회계 소프트웨어 구매 전 고려해야 할 사항

회계 소프트웨어는 수익, 비용, 고객 정보 및 기타 재무 데이터를 추적하기 위해 모든 소규모 비즈니스를위한 필수 요소입니다. 또한 대부분의 회계 소프트웨어 프로그램과 함께 제공되는시기 적절한 보고서 및 예산 분석 도구를 사용하면 비즈니스 소유자가 물러서서 회사 재정에 대한 전반적인 이해를 가질 수 있으므로 의사 결정을위한 훌륭한 도구입니다. 그러나 프로그램 및 소프트웨어 브랜드의 바다에서 중소기업에 적합한 회계 소프트웨어를 어떻게 선택합니까?

회계 소프트웨어를 구입하기 전에 고려해야 할 사항

회계 소프트웨어는 중소기업에게 중요하기 때문에 특정 유형의 재무 관리를 구매하기 전에 조사를하는 것이 중요합니다 또는 회계 소프트웨어. 귀사의 요구 사항을 면밀히 검토하여 필요한 일상적인 기능 요구 사항을 파악할 수 있습니다. 다음은 회계 소프트웨어를 구입하기 전에 수행해야 할 몇 가지 사항입니다.

1. 요구 분석

특정 회계 프로그램을 결정하기 전에 프로그램에서 필요로하는 기능, 기능 및 보고서를 평가하기 위해 요구 분석을 수행해야합니다. 귀하의 비즈니스에 중요한 회계 거래에 대해 생각해 볼 수 있도록하여 효율적으로 처리 할 수있는 프로그램을 선택할 수 있도록하십시오. 생성해야하는 보고서, 필요한 컨트롤 또는 타사 응용 프로그램과의 통합이 나열되어야합니다.

분석의 필요성은 선택 과정을 시작하는 기초가됩니다. 2. 회계 소프트웨어 리뷰 읽기

제품에 대한 다른 고객 리뷰를 읽으면 구매하는 제품에 대한 더 나은 아이디어를 얻을 수 있습니다. Amazon과 같은 많은 소비자 웹 사이트에는 사용 편의성,보고, 지원, 운영 체제 호환성 및 가격에 대해 논의하는 수많은 리뷰가 있습니다. 3. 필요한 것을 찾는다

대부분의 중소기업은 QuickBooks와 같은 중소기업 회계 소프트웨어를 바로 사용할 수 있습니다. 대부분의 공급 업체는보고 기능 및 템플릿을 설정하여 필요한 거의 모든 보고서를 쉽게 만들 수 있습니다. 그러나 비영리 회계 소프트웨어, 건설 회계 소프트웨어 또는 POS (point-of-sale) 회계 소프트웨어와 같이 업계 고유의 회계 및보고 요구 사항을 충족시키는 산업별 소프트웨어가 필요합니다. 4. 편리한 사용 고려

귀하 또는 귀하의 직원은 구입 한 회계 소프트웨어를 사용하는 법을 배워야합니다. 당신은 수년간 직원 회전율을 갖게 될 것입니다. 따라서 사용자의 요구 사항을 충족시킬뿐 아니라 소프트웨어 사용 방법에 대해 직원 교육에 투입 할 수있는 시간과 리소스가 있으면 쉽게 배울 수있는 회계 소프트웨어 패키지를 선택하는 것이 좋습니다.매출액이있을 때 직원을 프로그램에 배치하고 실행할 수있는 리소스가 거의 없다면 QuickBooks 또는 Peachtree와 같은 간단하고 사용하기 쉬운 회계 소프트웨어 프로그램을 선택하는 것이 중소기업을위한 길일 수 있습니다. 시장에서 더 나은 회계 소프트웨어 프로그램이있을 수 있지만 직원이 제대로 사용하는 방법을 모르는 경우 중소기업은 이러한 프로그램의 이점을 볼 수 없습니다. 5. 지원에 대해 생각해보십시오.

