문서의 중요성

문서화 된 문서는 고용 이벤트에 대한 기록으로 보관됩니다. 문서화는 정부 및 법적 의무 요소, 회사 정책 및 관행에 필요한 문서, 최상의 인사 관리 실무 지침 및 고용 관련 공식 및 비공식 기록 관리로 구성됩니다.

고용 기록에 관한 문서

문서는 직원의 행동, 토론, 성과 코칭 사례, 정책 위반 목격, 징계 조치, 긍정적 기여, 보상 및 인정, 조사, 요구 사항 및 목표 달성 실패에 대한 서면 기록입니다. , 성능 평가 등.

문서는 고용주 또는 고용인이 특정 사건을 중심으로 일어난 사건 및 토론에 대한 서면 기록을 보관할 수있게합니다. 고용 관계에 대한 문서는 직원 승진, 직원 급여 인상 및 고용 종결을 포함한 징계 조치와 같은 조치를 지원하는 데 필요할 수있는 서면 기록을 제공합니다.

직원에 관한 문서는 일반적으로 긍정적이고 부정적인면이 있습니다. 그것은 사실이며 판단력이 없습니다. 그들은 이벤트에 대한 관찰자의 의견이나 생각이 아닌 이벤트를 설명합니다. 또한 공식적인 직원 인식을 제공하거나 징계 조치를 취하는 경우와 같이 주목할만한 사례에서 취한 조치에 대해 설명합니다.

가능한 한 사건이 발생할 때 문서를 작성하여 문서가 적시에 상세하고 정확하게 작성되어야 함을 기억하십시오.

법적 절차에서 직원의 과거 실적에 대한 문서는 종종 고용주가 행사에서 겪은 결과에 중요합니다.

부정적인 사건에만 집중하지 않고 직원의 성과를 공정하게 보여주는 것이 목표입니다.

문서의 유형

정책, 절차, 직원 핸드북 및 성과 개발 계획은 직원이 기대하는 바를 직원이 알 수있는 질서 정연하고 공정한 근무 환경을 유지하기 위해 예상되는 직원 행동 및 작업장 요구 사항을 기록하는 문서 형식입니다. .

문서는 또한 성희롱과 같은 직원의 부정 행위와 관련된 적대적인 직장 사건에 대한 기소자, 고소인 및 증인에 대한 서면 기록입니다.

문서는 직원의 인사 파일에 정식으로 보관 될 수 있습니다. 직원은 본 문서에 서명하여 사본을 받았음을 확인하고 내용을 검토해야합니다. (서명은 문서의 진술과 일치하지 않습니다.)

이 서류는 또한 서명 된 취업 신청서, 서면 취업자 추천서, 이력서와 커버 레터와 같은 신청서, 배경 수표 등과 같은 영구 기록을 포함합니다. 직원 인사 파일과는 별도로, 미국에서 일할 직원의 자격을 확인하는 I-9 양식과 같은 문서, 의료 기록, FMLA 기록 등이 유지됩니다.

문서는 1 년 동안 직원과의 토론에 대한 매니저의 기록처럼 비공식적 일 수도 있습니다. 관리자가 모든보고 직원에게이 문서를 보관하는 것이 중요합니다. 성과 때문에 직원을 선발해서는 안됩니다. (이는 차후의 차별로 해석 될 수 있습니다.)

문서 사용

관리자는 일정 기간에 걸친 직원 성과에 대한 기록을 보유 할 수 있도록 긍정 여부에 관계없이 중요한 사고에 대한 문서화를 권장합니다.

문서는 조직에서 다른 방식으로 사용됩니다. 여기에는 절차, 작업 지침 및 컴퓨터 소프트웨어 지침이 포함될 수 있지만 인적 자원 기능의 목적 상 문서의 일반적인 용도입니다. 그리고 이것들은 적절하게 문서화하는 방법에 관한 지침입니다.

성과 문서 샘플

직원의 성과에 관한 문서를 통해 직원을 징계, 해고 또는 공정하게 홍보하고, 보상하고, 인정할 수 있습니다. 문서가 없다면, 이러한 행동에 대한 사례를 작성하는 것은 어렵고 잠재적으로 고용주에게는 위험 할 수 있습니다.

고용주는 직원의 차별 대우에 대한 비난을 피해야합니다.

합법성을 제외하고, 좋은 고용주는 공정하고 일관되며 직원 목표 및 경력 계획을 지원하는 작업 환경을 만들고 싶습니다.

이 환경은 관리자의 업무 수행에 대한 전문적인 문서 (찬성 행동과 수정 또는 개선이 필요한 행동 모두)에 의해 지원됩니다. 이전에 문서 작성 방법에 대해 자세히 설명했습니다. 이 샘플은 적절한 문서의 예제를 제공합니다.

문서 샘플

잘못 :

보통 마크는 작업에 늦습니다. Mark는 너무 많은 일을 그리워합니다.

오른쪽 :

4 월 1 일 : 아픈 상태에서 8 시간 동안 전화하지 않으 셨습니다.

4 월 4 일 : 마크가 10시에 직장에 도착했습니다. 엠. 그의 예정된 시작 시간보다 2 시간 늦었다.

4 월 6 일 : Mark는 의사의 약속을 정한 후 집에 머물러 새로운 보일러를 설치했습니다.

4 월 12 일 : 마크는 아프고 8 시간의 일을 그리워했습니다.

Mary는 신뢰할 만합니다. 그녀는 자신이하는 일을 거의하지 않습니다.

오른쪽 :

5 월 2 일 : Mary는 제품 제안서의 첫 번째 초안을 오늘 주간 회의에서 검토 할 수 있다고 약속했습니다. Mary는 예상대로 초안을 작성하지 않았습니다. 그녀는 너무 바빴고 도움이 필요한 사람들은 그녀와 함께 돌아 오지 않았다.

관리자가 응답 : 필요한 도움이 무엇입니까? 정보? 누가 당신에게 돌아 오지 않았으며 당신은 그들에게서 무엇을 필요로 했습니까?

칼과 마이클은 마리아에게 그들의 진보에 관해 알려줄 필요가있었습니다.

무엇이 당신을 너무 바빠서 당신의 약속을 지킬 시간이 없었습니까? 그들을 성취하기 위해 제한된 시간에 너무 많은 약속을하십시오.

도와 드릴까요?

초안 문서를 언제 검토 할 수있게 할 예정입니까?

이 샘플은 효과적인 문서의 모습과 잘못 작성된 문서의 개요를 제공합니다. 이 조언에 따라 회사의 정책, 성과 및 이벤트를 효과적이고 합법적으로 문서화하십시오.

면책 조항 : 제공되는 정보는 신뢰할 수 있지만 정확성 및 적법성에 대한 보장이 없음을 유의하십시오. 사이트는 전 세계 시청자가 읽으며 고용 법과 규정은 주마다, 그리고 국가마다 다릅니다. 귀하의 법적 해석과 결정이 귀하의 지역에 적합한 지 확인하기 위해 법률 지원이나 주정부, 연방 정부 또는 국제 정부 자원의 지원을 요청하십시오. 이 정보는 지침, 아이디어 및 지원을위한 것입니다.