이벤트 플래닝 정보 흐름 관리

동일한 페이지에 여러 그룹을 유지하는 것이 이벤트 플래너가 매일 직면하게되는 가장 큰 도전 중 하나입니다. 이벤트에 참여하는 모든 사람들이 커뮤니케이션을위한 정의 된 경로가 없으면 성공하기를 원하지만 항상 세부 사항이 균열을 빠질 기회가 있습니다. 처음부터 정보 흐름도를 수립함으로써 실수를 방지 할 수 있습니다. 모든 방향을 동일하게 유지하려면 아래 지침을 따르십시오.

대부분의 행사는 여러 부서 간 공동 노력이지만 하루가 끝날 때 전체 작품을 감독 할 지도자가 한 명 있어야합니다. 팀의 각자는 자신의 전문 분야에 중점을두고 경계의 중요성을 이해해야합니다. 프로젝트 초기부터 리드 플래너로 확인하십시오. 정보 흐름의 중요성을 동료에게 설명하고 프로토콜을 무시할 때 어떤 일이 발생하는지 설명하십시오. 아무도 문제를 제기 할 책임이 없으므로 첫날 내부 대화 규칙을 설명하십시오.

위원회 구성

여기서 목표는 어떤 방식 으로든 책임이 교차하는 근로자를 짝 지어주는 것입니다. 예를 들어, 마케팅 부서는 시청각 팀과 동일한위원회에 있어야 모든 그래픽과 로고가 올바르게 표시됩니다. 자연스럽게 함께 작업해야하는 팀을 만들면 혼란에 빠지기 쉬운 많은 중복 전자 메일이 제거됩니다.

각위원회의 담당자 중 한 명을 선택하여 최근 발전 상황을보고합니다.

마감일

사전에 마감 기한을 게시하면 관련된 모든 사람의 스트레스 수준을 줄일 수 있습니다. 마감일의 가치를 높이려면 각위원회의 업무가 모든 것을 함께 사용하는 방법을 보여주는 순서도를 작성하십시오.

직원들은 일반적으로 다른 부서가 응답을 기다리고있을 때 더 잘 응답합니다. 이 정보를 공유하면 프로세스가 투명하게 유지되고 부정적인 조치없이 책임을 강조 할 수 있습니다.

임원 정보 제공

당신이 할 수있는 가장 큰 실수 중 하나는 임원 지도자에게 아이디어를 제시 할 준비가 될 때까지 뒷 배경에서 일하는 것입니다. 드물게, 언젠가는, 당신은 그들의 사무실로 들어가고 당신의 사건의 어떤면을 바꿀 필요없이 떠날 것입니다. 계획 과정에서 규칙적인 간격으로 사전 대처하여 이러한 좌절감을 덜어줍니다. 끝날 때 돌아서는 것과 달리 프로젝트 중간에서 변경하는 것이 훨씬 쉽습니다.

공급 업체에 문의

발생할 수있는 또 다른 결백 한 실수는 공급 업체와의 2 차 통신입니다.그것은 동료가 당신이 알지 못하는 계획 세부 사항을 공유하기 위해 벤더에 직접 접촉하는 이니셔티브를 취할 때 발생합니다. 이러한 측면 대화의 결과는 이벤트가 어떻게 이루어 지는지에 큰 영향을 줄 수 있습니다. 이를 예방하는 유일한 방법은 공급 업체가 다른 직원의 명령을받지 못하도록 제한하는 것입니다. 처음에는 심하게 들리 겠지만, 모든 정보가 당신을 통해 흐르고 있음을 알면 훨씬 더 쉽게 잠을 자게됩니다.

사전 업데이트

이벤트의 수석 플래너가 되려면받는만큼 많은 정보를 공유해야합니다. 행사의 세부 사항을 설명하는 마스터 계획서를 보관하고 모든위원회 위원들에게 주간 업데이트를 보내십시오. 커뮤니케이션을 짧고 중요한 시점에 두십시오. 주간 이메일 업데이트에서 모든 사람이 메모를 읽도록하고 싶지만 끊임없이 혼잡하면 주의력을 잃어 버리게됩니다.

이벤트의 정보 흐름을 관리하려면 부서간 커뮤니케이션과 동일한 절차가 필요합니다. 모든 사람들이 그들의 책임을 인식하게하고 관련된 모든 관계자와 중요한 업데이트를 공유하십시오. 중요한 차이점은 당신이 프로젝트의 CEO라는 것입니다. 귀하의 역할은 들어오는 모든 세부 사항을 관리하고이를 각 부서의 요구를 충족시키는 공유 비전으로 변환하는 것입니다.

성공의 토대는 모든 정보가 같은 방향으로 흐르고 있는지 확인하는 것입니다.