컨퍼런스 기획 가이드 준비

또한 일정 잡기뿐만 아니라 길을 따라 잊어 버리지 않았 음을 확신하는 포괄적 인 회의 계획 지침이 필요합니다.

회의 계획은 다른 유형의 이벤트 계획과 다르며 추가 단계가 포함됩니다.

회의는 일반적으로 1 년 또는 그 이상의 계획을 세우는 대규모 이벤트입니다. 할 일 목록에는 장소 선택, 호텔 객실 예약, 온라인 등록 설정, 연사 보안, 호스 피탈 리티 스위트 마련, 전시장 주최, 회의 일정 지정, 음식 및 음료 취급 등이 포함될 수 있습니다. 성공적인 컨퍼런스 기획자는 반드시 단계별 계획을 수립하는 잘 구성된 컨퍼런스 기획 가이드를 준비해야합니다.

다음 단계는 회의 계획을위한 청사진 역할을하는 회의 계획 지침을 준비하는 데 도움이됩니다. 계획중인 이벤트를 기반으로 가이드를 사용자 정의하고 수정하고 가까이에 가까이 두십시오. 제대로 준비하고 사용하면 곧 가장 중요한 컨퍼런스 기획 도구가 될 것입니다.

기본 사항으로 시작하기

컨퍼런스 계획 가이드의 첫 번째 부분에는 컨퍼런스와 관련된 기본 사항이 포함되어야합니다 :

- 이벤트 날짜 및 시간

이벤트 위치 (알려진 경우)

• 이벤트 목적
• 대체 날짜 또는 참석자 수와 같은 기타 알려진 요소를 포함합니다.
• 계획은 무엇입니까?

컨퍼런스의 다양한 요소를 계획하기에 앞서, 다양한 요소가 무엇인지, 이벤트의 전반적인 계획에 적합한 지 파악해야합니다.

펜과 패드를 꺼내거나 컴퓨터 앞에 앉아서 마음에 떠오르는 모든 것을 적어 두십시오. 중요성 순서대로 또는 일종의 순서대로 항목을 나열하는 것에 대해 걱정하지 마십시오. 그것은 나중에 올 것이다. 지금 당장은 계획의 과정에서 개별적으로 처리 할 수있는 독립 실행 형 구성 요소로 나뉘는 매우 긴 아직 간단한 To-Do-List 버전을 제작할 것입니다.

장소 선택

장소 선택

호텔 선택

• 회의 공간
• 호텔 스위트 룸
• 컨퍼런스 전시장 및 부스
• 개회식
• 연사 / 출품자 등록
• 참석자 등록
• 여행 준비
• 참석자 배지
• 행사 프로그램
• 음식 및 음료
• 시청각
• 현장 직원 배치
• 이 목록을 컴파일하여 아무 것도 간과하지 않고 나중에 나오는 내용을 추가하십시오.나열된 많은 책임 분야에 압도 당하지 마십시오. 여기에있는 모든 목적을 생각하면 각 항목을 효율적으로 계획하고 관리 할 수 ​​있습니다.
• 장소 선택

컨퍼런스 개최시기를 결정하고 이벤트의 전체 범위를 이해하면 다음 단계는 장소를 선택하는 것입니다.

회의 규모에 따라 전시실에서 회의실, 연회장 및 호텔 객실에 이르기까지 모든 회의 필요를 충족시킬 수있는 장소를 선택할 수 있습니다. 회의가 너무 커서 한 장소에서 수용 할 수없는 경우, 외부 호텔이나 외식 장소와 가까운 장소에서 회의 참석자가 한 회의 행사에서 다른 행사로 너무 멀리 이동할 필요가 없도록하십시오.

참석자 생각하기

참석자들은 어떻게이 컨퍼런스에 등록합니까? 등록 확인서는 어떻게 받게됩니까? 회의에서 이름 태그를 생성하고 배포하는 방법은 무엇입니까? 회의 계획 지침에는 이러한 모든 질문에 대한 답변이 포함되어 있으며 회의 등록이 진행되면 업데이트해야합니다.

많은 인파가 모일 것으로 예상되는 경우 온라인 회의 등록 시스템이 필요합니다.

시스템은 지불을 처리하고 등록을 추적하며 기타 관련 정보를 구성하고 보고서 생성을 지원할 수 있습니다.

참가 업체 및 컨퍼런스 전시 홀

전시 공간은 컨퍼런스에서 흔히 볼 수있는 기능으로, 스폰서 및 공급 업체가 제품 및 서비스를 홍보 할 수있는 공간을 임대 할 수있는 기회를 제공합니다. 전시회 기능이 효과적으로 홍보되고 잘 받아 들여지면 회의 주최자가 수익을 창출 할 수있는 기회이기도합니다. 회의 규모에 따라 전시자 및 전시장 관리에 추가 시간과 자원이 필요하므로 그에 맞게 계획하십시오.

앞서 언급했듯이, 온라인 컨퍼런스 등록 시스템은 등록을 추적하는 가장 좋은 방법이므로, 많은 수의 출품자가 필요하다면 출품자 등록 시스템을 참석자 등록 시스템에 통합하는 것을 고려하십시오. 참가 업체는 다음이 필요합니다 :

참가 업체 배지

부스 번호가 기재된 컨퍼런스 전시관지도

• 전시 부스 설치 및 해제 지침서
• 전시 부스 계약
• 현장 목록 전시 임대 및 서비스를 지원할 수있는 판매 업체
• 컨퍼런스 플래너로서 전시회 홀에 위치한 자재의 안전을 보장하기 위해 보안을 담당해야합니다.
• 컨퍼런스 세부 사항 계획

컨퍼런스 장소 선택 및 참석자 등록과 같은 더 큰 책임 중 일부가 해결되면 컨퍼런스 세부 사항을 계획하는 데 초점을 맞출 수 있습니다. 어떤 성격의 사건을 계획 할 때와 마찬가지로 조직은 세부 사항에주의를 기울이는 것만큼이나 중요합니다.

이제는 회의 계획 프로세스의 시작 부분에 정리 한 할 일 목록의 긴 세탁 목록을 꺼내야 할 때입니다.목록을 검토하고 필요에 따라 변경하거나 추가하여 최신 작업과 책임을 반영하십시오. 다음으로이 항목을 시간순으로 나열하십시오. 먼저 항목을 먼저 작성하거나 완료해야합니다. 예 :

호텔 방 서적

예비 전시장 공간

• 온라인 회의 등록 시스템 연구
• 회의 컨퍼런스 마케팅 계획
• 처음부터 시작하여 거기에서부터 시작하십시오. 경향이있는 모든 세부 사항에 대해 계약서에 서명하고 수령 할 수 있도록 후속 조치를 포함하십시오. 회의 날짜가 가까워지면 작업 항목에 다음과 같은 단기 작업이 포함됩니다.
• 색 구성표 및 장식 선택

꽃꽂이 만들기

• 메뉴 선택
• 연사 또는 VIP 용 공항 교통 정리 > 회의 계획 안내서는 회의 규모에 상관없이 회의 계획에 포함 된 모든 것에 대한 설명서로 간주하십시오. 이 안내서는 귀사를 체계적이고 일정하게 유지할 수있을뿐만 아니라 큰 데이트 접근 방식으로 신경을 달래고 무언가를 잊어 버렸는지 질문하는 귀중한 도구가 될 것입니다.