회계 트랜잭션의 소스 문서

이 용지 흔적을 원본 문서라고합니다. 중소기업이 사무용품에 대한 당좌 계좌에서 수표를 쓴 경우, 예를 들어, 원본 문서는 수표 및 사무용품 영수증입니다.

원본 문서가 중요한 이유

원본 문서는 금융 거래가 발생한 증거이기 때문에 회계 및 회계 프로세스에 필수적입니다.

회사 감사를받는 경우 소스 문서는 회계 저널과 총계정 원장을 명백한 감사 추적으로 백업합니다.

사업을위한 원본 문서를 보관하는 것은 개인 세금의 세금 공제 항목 영수증을 보관하는 것과 같습니다. 세금 감사를 받으면 구매 한 증거를 제공합니다. 귀하의 비즈니스에도 동일하게 적용되지만 사업에서는 세금 공제 비용에 대해서만 영수증을 보관하지 마십시오. 모든 금융 거래에 대해 원본 문서를 보관합니다.

소스 문서가 제공하는 것

소스 문서는 트랜잭션의 기본 정보, 트랜잭션의 양, 트랜잭션의 목적, 트랜잭션의 목적, 거래 날짜.

일반적인 출처 문서의 예는 다음과 같습니다.

취소 된 수표

인보이스

• 금전 등록기 영수증
• 컴퓨터 생성 영수증
• 고객 환불 대변 메모
• 직원 시간표
• 예금 전표
• - 9 ->
• 구매 주문서

원본 서류 취급 방법

• 원본 서류는 거래 후 가능한 한 빨리 적절한 회계 일지에 기록되어야합니다. 녹음 후 모든 소스 문서는 필요한 경우 언제든지 검색 할 수있는 일종의 시스템에 보관해야합니다.

어떤 경우에는 해당 원본 문서가 귀하의 통제하에 있음을 결정할 수 있도록 양육권 체인을 제공하는 것이 중요 할 수도 있습니다.

원본 문서와 사본

대부분의 경우 원본 문서의 사본은 법적으로 허용됩니다. 예를 들어, 국세청 (Internal Revenue Service)은 1997 년부터 영수증 사본을 수락했으며, 읽을 수있는 한 원본에있는 모든 정보를 포함하고 있으며 스캔 프로세스의 한계 내에서 해당 정보를 실물.

구입 한 물건과 지불 한 가격을 명시했지만 공급자 이름없이 스캔 한 영수증은 자격이 없습니다. 원본 영수증의 모든 정보를 제시했지만 Word 또는 Excel 형식으로 다시 입력 한 문서는 또한 자격이 없습니다.

IRS 표준 (완전하고 읽기 쉽고 정확한 원본 복제물)은 많은 기업 및 정부 기관에서 사용되는 표준과 동일합니다.그러나 다른 기관들은 이러한 일반적인 요구 사항을 추가합니다. 예를 들어, 워싱턴 대학 (University of Washington)은 최소한 300 dpi (dots per inch)의 밀도로 스캔 한 원본 문서 복사본을 PDF 또는 TIFF 형식으로 제공 할 수 있습니다. 그것은 JPEG 사진 복사를 허용하지 않습니다.

보관을 용이하게하기 위해 회계 또는 법률 문서를 스캔하려는 경우 관련 기관에 문의하여 사용하려는 형식으로 문서를 수락 할 것인지 확인하십시오.