부동산 중개인 및 대리인 이메일 절차

나 같은 사람이라면 전자 메일받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하고 깨끗하게 유지하려고합니다. 또는 항상 불룩한받은 편지함으로 상대방에있을 수 있습니다. 오늘날 비즈니스 세계에서 이메일의 중요성과 과거에 이메일을 생성하는 방법에 대해 알아야합니다.

정부는 이메일 규칙을 가지고 있습니다. :

연방 법원의 소송에서 전자 메일은 재판 전 발견 과정에서 전달 될 수 있고있을 가능성이 있습니다.

부동산 중개인의 활동 중 상당수가 EPA 및 공정 주택과 같은 연방 규칙에 의해 어느 정도 관리되므로 연방 법원 소송으로 끝날 수 있다는 사실을 무시할 수 없습니다 전자 메일 레코드를 생성해야합니다.

"가상 분쇄기"가되지 마십시오!

귀하 또는 귀하의 대리인이 거래와 관련된 전자 메일을 의도적으로 삭제했을 수 있다고 의심되는 연방 판사에게 직면하는 것은 매우 불편한 상황입니다.

"내 백업 시스템이 파일을 덮어 썼다"는 변명이 당신을 멀게 할 것이라고 생각하지 마십시오. 대부분의 백업 시스템의 본질은 설정 기간 또는 일정 수의 백업 후에 가장 오래된 데이터를 최종적으로 지우는 것입니다.

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서면 방침이 필요합니다 :

거래와 관련된 이메일을 제출하는 절차를 명확히 설명한 서면 이메일 보존 정책을 개발하여 중개 회사를 보호하십시오. 수신 및 발신되는 모든 전자 메일을 포함하도록 지정하십시오.

절차 설명서와이 유형의 모든 문서에서와 같이, 모든 신규 요원에게이 전자 메일 절차를 읽고 이해했으며 준수 할 것이라는 서명을하십시오. 이 절차를 반복하고 요구 사항을 충족시키는 방법을 안내하는 회의를 정기적으로 문서화하십시오.

인쇄물이 좋음 - 디지털이 더 우수합니다 :

각 전자 우편을 인쇄하고 트랜잭션 파일에 배치하도록 지정할 수 있습니다. 종교적으로 행해진 경우, 최악의 경우는 법원에 제출할 수 있도록 수백 페이지를 복사해야합니다.

더 나은 접근법은 전자 메일을 외장 하드 드라이브, CD 또는 DVD에 상관없이 일부 디지털 형식으로 보관하는 것입니다. CD 및 DVD의 비용이 저렴하기 때문에 파일을 전송하고 디스크를 트랜잭션 파일에 저장하는 것이 좋습니다.

부수적 인 이점은 고객이 HUD 문의 사본을 원한다는 것입니다. 디스크를 넣고 이메일로 보내기 만하면됩니다.

보관 용 전자 메일 :

아웃룩이 지배적 인 전자 메일 솔루션이지만 Eudora를 사용하는 에이전트, 무료 온라인 시스템 등이 있습니다. 다양한 수준의 지식과 이러한 모든 시스템을 사용하여 전자 메일을 장기간 복구 가능한 형식 및 위치로 가져 오는 데는 몇 가지 계획이 필요합니다.한 가지 방법은 모든 거래 전자 메일을 거래 전자 메일 주소로 전달하거나 복사하는 것입니다. SmithToJones @ YourDomain. co.kr에서 상담원은 수신 및 "참조 / 숨은 참조"발신 전자 메일을 해당 트랜잭션 주소로 전달할 수 있습니다. 이제 그들은 브로커리지가 적절한 아카이빙 조치를 취할 수있는 한 위치에 있습니다.

부동산 전자 메일의 디지털 파일 형식은 중요합니다.

읽을 수없는 형식의 전자 메일 CD로 법원에 나타나지 마십시오. 소프트웨어 변경 사항과 운영 체제가 자주 바뀌면 나중에 받아 들여야 할 널리 받아 들여지는 형식으로 이메일을 보관하십시오.

지금까지 가장 널리 채택 된 형식은 Adobe Acrobat입니다. pdf ( "휴대용 문서 형식"의 약자). Adobe의 새 버전은 항상 이전 버전의 파일을 읽을 수 있으므로 나중에 쓸모없는 아카이브로 남겨서는 안됩니다.

저는 사업용 Gmail을 사용하고 Evernote와 PDF 파일을 결합합니다. 계약 종료 후 모든 거래 이메일을 하나의 문서에 보관합니다.

그 밖의 모든 것을 올바르게 수행하고 귀하의 비즈니스를 잃는 방법 :

대리인이있는 부동산 중개인 및 회사 소유주로서 우리는 그들이 어떻게 활동하는지에 대한 책임이 있습니다.

우리가 가장 우수하고 세심한 에이전트 만 선택하는 것은 정말로 중요하지 않습니다. 누구나 실수를합니다. 중개가 거래와 관련된 전자 메일을 생성 할 수 없기 때문에 실수로 큰 벌금이나 비즈니스 비용을 들여서는 안됩니다. 이메일 아카이브를 다루는 방법과 절차는 비용이 많이 들지 않으며 중요한 기능을 제어하는 데 필요한 절차를 개발하고 관리하는 데 많은 노력을 기울이지 않습니다.