근로자 보상 감사 준비

귀사는 근로자 보상 감사를 받고 있습니까? 감사를 준비하는 것은 어려운 일로 보일 수 있습니다. 특히 보험사가 귀하의 구내에서 물리적 감사를 수행 할 계획이라면 더욱 그렇습니다. 이 기사에서는 프로세스를보다 쉽고 빠르게 수행 할 수있는 몇 가지 단계에 대해 간략하게 설명합니다.

감사 일정 수립

근로자 보상 보험 회사는 근로자 보상 정책이 만료되는 즉시 감사 절차를 시작합니다.

귀하의 보험사로부터 편지를 받거나 감사를 수행하도록 지정된 사람으로부터 전화를받을 수 있습니다. 지정된 감사자는 자신에게 편리한 시간에 감사를 예약해야합니다. 감사관이 필요로하는 정보를 수집 할 수있는 충분한 시간을 가질 수 있도록 날짜가 미래에 충분히 멀리 있어야합니다. 감사관에게 감사를 수행하는 데 필요한 데이터 요약을 제공하도록 요청하십시오.

귀하가 지정한 감사인은 보험사의 직원 일 수도 있고 아닐 수도 있습니다. 일부 보험사는 자체 직원이 근무하는 내부 감사 부서를 유지 관리합니다. 다른 사람들은 감사 기능을 외부 감사 회사에 아웃소싱합니다. 보험사 또는 계약자의 직원이 감사를 수행하는지 여부는 프로세스가 동일해야합니다.

필요한 기록

감사인은 감사 대상 정책이 적용되는 기간 동안 다양한 재무 정보가 필요합니다. 제공 할 수있는 정보 유형은 다음과 같습니다.

- 회계 원장

• 세금 양식, 특히 941과 944 양식, 고용주 연방 세금 환급 (분기 별 및 연간)
• 현금 지출 기록
• 독립적으로 제공되는 서비스에 대한 지불 계약자. 감사관은 이러한 근로자가 귀하의 직원이 아닌지 확인해야합니다.
• 하도급인이 제공하는 서비스에 대한 지불
• 고용 한 각 하청 업체의 보험 증서
• W-2 및 1099 양식
• 각 근로자의 직업 설명. 작업자의 직무를 정확하게 설명하십시오.
• 사업 운영에 대한 설명
• 보험 기간에 대한 급여 기록. 감사관은 각 근로자에게 지급되는 모든 급여 원천을 확인해야합니다 (급여, 상여금 등).
• 귀하의 경험 등급 워크 시트
• 정책에 따라 적용되는 임원, 파트너, 개인 사업자 등의 급여 제한 사항
• 필요한 데이터를 수집했으면이를 구성해야합니다. 급여 기록 (예 : W-2 양식, 급여 명세서 및 초과 근무 기록)을 모두 모아서 정보에 쉽게 접근 할 수 있도록하십시오. 마찬가지로 지불 금액 및 보험 증서를 포함한 외주 업체와 관련된 모든 정보를 한 곳에 저장하십시오. 귀하의 노력은 성과를 거두어 감사를보다 쉽고 빠르게 만듭니다.

급여에는 무엇이 포함되어 있습니까?

근로자 보상 보험료는 급료를 곱한 다음 그 결과를 100으로 나누어 계산합니다. NCCI 및 대부분의 주 근로자 보상 기관은 급여를

보수 라고합니다. 이 용어는 종종 같은 의미로 사용됩니다. 둘 다 직원이 조직에 제공하는 서비스의 금전적 가치를 의미합니다. 보상에 포함 된 비용은 주마다 다소 차이가 있습니다. 그러나 일반적으로 다음과 같은 사항이 포함됩니다.

