고용주가 인사 기록에 보관해서는 안되는 사항

고용주는 일반 인사 기록에 특정 항목을 두어서는 안됩니다. 인사 파일 및 기록의 내용은 일반적으로 인사 관리 직원, 직원 및 직원의 관리자 및 감독자가 일부 회사에서 액세스 할 수 있습니다.

다른 곳에서는 HR 직원 만 액세스 할 수 있으며 직원은 자신의 기록에 대한 액세스를 요청할 수 있습니다. 변호사는 소송 및 EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) 불만 사항에 대한 인사 기록의 내용을 소환 할 수도 있습니다.

전 직원도 인사 기록 사본을 요청할 수 있습니다.

이러한 모든 잠재적 인 용도와 잠재력을 지닌 귀하의 인사 기록을 볼 때 고용주는 인사 기록에서 직원의 경력 기록에 대한 편견없고 사실적인 문서를 유지하도록주의를 기울여야합니다. 따라서 조직의 인사 기록에 보관하는 문서에이 일반 지침을 적용하십시오.

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종업원 파일의 내용에 대한 일반 지침

• 인사 기록의 정보는 사실이어야합니다. 관리자 또는 인사 담당자의 의견; 임의의 음표; 잡담; 근거없는 소문; 탐험되지 않은 다른 직원의 질문, 보고서 또는 과격한 주장 추적되지 않고 조사되고 결론 지어지는 혐의들; 다른 사실이 아닌 정보, 해설 또는 메모는 직원의 인사 파일에서 제외되어야합니다.
  인력 기록에 HR 매니저가 발견 한 공세 해설 중 최악의 사례 중 하나는 고용 관리자의 인터뷰 노트를 포함했습니다. 한 사람은 이렇게 말했습니다. "필요에 따라 계단을 오르 내릴 정도로 너무 뚱뚱 할 수도 있습니다. "직원, 변호사, 미래의 직원 및 감독자가 이러한 의견을 읽는 것을 상상해보십시오.
  다른 회사의 관리자는 매니저와 다른 사람들이 "Mary가 화를 내지 않아 화를 냈다."라고 말한 증거가없는 메모를 발견했습니다. 그녀는 매니저와 함께 일하기 위해 의도적으로 업무를 늦추었습니다. " 문제를 보시겠습니까?

