중소기업이 종이없는 종이를 사용해야합니까?

점점 더 많은 중소기업들이 종이를 사용하지 않고 있습니다. 새롭고 변화하는 기술로 인해 넘쳐 흐르는 파일 캐비닛을 체계적인 디지털 형식으로 변환하는 데 필요한 도구가 제공되었습니다. 그러나 이것이 종이없는 일은하기 쉽지 않다는 것을 의미하지 않으며 모든 소규모 비즈니스를위한 올바른 결정입니다.

종이없는 사무실의 장단점을 살펴보고 종이없는 일이 소규모 비즈니스를위한 현명한 결정인지 여부를 결정하는 데 도움을줍니다.

종이없는 사무소의 장점

1. 환경 친화적 인 - Daily Green 에 따르면 종이가 매립 쓰레기의 25 %를 차지하고 미국이 사무용 종이 사용량을 단 10 % 줄이면 배출량을 1.6으로 줄인다. 백만 톤의 온실 가스. 그것은 단지 종이 용이며 잉크 카트리지의 생산과 폐기 및 프린터가 사용하는 에너지를 고려하지 않았습니다. 종이없는 일은 환경을 고려한 결정입니다.

2. 비용 효율적 - 환경을 위해 종이없는 사무실의 이점이있는 것처럼 중소기업 예산에도 이점이 있습니다. 종이 한 통을 지원하는 종이, 잉크, 우표 및 기타 소모품에 대해 매월 지출하는 금액을 생각하십시오. 그런 다음 모든 물리적 공급품과 실제 문서를 보관하는 데 필요한 공간을 고려하십시오. 그것은 꽤 비쌀 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 서류 작업을하지 않으면 중소기업에 막대한 비용 절감 효과를 가져올 수 있습니다.

3. 쉬운 액세스 - 종이가 필요 없으므로 모든 중요 문서가 디지털화됩니다. 클라우드에 백업하거나 원격 데스크톱 응용 프로그램을 통해 액세스 할 수 있으므로 모바일 사무실이나 그 밖의 모든 곳에서 작업하고 생산성을 유지할 수 있습니다. 4. 파일 구성

- 당신이 찾고있는 것을 찾기 위해 혼란스러워하는 파일 캐비닛이나 종이 더미를 섞어서 시간 낭비했다면 관리하기가 얼마나 복잡한 종이 문서인지 알 수 있습니다. 종이없는 사무실을 만들면 정리, 검색 및 시간이 지나면 조정할 수있는 디지털 파일 시스템을 만들 수 있습니다. 이것은 한 번 검색을 수행하는 것처럼 문서를 찾는 고통스러운 과정이었습니다.

종이없는 사무소의 단점

1. 시스템 장애

- 디지털 접근은 빠르지 만 빠른 손실을 의미합니다. 시스템 충돌시 컴퓨터에 로컬로 저장된 모든 비즈니스 문서에 어떤 일이 발생하는지 고려하십시오. 너는 모든 것을 잃을 수있다. 모든 소규모 기업, 특히 종이없는 업체는 데이터를 백업하고 외부 사이트를 보호하는 시스템을 갖추는 것이 중요합니다. 2. 보안 - 파일 캐비닛이나 사무실 문을 잠그면 디지털 파일을 보호 할 수 없으므로 서류 및 민감한 정보의 보안은 서류가없는 사무실에서 심각한 문제가됩니다.솔루션에는 암호화, 로컬 서버 및 제한된 액세스가 포함되며, 모두 비용과 이점이 있습니다. 또한 일부 비즈니스의 성격과 일상적으로 처리되는 자료의 민감성 (회계 담당자를 생각하십시오)은 단순히 종이없는 일에 스스로를 기울이지 않는 것이 중요합니다. 3. 프로세스 재검토

- 종이없는 사무실로 전환하는 과정에는 현재의 모든 운영 프로세스를 검토하고 적절한 대안을 찾는 작업이 포함됩니다. 예를 들어 전자 서명 서비스, 온라인 인보이스 발행 및 지불 서비스 및 물리적 문서의 필요성을 대체하는 기타 응용 프로그램을 사용해야 할 수 있습니다. 모든 직원은 새로운 시스템이 갖추어지면 교육을 받아야합니다. 4. 시간 집약적

- 종이없는 일은 밤샘 과정이 아닙니다. 고려해야 할 요소가 많이 있습니다. 페이퍼 세계를 떠나는 모든 함의를 고려하는 데 시간이 걸리며, 페이퍼없이 지원되는 작업의 모든 변경 사항을 구현하는 데 오랜 시간이 걸립니다. 종이없는 결정은 비즈니스에 따라 다르며 모든 회사에 적합한 보편적 인 결정이 아닙니다. 종이를 사용하지 않기로 결정을 내리는 데 가장 중요한 부분은 연구를 통해 이익이 도전보다 중요한지 여부를 결정할 수 있습니다.

그런 다음 종이없는 혜택을 누릴뿐만 아니라 동시에 생산성을 향상시키는 데 도움이되는 체계적인 프로세스를 만듭니다.