모두가 느끼게하는 프로젝트 회의를위한 5 가지 팁

미팅은 매우 치명적일 수 있습니다. 동료와 함께 체크인하고, 목표를 설정하고, 작업 목록을 요약하고 일을 완수 할 수있는 좋은 방법 일 수 있지만 제대로 수행되지 않으면 시간 낭비 일 수 있습니다.

시간을 낭비하거나 동료의 시간을 낭비하지 마십시오. 무의미하거나 비효율적 인 회의로 하루의 공간 만 차지하십시오. 모든 사람들이 기분이 나아질 훌륭한 프로젝트 미팅을 위해이 5 가지 팁을 따르십시오.

1. 목적 정의

회의를 발표하기 전에 취해야 할 첫 번째 단계는 처음에 회의를 갖고 싶은 이유를 결정하는 것입니다. 정기적 인 모임을 갖지 마십시오. 모든 회의에는 명확한 목적이 있어야하며, 그 목적은 미리 결정해야합니다.

예를 들어, 회의의 목적은 복잡하거나 중요한 정보를 팀 구성원들과 빠르고 효율적으로 공유하거나, 현재 또는 미래의 프로젝트에 대한 잠재적 인 옵션을 브레인 스토밍하거나, 공동 작업을 할 수 있습니다 팀으로서의 의사 결정, 또는 모든 사람들이 어떻게하고 있는지 그리고 모두가 다음에해야 할 일이 무엇인지 신속하게 확인하기 위해서입니다.

회의가 명확하고 명확한 목적으로 시작되면 훨씬 더 빨리 끝날뿐만 아니라 더 많은 일을 처리하게됩니다.

2. 사전에 일정 작성 및 배포

회의가 무엇인지 알았 으면 모든 사람이 잘 알게하는 것이 중요합니다.

가장 좋은 방법은 미리 일정을 작성하여 배포하는 것입니다. 이렇게하면 중요한 정보와 질문을 미리 수집 할 수 있으며 모든 사람들이 주제에 대해 토론하고 이에 대한 준비를 할 수 있습니다.

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시간을 절약하고 모든 사람을 다시 일하게하기 위해 한 사람이 다른 사람의 말을 경청하는 동안 유혹을 불러 일으킬 수 있습니다.

이 충동에 저항하십시오. 대신, 모든 사람에게 원하는 것을 이야기하거나 이야기 할 기회를 제공하십시오. 이렇게하면 모든 사람의 염려와 반대 사항을 해결할 수 있으며 이전에는 고려하지 않았던 추가 아이디어를 제공 할 수도 있습니다. 4. 신속하게 분 기록 작성

회의에 의사 결정이 포함되거나 5 분 이상 지속될 경우 프로젝트 팀의 누군가가 수 분이 걸릴 수 있도록해야합니다. 귀하의 프로젝트 코디네이터가이를 수행 할 수 있습니다. 이 회의록은 회의를 놓친 사람들을 따라 잡을 수있을뿐만 아니라 회의에 참석 한 사람들을 위해 결정된 중요한 결정 사항과 조치 단계를 알리는 역할을합니다. 가능한 한 빨리 사용 가능하게하십시오.

추억은 힘들 수 있습니다. 자신이나 동료에게 결정이나 계획에 대해 의견을 달리 할 기회를주지 마십시오.귀하의 회의 주제가 회의를 개최하기에 충분히 중요하다면, 서면으로 입수하는 것이 중요합니다. 5. 필요하지 않은 경우 취소

예정된 미팅을 취소하면 동료가 편안함을 느끼거나 악화 될 수 있습니다. 예를 들어 동료가 업무에 어려움을 겪고 있고 하루에 1 시간 더 즐기는 경우 모임을 취소하는 것이 큰 도움이됩니다.

예정된 회의로 인해 다른 중요한 약속을 놓치고 나서 취소 한 경우, 가중 된 경우 놀라지 마십시오.

회의를 계획했기 때문에 회의를 개최해야한다고 생각하지 마십시오. 회의가 더 이상 필요하지 않은 경우 정보는 다른 방법으로 얻을 수 있거나 비상 사태가 발생하면 취소해야합니다. 가능한 한 빨리 취소하고, 일어나는 일과 이유에 대해 사람들에게 알려주도록하십시오. 이렇게하면 모든 사람이 자신의 시간을 가능한 효율적이고 효율적으로 사용할 수 있습니다.

전문적인 프로젝트 매니저로서 모든 작업이 회의를 포함하여 가능한 효율적이고 효율적으로 수행되도록하는 것이 귀하의 임무입니다. 이 다섯 가지 팁을 사용하면 회의가 낭비가 아닌 자산이됩니다.