직원 기록 고용주가

고용주로서 어떤 직원 기록을 유지해야하는지 알고 싶습니까? 고용주는 각 직원에 대해 4 개의 직원 기록 파일을 관리합니다. 또한 고용주는 모든 직원에 대해 다른 직원 기록 파일을 관리합니다.

고용주가 직원에게, 그리고 때로는 감독자와 관리자에게 보관하고 접근하기를 원할 직원 기록에 대해 자세히 설명합니다.

• 각 직원에 대해 직원 파일 이 유지됩니다. 이 인사 파일에는 기밀 문서가 들어 있으며 인사부 직원이 관리하고 관리합니다. 인사 파일은 일부 회사에서 사용자, 직원 및 직원의 관리자가 사용하는 주요 직원 기록입니다. 다른 사람들은 - 그리고 나는이 접근법을 권장합니다. - 직원 인사 파일에 대한 액세스는 HR 및 감독하에있는 직원으로 제한됩니다. 인사 파일에있는 일반적인 문서에는 고용 신청서, 가족 비상 연락 양식, 문서화 된 징계 조치 기록, 이력서, 직원 수첩 영수증 서명, 사인서 서명, 정기 감정, 취업 평가가 포함됩니다 , 성과 개발 계획, 교육 인증서 및 출석 증거, 각 직원에 대한 현재 개인 연락처 정보가 포함됩니다.
  모든 인사 파일에는 동일한. 서가 들어 있지 않지만 각 개인 파일에는 동일한. 서가 있습니다. 직원의 성과에 대한 문서는 징계 조치, 상 또는 다른 뛰어난 업적 징후를 보장하지 않는 한 인사 파일에 속하지 않습니다. 이러한 일상적인 성능 노트는 관리자가 직원의 성과, 목표 및 기여도를 추적하기 위해 보관하는 파일에 있습니다.
  

급여 파일

• 은 직원 기록을 유지합니다. 급여 파일에는 직원의 고용, 부서, 보상 변경, 압류, 대출 및 직원에게 지불하고 직원의 보상 내역 사본을 유지하는 데 필요한 기타 정보가 들어 있습니다. 급여 서류에는 W-2, W-4 및 직원이 작성한 사회 보장 원천 징수 문서와 같은 정부 양식의 기록도 포함됩니다. 파일에는 직원 복리 후생 정보와 직원 봉급 수령액을 인출 할 수있는 권한도 포함됩니다.
  직원 의료 파일
• 도 유지됩니다. 인적 자원 지정 직원 및 기록이 파일에 보관 된 직원을 제외하고는 의료 파일의 직원 기록을 사용할 수 없습니다. 의료 기록에는 의사의 메모, FMLA 신청 서류, 약물 검사 정보, 필수 신체 정보 및 직원 또는 그의 가족 구성원의 의료 건강과 관련된 기타 서류가 포함되어 있습니다. 의료 기록은 직원 기록의 기밀성 때문에 가장 높은 수준의 안전한 보관 및 기밀을 유지합니다.의료 파일은 HR 지정 직원 이외의 직원이 접근 할 수없는 방에 잠겨있는 잠긴 파일 서랍에 보관하는 것이 좋습니다.
  
  I-9 파일

모든 직원에 대해 유지 관리되는 집 직원 기록은 다른 직원 기록과는 별도로 하나의 파일에 보관됩니다. 고용주는이 직원 기록을 다른 직원 기록과 별도로 유지하여 직원 I-9를 검토 할 권한이있는 공무원 및 기타 기관의 직원 기밀 유지를 유지합니다.

• I-9를 별도의 장소에두면 정부 직원이 연방 I-9 파일 검토를 위해 선택하면 해당 직원 또는 귀하의 회사와의 취업에 관한 다른 기록에 액세스 할 수 없게됩니다. 이러한 조사는 매년 증가하고 있으므로 직원들이 I-9 양식을 올바르게 기재했는지 확인하거나 벌금과 감옥에 수감 할 수 있습니다.
  
  직원들은 정상 업무 시간 중에 인사부 담당자에게 연락하여 직원 기록을 볼 수 있습니다. 직원은 자신의 기록에있는 HR 직원 직원이있는 곳에서 볼 수있는 모든 문서를 변경하거나 제거 할 수 없습니다.

직원 핸드북에 직원 인사 기록보기 정책이 있어야하며 직원의 파일보기 요청과 관련하여 무차별 적으로 직원을 따라야합니다.

고용인이 귀하의 퇴직 후 인사 기록 사본에 대한 서면 요청서를 보내면 사본을 보내야합니다. 원하는 경우 이전 직원에게 시간과 사본을 청구 할 수 있지만 많은 고용주가 그렇게 생각하지는 않습니다.