전문 음성 메일 인사말의 비즈니스 에티켓

회사에서 수신 통화에 부서별 음성 사서함을 사용하는 경우 전문적인 음성 부서 인사말을 녹음해야합니다. 이 유형의 음성 메일 인사말은 개인의 음성 메일 상자와 연결된 개인 음성 메일 인사말과 약간 다릅니다. 예를 들어 전화 시스템에서 모든 일반 계정 통화를 처리하기 위해 전화 내선 그룹을 "풀링"하도록 허용하는 경우 회계 부서의 모든 내선을 회계 부서의 일반 내선 번호 아래에 풀링 할 수 있습니다.

자동 전화 교환에서 해당 내선 번호로 호를 전환하면 사용 가능한 내선 번호로 호가 수신됩니다. 모든 회계 부서 확장이 통화 중이거나 사용할 수없는 경우 전화는 부서의 음성 메일 상자로 전송됩니다.

음성 메일 인사말 옵션

회사에있는 전화 시스템에 따라 작성할 수있는 음성 메일 인사말 유형에 따라 다른 옵션이있을 수 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다 :

일반 음성 메일 인사말

• 다른 인사말 유형이 설정되어 있지 않으면 일반 음성 메일 인사말이 기본 음성 메일 인사말로 사용됩니다.
  내부 음성 메일 인사말
• 회사 내부에서 부서에 전화하는 사람들에게 인사합니다 (즉, 다른 내선에서 인사하기). 일반적으로 이것은 매우 큰 회사에만 적용됩니다.
  외부 음성 메일 인사말
• 이 인사말은 회사 외부에서 전화를 건 사람에게 재생됩니다. 전화 시스템의 자동 교환 원은 모든 외부 발신자가들을 수있는 회사 인사말을 재생할 수 있습니다. 해당 인사말에 회사 이름이 언급되어있는 경우 부서 인사말에서 회사 인사말을 다시 말할 필요가 없습니다.
  

일시적 또는 "부재 중"음성 메일 인사말

• 임시 또는 부재 중 음성 메일 인사말은 특정 시간 동안 전체 부서를 사용할 수 없을 때 설정됩니다. 예를 들어, 부서는 오전 8 시부 터 오후 5 시까 지 근무하거나 모든 사람이 전화에 응답하지 못하도록하는 필수 부서 회의가 있습니다. 대부분의 음성 메일 시스템에서는 만료 날짜 및 시간을 설정할 수 있으므로 부서가 정상 작동 상태로 돌아올 때 끄지 않아도됩니다.
  전화 (통화 중) 음성 메일 인사말에서
• 이 인사말은 발신자에게 부서가 사용 가능함을 알리는 데 사용되지만 부서원의 모든 내선이 다른 발신자와 통화 중이기 때문에 아무도 즉시 전화를 걸 수 없습니다.
  좋은 부서 음성 메일 인사말

부서 이름

• 지금 전화 할 수없는 내용
• 메시지 남기기 초대
• 수신자가 전화를받을 수있는 경우
• (예를 들어," 의미있는 정보를 제공 할 수있는 경우 웹 사이트 주소
• 20 - 25 초 이내 (엄지 손가락)
• 당신의 전화는 우리에게 매우 중요합니다 … "인사. 이 문구는 과도하게 사용되고 일반적으로 발신자에게 "사용 중지"됩니다.
• 너무 많은 정보를 제공하지 않고 지나치게 긴 인사를하는 것을 피하십시오.
• 샘플 양호 부서 음성 메일 인사말

귀하는 회계 부서에 도달했습니다. 당사의 모든 담당자는 다른 발신자에게 서비스를 제공하고 있습니다. 소중한 시간을 허비하지 않고 업무 시간 2 시간 이내에 전화를드립니다. 이전 메뉴로 돌아가려면 지금 별표를 누르십시오. 그렇지 않으면, 우리에게 당신의 이름과 번호와 함께 상세한 메시지를 남겨주세요. 메시지를 녹음 한 후에는 더 많은 옵션을 위해 파운드 키를 누를 수 있습니다. 전화 해주셔서 감사합니다.

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• Operations Tech, Inc.의 영업 부서에 연락했습니다. 모든 영업 담당자가 다른 고객에게 서비스를 제공하고 있지만 가능한 한 빨리 귀하의 전화를 다시 보내고 싶습니다. 현재 가격 정보를 확인하거나 주문 상태를 확인하려면 웹 사이트를 방문하십시오. 그렇지 않으면, 우리에게 당신의 이름과 전화 번호 뒤에있는 메시지를 남겨주세요. 이전 메뉴로 돌아가려면 지금 별표 키를 누르십시오.

Operations Tech, Inc.의 회계 부서에 문의하셨습니다. 해당 부서는 현재 폐쇄되어 있습니다. 우리의 정상 근무 시간은 월요일부터 금요일까지 오전 8 시부 터 오후 5 시까 지입니다. 우리는 토요일과 일요일에 휴무입니다. 언제든지 별표 키를 눌러 이전 메뉴로 돌아갈 수 있습니다. 그렇지 않으면 이름과 전화 번호가 적힌 메시지를 남겨 주시면 사무실이 다시 열릴 때 전화를드립니다. 메시지를 남기고 전화를 끊거나 추가 옵션을 보려면 파운드 키를 누르십시오. 전화 해주셔서 감사합니다.

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• 음성 메일 오류

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안녕하세요. XYZ의 회계 부서에 도착했습니다. com. 모든 회계사는 현재 의무적 인 부서 회의에 참석 중이며 아무도 귀하의 전화를 걸 수 없습니다. 귀하의 전화는 우리에게 매우 중요하며, 우리가 돌아 오는대로 귀하의 전화를 즉시 반환하고 싶습니다. 그러나 연말에 끝나고 콜백은 매우 길다. 기한이 지난 계좌에 대한 지불을 요청하는 경우 귀하의 메시지를 알려주십시오. 즉시 연락 드리겠습니다. 그렇지 않으면, 음색을 기다리고 상세한 기밀 메시지를 남겨주세요.

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