 때가되었다는 것을 알고있었습니다." 필요합니다.

개가 내 색인 카드를 먹었을 때.

• 기증자에 대한 정보를 알고 싶었고 대답을 찾기까지 시간이 너무 많이 걸렸습니다.
• 마지막 "시스템"이 머리에 남았을 때.
• 시스템을 사용하는 방법 (예전의 Access 데이터베이스)을 단 한 명의 사람이 은퇴했을 때.
• 자원 봉사자의 컴퓨터가 추락했을 때 우리는 모든 것을 잃었습니다.

귀하의 비영리 단체에 이러한 이유가 사실입니까?

새로운 시스템이 필요하다는 결정은 쉬운 부분입니다. 거기에는 경쟁 시스템에 대한 정보가 혼란스럽고 모든 것을 하나로 묶을 수있는 쉬운 방법이 없습니다.

나는 비영리 기술의 "소비자 보고서"를 통해 답을 찾았습니다. Idealware는 비영리 단체로서 비영리 단체가 편견없는 연구를 수행하고 이해하기 쉬운 보고서, 기사 및 교육으로 번역함으로써 스마트 소프트웨어 결정을 내리는 데 도움이됩니다.

Idealware의 파트너십 및 학습 담당 이사 인 Andrea Berry는 조직이 새로운 기부자 관리 시스템을 선택하는 방법에 대해 나와 이야기하기로 동의했습니다.

Berry가 제안한 단계는 다음과 같습니다.

실제로 새로운 시스템이 필요한 경우를 찾아냅니다.

베리는 왜 당신이 당신의 시스템을 좋아하지 않는지 평가함으로써 시작한다고 말합니다. 문제는 당신이 생각하는 것과 다를 수 있으며 전환하기가 쉽지 않습니다. 그것은 시간과 노력과 돈이 필요합니다.

Berry 씨는 "실버 총알 시스템이 없으므로 현재 시스템이 실제로 부적절한 지 확인하십시오. 예를 들어, 완전히 전환하지 않고 보유하고있는 시스템에 대해 더 자세히 알아야 할 수도 있습니다 새로운 시스템으로. "

문제가 실제로 무엇인지 결정하십시오. 그것은 다음 중 하나 일 수 있습니까?

더 많은 훈련이 필요합니다. 아마도 현재 시스템에는 이해하지 못하거나 사용법을 알고있는 기능이있을 것입니다. 활용할 수있는 교육 옵션이 있는지 공급 업체에 문의하십시오.

더 많은 지원이 필요합니다. 현재 시스템에 대한 지원 옵션은 무엇입니까? 가용하고 저렴한 지원이 있습니까? 공급 업체가 귀하의 문제를 이해하고 도우려고합니까? 아니면 귀하에게 이야기합니까? 그들은 당신의 특별한 문제에 대한 해결책을 가지고 있습니까?

현재 시스템의 모든 기능을 이해하지 못했습니다. 당신이 정말로 원하는 것을하지 않는다는 것을 확실히 알고 있습니까? 접근 가능한 문서가 있습니까?일부 공급 업체는 비디오, 질문 할 수있는 포럼 및 비 기술적 인 사람들을 위해 작성한 문서와 같은 더 많은 도움을 제공하기 위해 열심히 노력하고 있습니다.

• 시스템이 너무 약하거나 강력합니다. 시스템을 프로세스 및 예산에 맞게 조정하는 것이 중요합니다.
• 시스템이 너무 비쌉니다. 필요한 것보다 더 많은 기능을 지불하고 있습니까? Berry는 "판매 업체와 이야기 할 때 이것이 판매라는 것을 기억하십시오. 자연을 '상향 판매 (sell-sell)'해야합니다. 필요를 이해하면 '반짝이는 물건 증후군'에주의를 기울이지 않아도됩니다."
• 구식이다. 아마도 새로운 기능이 누락되었을 것입니다. 귀하 또는 공급 업체가 정기적으로 업데이트해야합니다. 대부분의 온라인 시스템은 정기적으로 업데이트됩니다. 시스템의 업데이트 상태를 의식하십시오.
• 해당 시스템은 더 이상 공급 업체에서 지원하지 않습니다. Berry 씨는 이것이 일반적인 것은 아니지만 작은 공급 업체가 큰 업체에 의해 구입되는 경우 특히 그렇다고 말합니다.
• Idealware는 통합 문서를 제공합니다. 새로운 기부자 관리 시스템이 필요합니까? 이 자체 평가 프로세스를 안내하는 데 도움이됩니다.
• 이해 관계자 팀을 확인하십시오.