소급 급여 및 임금을 포함한 총 급여 및 임금

• 수수료. 여기에는 근로자가받는 총 수수료와 커미션에 대한 인출이 포함됩니다.
• 주식 보너스 플랜을 포함한 보너스
• 휴가, 휴가 및 병가
• 초과 근무 수당. 일부 주를 제외한 모든 국가에서 보수에는 직계 시간 요율로 계산 된 초과 근무가 포함됩니다. 예를 들어, 근로자의 정상 시간당 요율이 시간당 $ 20이라고 가정합니다. 근로자가 초과 근무 20 시간 동안 600 달러를 지급받는 경우 초과 근무 수당 $ 400 만 포함하게됩니다.
• 근로자가 사회 보장, 메디 케어 또는 연금 플랜을 위해 요구하는 근로자 급여에서 원천 징수 한 지불금
• 근로자 이외의 다른 근로자에게 지급. 예를 들면 조각 작업, 수익 공유 또는 인센티브 계획입니다.
• 근로자가 자신의 직업을 수행하기 위해 사용하는 손 도구 또는 휴대용 전동 공구에 대한 지불 또는 허용
• 직원에게 제공된 아파트 또는 주택의 임대 가치. 또한 근로자가 지불 한 기타 숙박 및 식사의 가치
• 퇴직금, 카페테리아 또는 저축 플랜에 대한 근로자의 총 임금에서 공제 된 지불금
• 보험이없는 하도급인을위한 급여 아래)
• 급여에서 제외되는 항목은 무엇입니까?

근로자 보상 보험 등급을 산정하기 위해 급여가 계산 될 때 일반적으로 제외되는 비용이 많이 있습니다.

근로자가받은 팁 및 기타 팁

• 퇴직금 (근무 시간 외)
• 고용주로부터 구매 한 제품에 대한 할인
• 상환 된 사업 비용
• 현역 군복 비용 지불
• 통일 수당
• 분류

감사인의 주요 임무 중 하나는 보험 사업을 적절하게 분류하는 것입니다. 근로자 보상 분류 시스템은 개인 종업원이 아닌

사업자 를 분류하도록 설계되었습니다. 감사인은 귀사의 운영 현황을 검토하여 정책에 명시된 기본 분류가 올바른지 판단합니다. 기본 분류는 전체 비즈니스를 가장 잘 나타내는 분류입니다. 이것은 종종 지배 분류 (가장 많은 급여를 할당 한 분류)와 동일합니다. 예를 들어, 기계 공장을 운영한다고 가정합니다. 직원 중 일부는 선반을 사용하고 다른 일부는 드릴 프레스 또는 스탬핑 기계를 사용합니다. 직원이 수행하는 구체적인 활동은 근로자마다 다를 수 있습니다.그러나, 그들은 모두 귀하의 기본 분류 Machine Shop에 적합합니다.

일부 직원은 별도의 분류가 필요한 작업을 수행 할 수 있습니다. 예를 들어, 귀하의 기계 공장은 다른 근로자와 떨어져있는 밀폐 된 사무실에서 업무를 수행하는 사무원을 고용합니다. 이 직원은 Machine Shop이 아닌 Clerical Office Employee로 분류 될 것입니다.

근로자 보상 분류 체계는 매우 복잡합니다. 감사관은 귀하가 이해하지 못하거나 귀하에게 이해가되지 않는 방식으로 귀하의 비즈니스를 재 분류 할 수 있습니다. 이 경우 감사인에게 설명을 요청하십시오. 변경 사항에 대해 여전히 혼란 스럽다면 대리인이나 중개인에게 도움을 요청하십시오.

감사관과의 만남

감사를 수행하기 위해 감사관은 귀하 또는 귀하의 회사의 신뢰할 수있는 대표자를 만날 필요가 있습니다. 이 작업을 다른 사람에게 위임 할 경우 그 사람이 :

귀사의 비즈니스를 잘 알고 있는지 확인하십시오.

• 회사 운영의 모든 단계를 이해합니다.
• 각 직원이 수행하는 작업을 알고 있습니다.
• 포함 된 분류를 포함하는 근로자 보상 정책
• 감사원의 질문에 답변 할 수 있도록 급여 데이터를 포함하여 회사의 재무 기록을 이해합니다.
• 감사원과 만날 때 귀하 또는 피지 명인은 협조해야하며 가능한 한 감사관의 질문에 답하십시오. 요청하지 않은 정보는 제공하지 마십시오.

