이벤트 계획 체크리스트가 필요한 이유

방금 이벤트 계획 사업을 시작하든, 노련한 이벤트 플래너이든 상관없이, 이벤트 계획 체크리스트에 익숙하거나 이벤트 계획 과정에서 언급 한 내용을 최소한 들었거나 업계 모임. 그 이유가 있습니다. 이벤트 플래닝 체크리스트는 플래너의 가장 친한 친구로, 이벤트를 성공적으로 관리 할 수있는 귀중한 도구입니다.

참고 : 이벤트 계획 체크리스트는 워크 북 일정 또는 중요 경로라고도합니다.

이벤트 기획은 모두 계획에 관한 것입니다. 그것이 잘 계획되고 실행되지 않는다면 가장 창의적인 이벤트 아이디어조차도 실패 할 것입니다. 여기에 이벤트 점검표가 들어 있습니다. 성공적인 이벤트를 계획 할 때 무수히 많은 책임과 여러 가지 세부 사항을 다루기 위해 계획대로 또는 일정에 맞추기위한 가이드입니다. 여러 이벤트를 관리 할 때 특히 유용합니다. 하나의 작은 과제를 잊어 버리거나 하나의 기한을 넘기면 도미노 효과가 발생할 수 있습니다. 겉으로보기에는 관계가없는 다른 측면이 하나씩 붕괴되기 시작할 수 있습니다.

귀하의 기억력, 스티커 메모 또는 낙서에 의존하지 말고 귀하의 이벤트 계획 사업을 원활하게 운영하십시오. 효과적인 이벤트 계획 체크리스트를 작성하는 방법을 배우면 곧 새로운 가장 친한 친구가 될 것입니다.

시작하기 전에

시작하기 전에 계획에서 벗어나 계획 한 일정에 집중하십시오.

다음으로, 마음을 깨끗이합니다. 진지하게. 전화 나 이메일에 응답 할 필요가 없습니다. 중단되거나 산만 함없이 처음부터 끝까지이 이벤트를 구상해야하므로 완료해야하는 모든 작업을 효과적으로 계획 할 수 있습니다.

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준비하기

계획중인 이벤트에 대해 생각하고 확인 된 모든 세부 사항 (고객 이름 및 연락처 정보, 행사 날짜, 장소, 참석자 수 등)을 기록하십시오.

캘린더를 꺼내고이 캘린더의 이벤트 날짜를 굵은 글씨로 표시하십시오. 이 이벤트의 일부인 다른 관련 자료 - 장소 사진, 연락 할 연회 주숙자 목록 -을 모으십시오.

뒤로 이동

이벤트 계획 체크리스트를 작성하는 방법은 뒤로 작업하는 것입니다.

손님들은 한 번에 모든 일이 일어나는 하루 또는 며칠간의 모임으로 이벤트를 경험합니다. 무대에 등장하고 아름답게 실행되는 라이브 공연과 같습니다. 이벤트 기획자는 사건을 일련의 작은 이벤트로보고 최종 이벤트에서 최고점에 달하는 퍼즐 조각을 만듭니다. 그래서 플래너로서 우리는 처음부터 시작합니다. 실제 사건이 일어나기 몇 주 또는 몇 달 전입니다.

시작시 시작

이벤트 계획 체크리스트 작성 장소를 결정할 때 이벤트에 대한 견고한 토대를 마련하는 것에 대해 생각해보십시오.색 구성표를 선택하고 꽃을 주문하기 전에 기본 사항을 다뤄야합니다. 계약서 체결부터 방의 협상에 이르기까지 규모에 상관없이 모든 것이 체크리스트에 기록되어야합니다. 열쇠는 이벤트 날짜에 더 가깝게 발생하는 수행 할 항목에 대한 일정에 더 많은 시간을 허용하기 위해 사전에 완료 할 수있는 모든 작업을 먼저 처리하는 것입니다.

이벤트 플래너 체크리스트에 포함시킬 항목의 예 :

계약서 작성 (고객, 장소, 판매 업체 등).
장소와 날짜 및 시간 확인
엔터테인먼트 대여 (밴드, 화자 등)
안전한 호텔 블록
우편 초대장
메뉴 선택
직원 대기
확인 번호 손님
현장을 관람
회의실 설정 확인

추가 시간 허용

이벤트 체크리스트의 모든 항목에 추가 시간을 추가하십시오. 실제로 초대장을 우편으로 보내는 날짜가 3 월 15 일이면 1 주일 전에 3 월 8 일 우편 발송할 수 있도록 귀하의 목록에 항목을 넣으십시오. 초대장을 가지고 뭔가 잘못 될 경우 또는 다른 이유로 예정보다 늦은 경우 시간이 좀 남습니다.

체크리스트에 미리 알림 포함

체크리스트에 "출장 요리사와 간판 계약"을 작성한 다음 완료되면 확인란을 선택하는 것으로는 충분하지 않습니다.

연회 주선 담당자가 계약서 사본을 받았는지 확인하고 서명 한 사본을 귀하에게 돌려 주어야합니다. 따라서 체크리스트에 추가하는 모든 큰 항목에 알림을 포함하십시오. 예를 들어, "연회 주선 담당자에게 문의하십시오. "또 다른, 나중에"출장 요리사로부터 서명 한 계약서 "라는 알림을 추가하십시오. 과제를 해결하고 그것이 실제로 당신의 편에서만 완료되었을 때 그것이 끝났다고 생각하는 것은 드문 일이 아닙니다.