• 인사 기록은 해당 파일 위치에 신중하게 배정되어야합니다. 주 및 연방 법률, 1996 년 건강 보험 이식성 및 책임 성법 (HIPAA)과 같은 고용 법 및 고용주 모범 사례를 기반으로 회사 인사 기록을위한 프로토콜을 결정합니다.
  그런 다음 프로토콜을 고수하십시오. 그들이 의료 파일에 속할 때 인사 파일에 닥칠 무작위 의사의 변명을 찾으려고하지 마십시오. 또한 급여 명세서 파일에서 직원의 판촉에 대한 근거 및 정당성을 원하십니까?
  당신은 또한 인력 파일에서 이전 고용주와의 배경 점검 또는 메모와 관련된 고용 결정 기록을 원하지 않습니다.
• 인사 기록에 문서를 보관하는 관리자, 관리자 및 기타 직원은 문서를 적절하게 작성하도록 교육을 받아야합니다. 종업원이 징역형을 선고 받으면 종업원이 완전히 죽었을 때 인사 기록을 얻지 못하고 훈련받지 않은 감독자가 비슷한 진술을하는 것으로 알려져 있습니다.
  더 나아가, 기록 책임자 인 HR 직원에게 파일에 대한 액세스를 제한하고 인사 파일에 있어야 할 것과하지 말아야 할 것을 알고 있습니다.
• 고용인의 고용 기록의 긍정적 측면과 부정적 측면을 모두 포함하도록 직원 기록에 기재 한 정보의 균형을 유지합니다. 너무 자주, 인사 기록은 모든 부정적인 발생을 강조하고 긍정적 인 구성 요소를 놓친다. 보고 직원과 공식 회사 인사 기록에 대한 관리자의 개인 메모 간의 차이점을 확인합니다.
• 성과 개선, 프로젝트 및 목표 완료 추적, 승격 및 성과 개발 계획의 공정한 결정을 위해 사용되는 감독자 노트는 회사의 공식 인사 기록이 아닌 관리자의 개인 파일에 속합니다. 관리 파일에 메모를 작성하고 문서를 유지하는 방법에 대해 감독자를 양성 할 필요성을 인식하십시오. 소견이 아닌 사실에 대한 동일한 기준과 소문이 아닌 구체적인 예가 개인 메모에 적용됩니다.
  상사의 비공개 메모는 소송의 경우 소환 될 수 있으므로 개인 메모의 경우 조심해야합니다. 감독자가 공식 직원 인사 파일에있는 기록 사본을 관리 파일에 보관하는 것은 권장하지 않습니다.
  고용 서류와 면접 노트는 약간의 난제를 제시합니다.
• 모범 사례는 취업 포지션에서 참조 수표로 포지션을 채우는 것과 관련된 모든 문서를 포함하여 작성한 각 포지션에 대해 별도의 파일을 유지하는 것입니다. 고용인의 신청서를 직원 인사 파일로 옮겨야한다는 점을 제외하고 신청자의 이력서, 커버 레터 및 신청서가이 파일에 들어 있습니다. 이 파일에는 잠재적 인 직원의 자격 요건에 대한 편견없는 표현을 위해 노력하는 공식 체크리스트와 양식이 있으며 가장 적합한 후보자를 고용하기로 한 결정을 뒷받침합니다. 채용 프로세스 중에 취해진 고용 관리자의 의견과 메모는이 파일에 속하지 않습니다. 인적 자원은 고용 결정에 대한 완전한 문서화를 유지하기 위해이 메모를 수집 할 수 있지만 인사 기록에 속하지 않습니다.
  승진, 기회 기회 이동, 급여 인상 등과 같은 고용 결정에 관한 사실적 문서화는 인사 기록에 속합니다. 직원에 대한 감독자 또는 인사 담당자의 의견은 그렇지 않습니다. 서면 경고문과 같은 공식 징계 조치 문서도 직원의 인사 파일에 속합니다.
• 인사 기록에 포함되지 않아야하는 문서의 구체적인 예 다음 정보는 인사 기록에 포함되어서는 안됩니다.문서는 별도의 파일을 필요로 할 수 있으며, 감독 또는 관리 메모로 분류되거나 고용주가 보관하지 않아야합니다.

모든

의료 정보

• 는 의료 파일에 속합니다. 급여 정보 가 급여 파일에 속합니다.
• 근로자의 사회 보장 번호가 포함 된 문서 또는 연령, 인종, 성별, 출신 국가, 장애, 결혼 상태, 종교적 신념 등과 같은 직원의 보호 분류에 관한 정보 는 인사 파일에 보관해서는 안됩니다.
• 직원의 업무를 관리하고, 목표를 설정하고, 피드백을 제공하는 등의 목적을위한 감독 문서 는 개인, 감독자 또는 관리 자 소유 폴더에 보관해야합니다.
• 직원의 불만 사항, 증인 인터뷰, 직원 인터뷰, 조사 결과, 변호사 추천 및 해결책, 보복을 방지하기위한 후속 조치 등의 조사 자료 는 인사 기록과 별도의 조사 파일에 있어야합니다.
• 파일 직원 I-9는 직원 인사 기록에서 멀리 떨어진 I-9 파일 또는 위치에
• 을 형성합니다. 수사관, 관리자 및 직원이 액세스 할 수없는 별도의 파일 에 범죄 경력, 신용 보고서 등의 배경 조사 및 약물 검사 결과를 배치하십시오. SHRM은이 별도의 파일을 권장하거나이 정보가 직원의 의료 기록에 보관 될 것을 권장합니다.
• 자기 식별 양식 및 정부 보고서와 같은 직원 평등 기회 기록 은 개인 파일이나 감독자가 액세스 할 수있는 곳이면 안됩니다.
• 이 가이드 라인을 따르면 귀사는 사실적이고 지원 가능한 고용 기록 및 인사 기록을 해당 지역에 효과적으로 보관하고 있습니다. 면책 조항 :

제공되는 정보는 신뢰할 수 있지만 정확성 및 적법성에 대한 보장이 없음을 유의하십시오. 사이트는 전 세계 시청자가 읽으며 고용 법과 규정은 주마다, 그리고 국가마다 다릅니다. 귀하의 법적 해석과 결정이 귀하의 지역에 적합한 지 확인하기 위해 법률 지원이나 주정부, 연방 정부 또는 국제 정부 자원의 지원을 요청하십시오. 이 정보는 지침, 아이디어 및 지원을위한 것입니다. -