7 신속한 생산성 향상을위한 전자 메일 관리 팁

우리는 종종 지나치게 계획된 무리이며, 우리 중 대부분은 약간의 시간 또는 적어도 우리가 가진 시간의보다 생산적인 사용으로부터 이익을 얻을 수 있습니다.

시간 관리와 관련하여 시간을보다 생산적으로 사용하는 방법을 찾는 것은 종종 어려운 일입니다. 시작하기 좋은 곳은 이메일 관리입니다. 이것은 많은 중소기업 소유자를위한 타임 킬러 목록을 차지하는 영역 중 하나입니다.

이메일은 지속적인 의사 소통 방식이며 수신 흐름을 완벽하게 제어 할 수 없으므로 수신율, 구성, 회신 및 생산성 향상을 위해 생산성을 향상시켜야합니다. 이메일에 대해 생각해보십시오. 아래 팁은 생산성을 높이는 대신 생산성을 지원하는 방식으로 이메일을 관리하기위한 시스템을 만드는 데 도움이됩니다.

1. 알림을 사용 중지합니다.

이메일은 밤낮으로 항상 들어오는 경향이 있으므로 들어오는 메시지의 흐름이 하루 종일 어떻게 조절되는지가 중요합니다. 컴퓨터와 스마트 폰에서 새 메시지 알림 기능을 끄고 일정을 방해하거나 일정을 방해하지 않도록하고 편리 할 때 메일을 확인하십시오. 2. 받은 편지함을 사용하는 방법을 결정하십시오.

이메일받은 편지함을 관리 할 때는 여러 가지 철학이 있습니다. 받은 편지함을 캐치 올 (catchall)로 사용하거나, 우선 순위가 높은 메시지로만 제한하거나, 작업 목록으로 만들 수 있습니다.

핵심은받은 편지함에 대한 하나의 목적을 선택하고이를 사용하는 것입니다. 3. 이메일 화이트리스트 및 블랙리스트를 작성하십시오.

대부분의 이메일 클라이언트 및 이메일 제공 업체는 사용자가 스팸 주소를 차단하거나 차단하는 동안 안전한 주소 목록을 작성하여 메시지가 통과하도록합니다. 수신 이메일을 깨끗하게 유지하려면 자주 이러한 목록을 업데이트하는 데 시간을 투자하십시오. 4. 타이머 및 배치 프로세스를 설정하십시오.

일부 중소기업 소유자는 당일 이메일로만 시간을 보낼 수 있습니다. 이 방법이 효과가있는 경우 특정 시간 동안 메시지에 응답하고 작업 항목을 작업 목록으로 이동하고 정크를 삭제하고 다음에주의가 필요한 사항을 한눈에 파악할 수 있습니다. 5. 규칙을 사용하여 프로세스를 자동화하십시오.

전자 메일 관리 프로세스를 간소화하려면 전자 메일 클라이언트에서 메시지를 정렬, 플래그 지정, 이동 및 구성하는 규칙을 사용하십시오. 전자 메일을 사용하는 방식을 지원하는 규칙을 만드는 데는 시간이 걸릴 수 있지만 일단 전자 메일을 작성하게되면 전자 메일 처리 시간의 상당 부분을 줄일 수 있습니다. 6. 스마트 폰에서 출발하십시오.

많은 중소기업 소유자는 스마트 폰을 사용하므로 사무실 밖에있을 때도 연락을 취하거나 직장에있을 수 있습니다.모바일 장치에서 이메일을 자주 확인하는 경우 이동 중에도 메시지를 읽고 처리 할 수있어 상당한 시간을 절약 할 수 있습니다. 저장하지 않아도되는 쓰레기와 메시지를 삭제하는 습관을 만들었더라도 사무실로 돌아올 때 간소화 된받은 편지함을 사용하면 도움이됩니다.

7. 그것을 읽지 않으면 구독을 취소하십시오!

이메일 뉴스 레터 및 기타 이메일 마케팅 메시지는 관심있는 고객, 동료, 파트너 및 기타 비즈니스와 긴밀한 관계를 유지하는 가장 좋은 방법 일 수 있지만 이러한 메시지는 빠르게 쌓일 수 있습니다.

몇 가지 문제로 반복되는 특정 메일을 읽지 않은 경우 구독을 중단하십시오. 전자 메일 뉴스 레터 및 기타 자동화 된 메시지를 정기적으로 읽는 메시지로만 제한하면받은 편지함의 대량을 줄일 수 있습니다.

중소 기업에서 생산성을 높이는 데 도움이되는 도구를 더 보려면 101 개의 생산성 앱 목록을 탐색하십시오.