회의 리더의 역할과 책임을 배우십시오.

회의 리더는 참가자를 계획, 조직 및 관리하고 참가자를 회의에 초청 할 책임이있는 직원입니다. 그 또는 그녀는 실제 회의의 진행을 책임지고 담당하는 직원입니다. 그들은 회의가 목표를 성공적으로 달성 할 수 있도록 회의 전, 도중, 후에 행동을 취합니다.

누가 회의를 이끌고 있습니까?

회의 리더는 회의와 팀을 성공으로 이끄는 데 중요합니다.

회의 리더로 활동하는 직원은 매우 중요합니다. 일부 회의에서 리더는 부서장, 팀 리더 또는 고위 경영진이 주도권을 잡기 위해 임명 한 사람입니다. 이 직원들은 매니저 또는 리더로서의 지각 된 기술 때문에 리더십 역할로 선정되었습니다.

다른 때에는 직원이 자연스럽게 리더로 부상 할 수 있습니다. 이 지도자는 다른 직원이 바라보고 존경하는 직원입니다. 경우에 따라 팀은 모든 구성원 중 리더십 역할을 바꾸기로 결정할 수도 있습니다. 이를 통해 모든 팀원들은 계속해서 회의 리더로서의 기술을 개발하고 성공적인 회의를 창출 할 수 있습니다.

회의 책임자의 책임

회의 책임자의 주요 책임은 다음과 같습니다.

• 달성해야 할 목표, 과제 또는 목적을 결정합니다. 이것은 대개 임무 또는 리더의 직무 내용의 일부입니다.
• 회의가 목표 또는 목적을 얻거나 원하는 결과를 얻는 최상의 방법인지 결정합니다. 질문에 대답하십시오. 회의가 필요합니까?
• 회의 계획에 도움이 필요한 사람을 결정합니다.
• 팀 또는 리더로서 회의 의제를 결정합니다. (진행중인 모임에서이 작업은 현재 모임이 끝날 때 수행됩니다.)
• 공유 된 조직 달력을 사용하여 가장 자주 날짜, 시간 및 위치를 결정합니다.
• 읽기, 재무 정보, 기록, 관련 팀 회의록 등과 같은 회의 사전 작업을 결합합니다.
• 참가자를 초청하고 과제물을 배부하고 가능한 한 많은 시간을 허용하여 참가자들이 회의에 준비 할 수 있도록합니다.
• 회의에 진행 사항 및 약속, 행동 항목 또는 결정을 기록하는 레코더 또는 분 취업자가 있음을 보장합니다. 회의의 질서있는 수행을 위해 필요시 계시원을 임명합니다.
• 쇄빙선을 사용하여 참가자를 따뜻하게하고 회의 참가자들이 서로 의사 소통하고 아이디어와 정보를 교환하는 환경을 조성 할 수 있습니다.
• 회의에 일찍 도착하고 진행하며 모든 참가자를 참여시킴으로써 회의를 앞당기 며 회의를 이끌어 냄으로써 각자가 회의에서 필수적이라고 느꼈습니다.이렇게하면 참가자들이 다음 회의에 참여할 수 있습니다.
• 향신료는 참가자들이 지루하고 지루하지 않다고 느끼도록합니다. 쇄빙선, 유머, 또는 재미있는 예를 사용하든간에 회의는 웃지 말고 끝나야합니다.
• 다음 단계 및 조치 항목이 지정되고 처리되도록합니다.
• 회의를보고하고 다음 회의의 의제를 계획합니다.
• 자원 봉사자가 문제를 겪고있는 경우 활동 항목이 잘 진행되고 있는지 확인하고 도움 및 / 또는 자원을 제공하기 위해 회의 사이의 참가자들에게 후속 조치를 취하십시오.

추가 리더 역할

회의 책임자는 이러한 책임을 맡으면서 커뮤니케이션,보고 및 팀원 성과와 관련된 역할을 수행합니다.

다기능 팀 또는 회의의 모든 구성원은 회의 또는 진행중인 팀의 활동 및 진행 상황에 대해 부서 또는 기능에 대한 정보를 제공 할 의무가 있습니다. 그들은 또한 팀이나 회의에없는 동료들로부터 의견을 구할 책임이 있습니다. 모든 직원이 모든 회의에 참석할 수있는 것은 아닙니다.

지도자는 효과적인 의사 소통 및 피드백을 통해 고위 관리자를 참여시키고 정보를 제공하는 추가 책임이 있습니다.

팀 또는 회의 외부의 직원, 특히 조직 리더의 건물 소유권은 팀 또는 회의가 솔루션이나 아이디어를 개발, 구현 및 통합하는 데 성공했는지 확인합니다.

회의 참가자가 회의에서 비효율적으로 수행하는 경우, 지도자는 회의 중에 효과적인 회의 진행자 기술과 회의 외부의 효과적인 코칭을 통해 행동을 교정해야 할 책임이 있습니다. 회의 참석자가 자신의 의견을 독점하거나 다른 회원을 비난하는 회의 참가자는 회의 성공을 방해하기 전에 수정해야합니다. 이러한 행동은 회의 참가자들이 비효율적 인 사건이 전개되고 역기능적인 회원이 진전을 방해 할 때 자신을 차분하게함으로써 지도자를 도울 수있는 편안하고 성숙한 수준에 도달 할 때까지 필요합니다.

효과적인 회의 리더는 프로젝트 또는 팀이 성공적으로 수행한다는 것을 보장하지 않지만 프로젝트, 부서, 회의 또는 팀이 성공할 때 중요한 기여 요인입니다.

회의록은 회의록이 적시에 적절하게 작성되고 배포 될 때 회의에 효과적으로 기여합니다.