HR은 직원 기록을 얼마나 오래 보관해야합니까?

인적 자원에 대한 가장 큰 점 중 하나는 우리가 엄청난 양의 서류를 가지고 있다는 것입니다. 톤과 톤과 톤. 물론, 요즘은 전자가 많지만 원리는 여전히 남아 있습니다. HR은 기록 보관을합니다. 그리고 우리는 그 기록을 지킬 필요가 있지만 얼마나 오랫동안 보관해야합니까?

인사 기록 유지에 대한 기본 지침은 다음과 같습니다. 하지만 주법은이 가이드 라인과 다를 수 있음을 기억하십시오. 주법과 연방법이 상충하는 경우, 더 긴 요구 사항을 기준으로 항상 기록을 보관하십시오.

너무 오랫동안 길게 보관하는 것이 좋습니다.

고용 기록 : 1 년

이력서, 면접 노트, 신청서 및 직업 게시를 모두 저장해야하며, 신청자 추적 시스템을 통해 1 년 동안 귀하의 검색 기록을 저장할 필요가 있습니다. 일자리 제공이 이루어졌다. 따라서 신청자와 인터뷰를하고 3 개월 동안 전체 프로세스가 진행되는 경우 최종 채용 결정이 내려지면 시계가 똑딱 거리기 시작합니다.

왜 이것을해야합니까? 누구든지 고용 결정에 대해 질문하는 경우, 귀하는 어떤 방식 으로든 불법적으로 차별하지 말고, 모양을 형성하거나, 양식을 작성하지 않았 음을 보여줄 필요가 있습니다. 장애가있는 미국인, 타이틀 VII 및 많은 다른 사람들과 같은 법률은 귀하가 규정을 준수 함을 입증하도록 요구합니다. 이러한 기록을 유지하면 도움이됩니다.

약물 검사 기록 : 1 년 또는 5 년 운송 직업

사전 고용을위한 마약 검사가 필요한 경우 채용 기록에 포함되어 있으므로 1 년 동안 결과 사본을 보관해야합니다.

직장에서의 사건 또는 무작위 검사의 일부로 약물 검사를 추가로 한 경우,이 기록을 1 년간 유지해야합니다. 그러나 운송 규정 부서의 적용을받는 경우, 마약 검사 기록의 최소 기간은 5 년입니다.

급여 / 시간표, 기타 : 해지 후 최소한 3 년, 5 년 권장

법률에 따르면이 기록을 3 년간 보관해야하지만 최근의 소송은 더 오랫동안 유지하는 것이 더 똑똑하다는 의미입니다.

각 직원이 지불 된 금액과 회사에서 종신 근무 한 시간을 기록하고 싶습니다. 이유에 관계없이 직원이 퇴사 한 후 최소 5 년 동안 기록을 보관하십시오.

면제 된 직원의 경우 근무 시간에 상관없이 임금이 동일하기 때문에 시간 기록을 유지할 필요가 없습니다. 그러나 비 면제를해야 할 때 면제 된 것으로 직원을 잘못 분류 한 경우, 근무 시간 기록은 초과 근무 수당을 지급 할 수 있도록 안내 할 수 있습니다.

회사가 지불 한 계산 방법을 포함 시켰는지 확인하십시오.예를 들어, 직무 급여, 급여 + 수당, 시간외 근무, 조각 작업 또는 직선 시간급 급여 여부를 추적해야합니다.

유료 및 세금 관련 질문에 대해서만이 작업을 수행해야하지만 많은 다른 결정은 근무 시간 수에 의존합니다. 예를 들어, FMLA 자격은 1 년 동안 근무한 시간 수에 따라 다릅니다. 파트 타임으로 면제 된 직원이있는 경우 FMLA 자격을 결정하기 위해 시간 기록을 고려하는 것이 좋습니다. 또한 근무한 모든 시간 동안 근로자에게 돈을 지불했음을 증명할 수 있어야합니다.

양식 I-9 : 고용 후 3 년, 해지 후 1 년 후 중 더 늦은 날짜.

고용인이 고용 된 후 3 년 동안 그리고 고용 종료 후 1 년 중 더 늦은 날짜까지, 인사 기록과 별도로 저장된 직원 I-9 양식을 유지하십시오.

건강 / 연금 급여 정보 : 6 년

모든 혜택에 대한 기록을 최소 6 년간 보관해야합니다. 법원은 직원이 귀하에게 고소 연금을받을 자격이 있다고 말하면, 예를 들어 고용주가 더 많은 것을 빚지지 않는다는 것을 증명할 책임이 있다고 주장합니다. 모든 요약 계획 설명을 보관하십시오.

코브라 (COBRA) 자격이있는 전직 직원이 있고 건강 혜택을 확대하는 경우, 그 기록을 6 년간 안전하게 보관해야합니다. 이 법률은 회원 유지를 명시하지 않지만 직원 퇴직 소득 보장법 (ERISA)에 따라 적용될 수 있으므로이 법은 6 년 동안 보존을 요구합니다. 안전한쪽에 있으려면 그 기록을 버리지 마십시오.

FMLA 기록 : 3 년

직원이 FMLA를 요청할 때, 휴가를 거절하더라도 서류 추적을 유지해야합니다. 각 직원의 휴가를 시작했는지 그리고 얼마나 많은 시간을 사용했는지 확인하십시오. 직원에게 간헐적 인 FMLA가있는 경우 모든 휴가를 추적하고 사용 시간을 기록하십시오. 날짜와 시간은 문서화되어야합니다. 간헐적 휴가는 하루에 몇 시간 동안 또는 일주일에 며칠 동안 사용할 수 있습니다. 그것을 모두 기록하고 기록을 보관하십시오.

이것은 포괄적 인 목록이 아니며 연방 법령에만 적용됩니다. 예를 들어 귀하가 연방 계약자이거나 귀하의 주마다 다른 기준이있는 경우 귀하는 추가 기록 보존 법의 적용을받을 수 있습니다. 의심 스러울 때는 버리지 마십시오.

기록 관리 및 의무보고에 대한 추가 자료는 인적 자원 관리 학회 (SHRM)에서 확인할 수 있습니다.

면책 조항 : 제공되는 정보는 신뢰할 수 있지만 정확성 및 적법성에 대한 보장이 없음을 유의하십시오. 사이트는 전 세계 시청자가 읽으며 고용 법과 규정은 주마다, 그리고 국가마다 다릅니다. 귀하의 법적 해석과 결정이 귀하의 지역에 적합한 지 확인하기 위해 법률 지원이나 주정부, 연방 정부 또는 국제 정부 자원의 지원을 요청하십시오.이 정보는 지침, 아이디어 및 지원을위한 것입니다.