성공적인 이벤트 플래너 유지 방법

기업 행사 기획자이든 행정 담당자이든, 이벤트 기획의 기본은 강력한 조직, 의사 소통 및 문서화 기술이 필요합니다. 귀하의 수준에 관계없이, 환대 애호가조차 약간의 창의력과 많은 조직을 통해 놀라운 비즈니스 이벤트를 진행할 수 있습니다. 그러나 이벤트 계획, 특히 바쁜 일정 기획자가 책에 두 가지 이상의 이벤트가있는 경우, 조직적으로 머무르는 것이 대부분의 실현보다 큰 장애물이 될 수 있습니다.

이벤트 기획자의 조직 방법

조직은 대부분의 이벤트 기획자에게 성공의 열쇠입니다. 조직 스킬을 습득하면 스트레스를 덜어 줄뿐만 아니라 이벤트 플래너로서의 창의력을 향상시켜 더 큰 그림을보고 세부 사항을 확실하게 파악한다는 사실을 알게 될 것입니다. 성공적인 이벤트 기획자들이 조직 된 몇 가지 방법이 있습니다.

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이벤트 바인더 만들기

이벤트 및 이벤트 계획 바인더를 만드는 것이 세미나, 회의, 내부 교육, 집행 회의 및 모든 유형의 이벤트 계획을 위해 조직 된 가장 효율적인 방법 일 것입니다. 많은 이벤트 기획자가 전자 및 디지털 조직 도구로 옮겨 가고 있지만 물리적 바인더는 가장 중요한 이벤트 및 프로그램 세부 정보를 제공 할 수 있습니다. 특정 문서, 메모 및 기타 세부 사항의 하드 카피를 보관하면 이벤트의 수명을 연장하는 생명의 은인이 될 수 있습니다.

이상적으로, 각 이벤트 및 / 또는 프로그램은 자체 바인더를 가져야합니다. 행사의 복잡성에 따라 바인더에는 다음과 같은 여러 섹션이 포함될 수 있습니다 :

주요 일정

• 주요 연락처
• 참석자
• 통신
• 계약
• 연회 행사 주문
• 엔터테인먼트
• 숙박 / 객실 목록
• 도착 / 출발
• 활동
• 선물
• 예산
• 기타
• 정기적으로 이벤트 플래너를 업데이트하면 내부 동료와 정보를 쉽게 공유 할 수 있습니다 고객이 준비 할 시간이 많지 않을지라도 말입니다.

이벤트 기획 소프트웨어 또는 온라인 문서 보관소 활용

이벤트 바인더에는 각 이벤트의 가장 중요한 세부 사항이 모두 하드 카피에 포함되어야하지만 나머지 참고서, 아이디어 및 서신은 정리 된 상태로 유지되어야하며 함께. 오늘날 많은 이벤트 기획자들이 이벤트 기획 및 관리 소프트웨어를 사용하지만 많은 사람들이 온라인 파일 저장 옵션을 사용하여 조직을 유지하려고합니다.

Google 드라이브 및 Dropbox와 같은 온라인 도구는 스프레드 시트에서 인보이스에 이르기까지 모든 종류의 전자 문서를위한 체계적인 장소를 제공 할 수 있습니다. 이 도구를 사용하면 문서를 어디에서나 쉽게 액세스 할 수있는 온라인 파일 및 폴더로 업로드, 저장 및 구성 할 수 있습니다.랩톱, 스마트 폰 또는 태블릿에서 문서를 열 수 있습니다. 또한 이러한 파일을 이메일에 쉽게 첨부하거나 동료, 공급 업체 및 고객과 문서를 공유 할 수도 있습니다. 항상 이동중인 이벤트 기획자에게 완벽한 조직 솔루션이 될 수 있습니다.

조직의 결론

결국, 문서, 메모 및 서신을 구성하는 방법은 귀하에게 달려 있습니다.

모든 이벤트 플래너는 자신과 이벤트에 대해 서로 다른 시스템을 가지고 있습니다. 가장 중요한 요소는 항상 정보의 접근성과 준비성입니다. 따라서 어떤 시스템을 사용하든 찾고있는 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다.