제품 사용에 도움이 필요한 지원 유형을 결정해야합니다. 대부분의 공급 업체는 이메일, 전화 및 온라인 지원과 같은 전체 도움말 옵션을 제공합니다. 일부 공급 업체는 프로그램을 구입하면 무료 지원을 제공하고 대부분은 회계 소프트웨어 프로그램 외에도 구입할 수있는 기술 지원 계획을 제공합니다. 사용자가 선택한 소프트웨어 공급 업체가 제공하는 고객 지원과 관련된 다른 사용자의 경험에 대한 포럼을 모두 읽어야합니다. 왜냐하면 모두가 동등하게 만들어지지 않았기 때문입니다. 특정 회계 소프트웨어 공급 업체는 적절한 지원을 제공하지만 다른 업체는 그렇지 않습니다. 6. 확장 성 고려

단기적 / 중간적으로 귀하의 비즈니스가 얼마나 성장할 것으로 기대하십니까? 비즈니스 성장에 대한 예측을 한 후에는 회계 소프트웨어 프로그램이 얼마나 확장 성이 필요한지를보고 싶을 것입니다.

랩톱 및 데스크톱 또는 모바일 장치에서도 회계 소프트웨어를 사용해야합니까? 네트워크에서 실행할 수있는 회계 소프트웨어가 필요합니까? 회계 소프트웨어에 사용자를 추가하는 것이 얼마나 비쌉니까? 이러한 질문을 고려해 볼 수 있습니다. 소규모 비즈니스가 네트워크에서 실행되는 경우 IT 전문가에게 문의하여 선택한 회계 소프트웨어가 하드웨어와 호환되는지 확인하는 것이 좋습니다. IT 전문가는 하드웨어 / 소프트웨어 사양을 충족 할 수 있어야하며 비즈니스 운영을 향상시키는 다른 네트워킹 제안도해야합니다.

7. 문서 관리가 필요합니까?

일부 중소기업은 종이가없는 환경에서 운영되기를 원하지만 일부는 소규모 기업이되는 것이 더 편합니다. 어떤 프로세스를 선택하든 소프트웨어가 사용자의 요구를 충족 시키도록 설계되었는지 확인해야합니다. 예를 들어, 종이없는 사무실이 필요하다면 회계 소프트웨어의 문서 관리 기능을 확인해야합니다. 또는 타사 문서 관리 도구를 구입하여 문서 관리 시스템과 통합되는 회계 소프트웨어 프로그램이 있는지 확인하여 비즈니스의 워크 플로 프로세스를 능률화 할 수 있습니다. 8. 워크 플로 관리를 사용할 수 있습니까?

종이없는 사무실 환경에서 운영하기로 선택한 경우 워크 플로우 프로세스가 내장 된 회계 소프트웨어 프로그램을 선택하거나 비즈니스 프로세스를 충족 할 수 있도록 회계 소프트웨어 프로그램을 선택해야합니다. 검토 및 승인을 위해 사무실에 물리적으로 종이 사본을 두지 않으므로 시간표, 공급 업체 또는 수표 승인과 같은 간단하고 복잡한 작업에 대한 승인 프로세스를 설계 할 수 있어야합니다.9. 데이터 보안 요구 고려

개인 정보, 직원의 개인 정보 및 고객의 정보가 보호되는지 확인해야하기 때문에 회계 데이터 보안은 항상 중요합니다. 그러나 HIPPA와 같은 추가 규정 준수 요구 사항이있는 의료 서비스와 같은 산업에서 일할 수 있습니다. 이러한 위반에 대한 처벌은 비즈니스에 장애가되어 어떤 경우에는 $ 500, 000에 이릅니다. 필요한 보안 수준이 무엇이든간에 설계가 회계 소프트웨어 프로그램에 내장되어 있는지 확인하거나 이러한 요구를 충족시키기 위해 필요한 보안 기능을 IT 계획에 도입 할 수 있습니다.