접수 시스템 구성 방법

서류 정리 시스템을 구성하는 데 시간을 할애하는 것이 중요합니다. 모든 사람들이 종이없는 사무실을 갖고 싶어하지만 많은 중소기업은 인보이스, 영수증 등과 같은 종이 문서를 저장하고 필요할 때 쉽게 찾을 수 있어야합니다.

접수 영수증은 적절하게 중요합니다. 존재하지 않거나 지저분한 서류 정리 시스템은 영수증 누락으로 인한 세금 공제를 놓치고 싶지 않으므로 소득세 시간에 추가 노력을 할 수 있습니다.

귀하의 비즈니스가 감사의 대상이 아니며 귀하의 경비를 지원하기 위해 필요한 서류를 작성할 수없는 경우 귀하의 청구가 거부되고 세금 환급이 재평가됩니다.

중소기업 소유자는 책상에서 빠르고 쉽게 작동 할 수 있어야합니다. 서류 정리 시스템을 설치하는 것이 어려울지라도, 몇 가지 파일 작성 요령과 트릭을 사용하면 비교적 쉽게 할 수 있습니다.

서류 정리 방법 (999) (1) 책상에 앉아 몇 분 동안 본능적으로 물건을 찾으십시오.

내 워크 스테이션 오른쪽에 서랍이 있습니다. 필자의 파일링 시스템을 처음 설치했을 때, 그 안에 아무것도 없었습니다. 펜, 클립 또는 스테이플러를 찾을 때 그것이 비 었음을 알았음에도 불구하고 내가 보았을 첫 번째 장소였습니다. 그래서 자연스럽게 펜, 클립, 스테이플러를 그 서랍에 넣습니다. 나를 위해, 그것은 그 물건들을위한 자연의 집이었습니다.

누구나 다르게 접근하고 한 사람에게 효과가있는 것은 다른 사람에게는 효과가 없을 수 있습니다. 몇 분 안에 기본 작업 공간에 앉아 장비, 소모품 및 파일을 찾으십시오. 그러면 개인적으로 해당 항목을 제출하기에 이상적인 자리를 마련하는 데 도움이됩니다.

(2) 이제 자연스럽게 정보를 찾을 수있는 곳을 알았으므로 알파벳순, 숫자 식 또는 주제별 파일링 시스템이 가장 잘 작동하는지 결정해야합니다.

귀하의 서류 업무를 정리 범주 (즉, 경비, 재정, 마케팅)로 어떻게 구성 할 것입니까?

은행 잔고 증명서, 공과금 청구서, 사무 경비 영수증, 차량 마일리지 기록 등과 같은 사업비 관련 서류를 어떻게 찾습니까? 고객 정보는 어떻습니까? 고객의 이름에 따라 물건을 검색합니까? 참조 번호로? 이것은 귀하의 서류 정리 시스템을 어떻게 배치할지 결정할 것이므로 중요한 단계입니다. 어떤 카테고리를 사용할 지 결정한 후에는 더 나아가 하위 카테고리를 만들지 결정하십시오.

귀하가 귀하의 서류 정리 시스템을 구입하기 전에

하십시오. (3) 다음으로 저장 용량을 대략적으로 결정하십시오. 매일 액세스하는 파일 수가 많습니까?매주 파일에만 액세스합니까? 대답을 통해 데스크탑 파일 홀더, 책상에 가까운 두 개의 서랍 캐비닛 또는 방 전체의 네 개의 서랍 측면 파일 캐비닛이 필요한지 여부가 결정됩니다.

신중하게 선택하십시오. 파일 캐비닛을 볼 때 성장을 허용하십시오. 지금 생각할 파일 두 배를 수용 할 수있는 물건을 구입하십시오. 이렇게하면 파일 시스템을 재편성하고 재구성해야하는 횟수가 제한됩니다.

(4) 명료하고 쉽게 접근 할 수있는 좋은 라벨링 시스템에 투자하십시오.

파일 레이블을 읽을 수 있다는 것은 확실하게 들릴 수 있지만 라벨을 명확히하면 상상할 수있는 것보다 더 많은 파일링 시간을 절약 할 수 있습니다.

레이블을 만드는 대부분의 회사는 가장 널리 사용되는 워드 프로세싱 소프트웨어와 통합되는 템플릿을 제공합니다. 이제는 개별 우편물 레이블을 인쇄 할 수있는 소형 라벨 제작 시스템 중 하나를 고려하는 것이 좋습니다. 이중 근무를 수행하는 품목은 일반적으로 현명한 투자입니다.

(5) 이제 파일 폴더를 구입할 준비가되었습니다.

최상의 투자는 컬러 걸이 폴더 (플라스틱 라벨 탭이 포함되어 있는지 확인)와 일반 마닐라 파일 폴더를 구입하는 것입니다. 컬러 매달린 폴더는

쉽게 사용할 수 있습니다

카테고리를 쉽게 인식하도록합니다

1. 예를 들어 모든 클라이언트 파일을 노란색 매달린 폴더에 넣으면 파란색 폴더의 재무 정보 빨간색 폴더의 마케팅과 관련된 내용이라면 어디에서 특정 파일을 검색해야하는지 대략 알 수 있습니다.
2. 단순함이 가장 좋습니다

KISS 원칙은 사용하기 쉽고 성장하기 쉬운 파일 시스템을 설정하는 데 적용됩니다. 그것을 간단하게 유지하십시오! 광범위한 주제 카테고리를 사용하면 성장함에 따라 새 파일을 쉽게 추가 할 수 있으며 파일 시스템을 정기적으로 업그레이드하거나 재구성 할 필요가 없습니다.

단순하게 유지하면 전체 문서 관리 시스템의 일부로 종이와 디지털 파일을보다 쉽게 ​​통합 할 수 있습니다.

가능한 한 종이없는 장소로 이동

비즈니스를 친환경적으로 만들고 "종이없는 사무실"로 전환하려는 경우 비용 영수증을 스캔하여 다른 디지털 계정 정보와 함께 저장할 수 있습니다. 새로운 Cloud 기반 회계 소프트웨어 응용 프로그램 중 일부는 경비 영수증을 휴대 전화로 찍고 즉시 기록 할 수있는 모바일 응용 프로그램을 제공함으로써이를 용이하게합니다 (캐나다 중소기업을위한 최상의 회계 소프트웨어 참조).

경비 영수증의 종이 사본 또는 디지털 이미지는 캐나다 국세청 (CRA)이 쉽게 읽을 수있는 경우 일반적으로

허용됩니다. 그렇지 않은 경우 CRA는 감사 또는 일상적인 문서 요청시 원본 종이 문서를 볼 것을 요구할 수 있으므로 원본은 항상 지정된 시간 동안 보관해야합니다. (자세한 내용은 비즈니스 기록을 얼마나 오래 보관해야합니까?를 참조하십시오.)