많은 기업과 마찬가지로 귀사는 회계 및 급여 기능을 처리하기 위해 외부 회계 부기 회사를 고용 할 수도 있습니다. 귀하의 회계사가 귀하를 대신하여 감사를 받아야합니까? 대답은 '아니오'입니다. 회계 장부는 회계 감사원이 감사를 수행하는 데 필요한 재무 기록을 제공 할 수 있습니다. 그러나 감사인은 물리적 감사를 수행하기 위해 구내를 방문해야합니다.

하청 업체

많은 주에서는 보험이없는 하도급 업체를 고용하는 계약자에게 책임을 부과하는 법률을 제정합니다. 이 법률은 귀하의 비즈니스가 계약자로서의 역할을하고, 다른 사람에게 작업을 위탁 할 경우 귀하에게 적용됩니다.

예를 들어, 귀사 ABC Construction이 P & J 배관 공사라는 하청 업체를 고용하여 귀사가 개조 한 건물에서 배관 작업을 수행한다고 가정하십시오. P & J의 직원이 직장에서 부상 당하고 근로자 보상 청구를 제기하려고 시도합니다. 그러나 P & J는 근로자 보상 보험을 구입하지 않았습니다. 대부분의 주에서 부상당한 근로자는 근로자 보상 정책에 따라 혜택을받을 수 있습니다.

보험 회사는 보험에 가입하지 않은 하청 업체 직원에게 혜택을 제공하도록 법으로 규정하고 있습니다. 따라서 귀하의 감사인은 귀하의 세금 서류를 검토하고 하도급인에게 발행 된 1099 개의 서식을 찾습니다. 그 또는 그녀는 귀하가 고용 한 각 하청 업체로부터 보험 증서를 받았는지 확인합니다. 귀하가 고용 한 하청 계약자가 근로자 보상 보험에 대한 증거를 제공하지 않았다면, 감사인은 계약자의 보험 보상에 대한 추가 보험료를 청구 할 것입니다.

보험 대상 외주 업체의 요금은 외주 업체가 수행 한 업무 유형에 따라 다릅니다.예를 들어 하도급 업체가 루핑 작업을 수행 한 경우 적용 가능한 루핑 분류의 요율이 사용됩니다. 요금은 외주 작업 비용의 전부 또는 일부에 적용됩니다. 외주 업체에 지불 한 돈이 노동 전용 인 경우 전체 비용 (100으로 나눈 값)이 보험료의 기준으로 사용됩니다.

계약자 대 하청 업체

귀하의 비즈니스가 계약자가 아닌 경우 귀하가 고용하는 독립 계약자의 직원이 입은 상해에 대해 책임이 있습니까? 대답은 일반적으로 아니오입니다. 계약자는 귀하와 독립적 인 사업을 운영합니다. 따라서 계약자는 부상당한 직원에게 근로자 보상 급여를 제공 할 책임이 있습니다.

예를 들어, 소매점을 소유하고 있다고 가정합니다. 귀하는 마루 바닥 계약자 인 Fabulous Flooring을 고용하여 매장의 오래된 리놀륨 바닥을 뜯어 새 것으로 교체하십시오. 당신은 원하는 결과 (새로운 층)를 요약하고 멋진 일을합니다. 멋진 감독자가 바닥재 작업자를 감독합니다. 관리자는 작업 스케줄을 설정하고 직원이 작업을 수행하는 방법을 결정합니다. Fabulous 직원이 새 층을 설치하는 동안 부상을 당하면 Fabulous (회사가 아닌)가 근로자에게 책임을 져야합니다.

독립 계약자 직원의 부상으로 회사가 책임을 질 수있는 상황이 있습니다. 따라서 고용인이 고용 한 모든 독립 계약자가 노동자 보상 보험을 구입했다는 증거를 제시해야한다고 주장해야합니다.