비디오: 회의록 작성 팁! 신입사원 필수 시청! 2024
회의록은 회의 또는 회의의 공식 기록으로 사용되는 상세한 메모입니다. 모임 주관자는 보통 참가자 중 한 사람에게이 일을 맡겨달라고 요청합니다. 어느 날 누군가가 당신이 될 수 있습니다! 대단히 어려운 직업은 아니지만 중요한 일입니다. 회의록은 출결 된 날짜에 대한 공식 기록이므로 정확성이 필요합니다. 필요한 경우 나중에 참조 할 수 있어야하는 자세한 메모를 작성해야합니다.
여기에 기교로이 작업을 도와 줄 수있는 몇 가지 지침이 있습니다. 회의 전, 회의 중, 회의 후에 무엇을해야하는지 알아보십시오.
회의를 시작하기 전에
- 녹음 도구를 선택하십시오 : 먼저 메모를하는 방법을 결정해야합니다. 올드 스쿨에 가서 펜과 종이를 사용하거나 기술로 이동하여 랩톱 컴퓨터, 태블릿 또는 스마트 폰을 사용합니까? 상사와상의하여 특정 방법을 사용하기를 선호하는지 확인하십시오. 가능성은 희박하지만 가능합니다.
- 선택 도구가 제대로 작동하는지 확인하고 원래 도구가 실패 할 경우를 대비하여 백업을 준비하십시오. 예를 들어, 노트북을 가지고 오면 펜과 종이를 가지고 다니십시오. 컴퓨터가 충돌 한 경우에 쓸 내용을 검색하는 동안 회의를 중단하지 않으려 고합니다.
- 회의가 시작되기 전에 회의 의제를 읽으십시오. 분에 대한 개요를 공식화 할 수 있습니다. 각 항목 아래에 약간의 여백을 남기고 거기에 메모를 씁니다. 이렇게하면 모임을 운영하는 사람이 일정에 충실하는 한 일을 좀 더 쉽게 할 수 있습니다.
회의 중
- 참석 시트를 지나서 모든 사람이 로그인했는지 확인하십시오. 모든 참석자 목록을 공식 회의록에 포함시켜야합니다.
- 모든 사람을 알고 있는지 확인하십시오. 그렇게하면 말하고있는 사람을 식별하고 해당 정보를 올바르게 기록 할 수 있습니다.
- 회의가 시작될 때를 기록하십시오.
- 모든 의견을 적어 두지 마십시오. 주요 아이디어 만 포함해도 괜찮습니다. 당신이 동의하지 않는 항목을 남기지 않도록 조심하십시오. 편견이 당신에게 영향을 주어서는 안됩니다. 이것은 공식적인 계정이며 무슨 일이 일어 났는지에 대한 당신의 견해가 아님을 기억하십시오!
- 제작 한 모든 동작과 투표 결과 (있는 경우)를 적어 라. 당신은 누가 모션을 시작했는지 적어 둘 필요가 없습니다. 물론 조직의 규칙이 다를 수 있으므로 먼저 규칙을 확인하십시오.
- 다음 회의 때까지 어떤 동의 또는 토론에 대한 투표가 연기되는 경우이를 메모하십시오.
- 회의 종료 시간을 기록합니다.
회의록의 최종 사본에는 조직 명,위원회 명칭, 회의 유형 (일일, 주간, 월간, 연례 또는 특별) 및 그 목적을 기입하십시오.
- 시작과 끝 시간을 알려주십시오.
- 참석자 목록과 누가 회의를 실행했는지에 대한 메모를 제공합니다. 여기에 분이 걸렸다는 것을 나타낼 수도 있습니다. 참가자 명단에 귀하의 이름을 적고, 이름 뒤에 괄호 안에 분을 찍었다 고 말하십시오. 또는 문서 끝에 "Respectively submitted by"라는 글자를 쓴 다음 이름 옆에 서명 할 수 있습니다.
- 제출하기 전에 분을 교정하십시오. 참석 한 다른 사람에게 그들도 살펴 보라고하세요. 그 또는 그녀는 실수로 뭔가를 남겨 두었다면 알려주 게 될 것입니다.
- 별도로 지시하지 않는 한 회의 운영자에게 제출하십시오.