프로젝트 관리자가 작업 완료에 대해 알고있는 것

프로젝트 관리자는 오늘날의 주도적 인 그룹 활동의 세계에서 점점 더 중요한 역할 중 하나입니다. 결국 프로젝트는 조직의 모든 곳에 있습니다.

정의에 따르면, 프로젝트는 우리가 한 번하는 모든 작업입니다. 일시적이고 고유합니다. 우리는 프로젝트에서 새로운 제품을 개발합니다. 우리는 프로젝트 팀을 통해 기업 전사적 자원 계획 또는 고객 관계 관리 소프트웨어와 같은 새로운 소프트웨어 프로그램을 구현합니다.

심지어 혁신과 전략 개발 및 실행의 작업도 프로젝트의 형태로 진행됩니다.

우리 조직에서 프로젝트 관리자의 역할을 담당하는 개인은 회사의 생존과 성공에 필수적입니다. 그들은 일을 완성시키는 것을 촉진하고 조정하고 추진하며, 과학과 예술을 모두 적용함으로써 그렇게합니다.

경험 많은 프로젝트 관리자는 그룹이 복잡한 아이디어 (제품 사양 또는 고객 요구 사항)를 취하도록 돕고 아이디어를 소화 할 수있는 조각으로 분해하는 데 능숙합니다. 그들은 자원과 작업의 흐름을 조정한다. 그들은 예산을 관리하고보고하며, 중요한 것은 어려운 결정과 어려운 문제를 통해 팀 구성원을 이끌고 인도합니다.

최고의 프로젝트 관리자는 귀중한 생산성 자원이며 그들이 배우는 교훈과 그들이 개발하는 기술은 우리의 "하루 중 부족한 시간"근로 생활에 쉽게 적용될 수 있습니다.

프로젝트 관리의 세계에서 나온 생산성에 관한 9 가지 교훈 :

1. 계획된 시간은 배당금을 지불합니다.

급변하는 세계에서 우리는 명확하고 계획을 세우지 않고 이니셔티브에 몰두할 확률이 높습니다. 프로젝트 관리자는 선행 계획에 투자 한 시간이 낭비와 재 작업 감소의 형태로 시간을 절약하면서 비용을 지불합니다. 프로젝트 관리에 관한 MBA 과정에서,이 시점은 학생들에 의해 여러 번 반복되어졌으며, 충분한 선행 시간 명확화 및 계획 투자의 이점에 대한 새로운 발견 관점을 설명했습니다. 나는 오래 전 가정의 개선 프로젝트를 할 때 아버지로부터 배웠던 것처럼 "두 번 측정하고 한 번만 자른다. "

2. 분명한 헌장은 값진 것입니다.

프로젝트 관리의 헌장 문서는 사실상 새로운 계획의 탄생 발표입니다. 프로젝트의 목적과 핵심 타이밍 매개 변수에 대해 설명합니다. 고객, 프로젝트 관리자, 프로젝트 후원자 및 핵심 팀 구성원을 포함하여 주요 역할을 식별합니다. 확장 된 버전의 헌장에는 주요 이해 관계자 목록과 프로젝트에 대한 추가 기대 사항이 포함될 수 있습니다. 이 문서는 조직 전체에서 공유되므로 모든 사람들이이 이니셔티브와 관련된 개인의 중요성을 이해할 수 있습니다.혼란과 혼란을 최소화하고 폭 넓은 협력을위한 토대를 마련합니다. 모든 사람에게 알리고 책임감있는 팀원에게 권한을 부여하는 수단으로 팀의 모든 활동에 대한 헌장의 개념을 채택 할 수 있습니다. 간단하게 유지하고 이니셔티브를 요약 한 간략한 발표 초안을 작성하십시오.

목적을 설명하고 주요 참가자를 확인하고 모든 사람들의 도움을 요청하십시오. 귀하의 팀은 귀하의 정보 공유에 감사드립니다. 3. 당신의 이니셔티브에 누가 감동을 받았는지 알아보십시오!

숙련 된 프로젝트 관리자는 이니셔티브의 영향을받는 모든 당사자 (이해 관계자)를 파악하고 참여시키는 것이 얼마나 중요한지 이해합니다. 정보가없는 이해 관계자는 비협조적인 인물이 될 것입니다. 이해 관계자 파악을 돕기 위해 프로젝트에 영향을 주거나 프로젝트에 참여한 모든 사람들을 요약 한 그림 또는지도를 만듭니다. 여기에는 자원을 제공하는 관리자, 귀하의 이니셔티브 및 물론 귀하의 고객으로 인해 프로세스를 변경해야하는 부서가 포함됩니다. 적절하고시의 적절하며 일관된 이해 관계자 참여는 혼란을 줄이고 협력을 개선하며 문제 해결을 가속화합니다.

이해 관계자 관리를위한 프로젝트 관리자의 교훈을 자신의 프로그램과 활동에 적용하십시오. 이니셔티브가 만진 개인의 다이어그램을 그려보고 도움을 받아 입력하십시오. 아래의 9 번 구에서 설명한대로 통신 회선에 적절하게 참여하도록하십시오. 4. 팀은 코칭을 통해보다 빠르게 생산성을 발휘합니다. 프로젝트 관리자는 일시적이고 독특한 이니셔티브를 위해 생산 팀을 구성하는 데 능숙하며 종종 함께 일한 적이없는 사람들을 대상으로합니다. 그들은 그룹을 구성하고 형성 단계에서 실행 단계로 이동하는 어려움을 이해하고, 이러한 어려움을 통해 팀을지도합니다. 그들은 모든 사람들이 자신의 역할을 이해하도록 돕고 토론, 토론 및 결정을위한 표준을 개발하는 데 특히 중점을 둡니다. 팀원들에게 충분한 피드백을 제공하고 성과에 대한 책임있는 문화를 조성합니다.