따라서 전환을 결정했습니다. 다음은 무엇입니까? 베리는 "우리가 항상 보는 것은 개발 담당 이사가 새로운 시스템을 도입하기로 결정했지만 마케팅 부서, 상무 이사 또는 자원 봉사자 코디네이터와상의하지 않고 모두 시스템. "

시스템을 사용하려는 모든 사람과 상담하는 것이 좋습니다. 필요한 기능에 대해 브레인 스토밍을 할 때 모두에게 의견을 말하게하십시오. 시스템을 사용하거나 시스템의 영향을받는 모든 사람을 나타내십시오.

현재 프로세스를 이해하십시오.

모금 활동의 상세한 목록을 작성하십시오. 그런 다음 표준화하십시오. 데이터베이스로하는 모든 작업을 평가하십시오. 우리는 왜이 방법으로 그렇게 할 수 있습니까? 우리는 그런 방식으로 일을 계속해야합니까?

베리는 "표준화는 시스템을 선택할 때 융통성을 제공한다 … 저렴한 시스템은 유연성이 뛰어나지 않으므로 '이상한 점'이 적을수록 좋다. 현장에서 모범 사례를 찾고 완전히 피한다. 독특한 절차 "를 의미합니다."

투자하기 전에 중복을 제거하십시오. 예를 들어 몇 번이나 주소를 입력합니까? 필요하십니까? 수년에 걸쳐 번성 한 기이 한 전술을 수행하지 마십시오.

기능 소원 목록 우선 순위 지정.

시스템을 사용할 사람이나 사람이 누구인지 함께보고하십시오. 당신이 원할 수있는 모든 것을 브레인 스토밍 한 다음,이 특징들을 순위를 매기십시오. 시스템이 쓸모없는 절대적으로 필요한 것을 결정하십시오. 이를 먼저 수행하면 예산을 망쳐 놓을 수있는 수준의 복잡성을 피할 수 있습니다.

Berry는 3 단계 목록을 만들 것을 권장합니다.

필요한 것은 무엇입니까 아니면 시스템이 쓸모가 없습니까?

가지고있는 것이 좋지만 거래 차단기가 아닌 것은 무엇입니까?

돈이 옵션이 아니라면 무엇을 원하겠습니까?

이것은 "비영리 단체를위한 기부자 관리 소프트웨어를 선택하는 방법"의 계속입니다."새로운 기부자 관리 소프트웨어가 필요한 시점을 어떻게 알 수 있습니까? 그리고 비영리 단체에 적합한 시스템을 선택하는 방법은 무엇입니까?

• 조사를 수행하십시오.
• Idealware 사용 : 기본 연구를 수행했습니다. 필드를 좁히고 전용 기증자 관리 시스템 인 시스템을 선택한 다음 상위 10 개 시스템을 제거하고 기능 목록을 제공했습니다.

저비용을위한 소비자 가이드 기부자 관리 시스템.

보고서를 사용하여 3 개 또는 4 개의 실행 가능한 시스템 목록을 작성하십시오.

공급 업체 시연 일정을 정합니다.

일부 공급 업체가 여러분에게 찾아 오거나 갈 수 있습니다. 온라인에서 웹 공유 도구를 사용하거나 평가판을 다운로드 할 수 있습니다.

실제 시스템을 사용하여 각 시스템이 사용자의 요구에 어떻게 작동하는지 확인하십시오. Idealware의 6 가지 팁이 벤더 데모 탐색에 도움이됩니다.

시스템을 원하는 목록과 비교하여 순위를 매기십시오 - 핵심 요구 사항과 높은 비용 대 저렴한 비용 -을 선택하고 올바른 시스템

온라인으로 신용 카드로 새 시스템을 구입할 수는 있지만 더 큰 시스템에는 처리되고 서명되어야하는 계약이있을 수 있습니다.

Berry는 "새로운 시스템을 즉시 사용할 수있는 반면, 다른 시스템은 사용자 정의해야하는 경우도 있습니다. 시작하기 전에 시스템을 사용자 정의하는 것으로 유명하지만, GiftWorks와 같은 다른 시스템은 사용하기 쉽습니다.

Berry는 Idealware 사이트에서 다음 기사를 제안합니다.

기부자 관리 시스템을 선택하는 4 가지 주체

> 기증자 데이터베이스 선택에있어서의 10 가지 일반적인 실수