헌장을 발급하고 업무를 수행 할 수있는 권한을 부여 받았기 때문에 팀이 생산성 향상에 만전을기할 것이라고 가정하지 마십시오. 실제로, 그룹은 더 빨리 형성되고 그들이 인도되고지도 될 때 수행하는 것을 배우게됩니다. 5. 위험을 평가하는 작업이 결코 중단되지 않습니다.

최고의 프로젝트 매니저는 모든 작업이 위험 관리에 관한 것이라는 것을 이해합니다. 팀원들과 협력하여 잠재적 인 위험을 식별하고 위험을 완화하거나 회피하기위한 전략을 개발하는 데 프로젝트의 모든 단계에서 끊임없이 노력하고 있습니다. 귀하의 업무에 위험 식별 및 위험 평가 기술을 통합하십시오. 위험 식별에 책임이있는 개인을 확인하고 가장 큰 우려 사항에 대한 완화 계획을 수립하십시오. 판매, 고객 지원 또는 운영, 위험 계획 및 적극적인 위험 관리 분야에서 근무하든 상관없이 두통, 시간 및 비용을 절약 할 수 있습니다.6. 하나의 접근법이나 도구가 모두에 적합하지 않습니다.

민첩한 관행에서 중요한 경로 또는 중요 사슬 프로젝트 관리 기술에 이르기까지 올바른 접근 방식은 프로젝트의 성격, 다양한 접근법과 지원 자원에 대한 접근에 대한 팀원의 경험과 교육. 훌륭한 프로젝트 관리자는 상황과 환경에 가장 잘 어울리는 접근법을 선택합니다.

관리자로서, 우리는 종종 우리 팀의 작업에 접근하는데 어려움을 겪습니다. 실제로 모든 문제를 해결할 수있는 여러 경로가 있습니다. 프로세스를 간소화하고 새로운 접근법 또는 새로운 기술을 채택 할 수 있습니다. 융통성을 발휘하여 팀 구성원이 자신의 업무와 문제 해결에 대한 다양한 접근 방식을 식별하도록 권장하십시오. 상황에 가장 잘 맞다고 생각하는 방식을 채택하도록 자율권을 부여하십시오. 7. 변화가 일어나지 만 혼란을 피하기 위해 관리되어야합니다.

숙련 된 프로젝트 매니저는 모든 주어진 프로젝트 동안 변화가 불가피하다는 것을 이해합니다. 변화에 저항하는 대신, 그들은 이전 계획의 변화를 평가하고 결정하고 전달할 수있는 프로세스와 도구를 개발합니다.

이전 계획에 대한 통제되지 않은 변화는 혼란과 혼란을 낳습니다. 프로젝트 관리자의 관행을 채택하고 사람들이 아이디어를 제안하고 승인을 얻은 다음 변경 사항을 전달할 수있는 변경 관리 프로세스를 만들고 공유하십시오. 8. 리더십은 프로젝트 팀 성과의 차이를 만든다 . 가장 강력한 프로젝트 관리자는 여러 모자를 쓰고 리더의 역할은 아마도 가장 중요한 것입니다. 그들은 명확한 비전을 제시하고, 방향을 설정하며, 팀이 성공하는 데 필요한 환경을 형성하고 구성 할 책임이 있음을 이해합니다. 그들은 성과와 책임에 대한 명확한 가치가 수립되고 시행되도록 보장하며, 지속적인 학습과 개선을 이끌 기 위해 코칭 기술을 사용합니다.

당신과 당신 팀 앞에서 끊임없이하는 일에 쉽게 빠질 수 있습니다. 팀이 당신을 이끌어야한다고 요구하고, 그들을 위해 일하는 것은 아닙니다. 매일 지원, 안내 및 코치 기회로 접근하십시오. 9. 적절한 양과 빈도로 의사 소통

. 효과적인 프로젝트 관리자는 주도권의 상태에 관한 정보를 교환 할 때 핵심 이해 관계자의 요구에 맞게 조정해야 할 필요성을 이해합니다. CEO는 품질 관리자가 요구하는 세부 수준을 원하지 않습니다. 먼 이해 관계자는 매일 업데이트 할 필요가 없습니다. 정보 세부 정보 및 빈도에 대한 잠재 고객의 진정한 요구 사항을 평가하고 이에 맞게 업데이트를 조정하십시오. 영업권을 창출하고 누구도 읽거나 필요로하지 않는 보고서 및 업데이트 생성에 소요되는 시간을 최소화 할 수 있습니다.

지금의 결론 :

훌륭한 프로젝트 관리자로부터 배울 수있는 생산성, 경영 및 리더십에 대한 몇 가지 중요한 교훈이 있습니다. 현명하게 교훈을 적용하면 개인 및 팀의 생산성과 성과를 향상시킬 수 있습니다.