비즈니스 - 경영 및 리더십을위한 서면

비즈니스 서면의 목적은 다른 사람에게 정보를 전달하거나 정보를 요청하는 것입니다. 사업을 효과적으로 작성하려면 귀하는 완전하고 간결하며 정확해야합니다. 귀하의 텍스트는 독자가 귀하가 말하고있는 것을 쉽게 이해할 수있는 방법으로 작성되어야합니다.

사업을위한 많은 글쓰기는 엉성하고, 글을 잘 쓰지 않고, 혼란스럽고, 특수 용어가 흩어지고, 불완전하다.

종종 길거나 너무 짧습니다. 이러한 모든 속성은 비효율적 인 비즈니스 작성에 기여합니다.

판매 제안서 작성, 상사에게 보내는 전자 우편 또는 소프트웨어 패키지의 지침서 작성과 관련하여 효과적이기 위해 따라야 할 특정 단계가 있습니다. 다음 5 단계를 따르십시오 :

자료 구성
잠재 고객 고려
생각을 적어주세요
자료 교정
자료 편집

조직의 핵심은

재료가 잘 흐르지 않으면 이해가되지 않습니다. 글쓰기는 간단하거나 복잡 할 수 있습니다. 직원 회의를 알리는 이메일을 작성할 때 이것은 생각을 수집하는 것처럼 간단합니다. 반면에, 획기적인 제약 시험의 결과를 작성하는 경우 완성 된 재료보다 먼저 복잡한 외형을 개발해야 할 것입니다. 적절한 수준의 조직이 없으면 (심지어 생각을 정리할 때조차도), 가장 중요한 주제에 대해 중요성을 부여하거나 실패 할 수있는 모든 것을 포함하지 않을 수도 있습니다.

누락 또는 잘못된 초점은 비즈니스 작성의 명확성을 떨어 뜨립니다.

독자를 알아라.

글쓰기를 시작하기 전에 대상 독자를 생각해 보라. 예를 들어 회사의 새로운 401 (k) 프로그램에 대한 프레젠테이션은 직원뿐만 아니라 CFO에게도 제공 될 때 동일한 개요를 가질 수 있지만 포함하는 세부 사항의 수준은 다양합니다.

당신은 또한 색조를 고려할 필요가 있습니다. 연간 회사 picknick을 상기시켜주는 귀하의 팀에 보내는 빠른 이메일은 귀사의 연례 보고서와 관련하여 귀하의 선서와 동일한 음색을 갖지 않습니다.

또한 자신이 듣고 자하는 것보다는 듣고 싶은 것에 집중한다면 더 효과적으로 의사 소통 할 수 있음을 기억하십시오.

좋은 글쓰기에 관한 말

훌륭한 작가는 글쓰기 스타일이 다르다. 일부는 모든 것을 쓰고 다시 돌아가서 편집하는 것을 선호합니다. 다른 이들은 그들이 따라갈 때 편집하는 것을 선호합니다. 때때로 선호하는 스타일은 그들이 쓰는 글에 따라 다릅니다.

글을 쓸 때 (또는 편집 할 때) 길이를 알고 있어야합니다. 당신은 의미를 명확하게하기 위해 충분한 단어를 사용해야하지만 꽃을 피우는 데 불필요한 단어를 사용하지 마십시오. 비즈니스 글쓰기는 명확하고 간결해야하며 장황하고 꽃이 피지 않아야합니다.사업 상 아무도 필요 이상으로 읽을 시간이 없다는 것을 기억하십시오.

반면에 작품을 너무 짧게 만들지 마십시오. 당신은 당신의 의미가 명확하고 오해되지 않도록 충분히 글을 써야합니다. 창고에있는 장비에 "중고지만 좋은"라벨이 붙어 있다고 상상해보십시오. 장비의 조각이 많이 사용되었거나 장비의 조각이 더 이상 새 것이 아니라 여전히 기능적이라는 것을 의미하는지 여부는 분명하지 않습니다.

몇 가지 추가 단어를 사용하면 의미가 명확 해집니다. 또한 특수 용어 또는 다른 약어를 사용하는 것은 독자마다 다른 의미를 가질 수 있으므로 사용하지 마십시오. 글쓰기 스타일에 관계없이 모든 작가는 모든 서면 자료와 이메일까지도 교정하고 편집해야합니다.

교정 및 편집

글쓰기 스타일에 관계없이 모든 작성자는 서면 자료, 이메일까지도 교정하고 편집해야합니다. 글쓰기가 끝나면, 교정을하십시오. 그런 다음 편집해야 할 수도 있습니다. 교정은 귀하가 작성한 내용을 다시 읽고 머리에있는 모든 단어가 정확하게 제본되었는지 확인합니다. 우리의 두뇌가 우리 손가락보다 빠르게 작동하기 때문에 단어를 생략하거나 결말을 벗어나거나 잘못된 동음 이의어를 사용할 수 있습니다 (예 : "자신"대신 "거기"). 교정은 이러한 오류를 포착합니다. 분명히 한 줄짜리 전자 메일을 교정하는 것은 쉽고 입력 할 때 간단히 살펴볼 수 있습니다.

그러나 사용 설명서를 작성하는 경우 교정 작업은 더욱 복잡해지고 오래 걸립니다.

자료를 교정 한 후 편집 할 시간입니다. 때로는 교정과 편집을 동시에 할 수 있지만 순차적으로 완료 할 때 더 효과적입니다.

편집하는 이유는 소재 사운드 (및 읽기)를 개선하기 위해 작성한 내용을 수정하거나 변경하는 것입니다. 업무용으로 작성할 때, 이것은 오류를 수정하고 가능한 한 간결하고 명확하게 텍스트를 작성하는 것을 의미합니다.

당신은 소설을 쓰고 있지 않습니다

당신이 사업을 위해 글을 쓰고있을 때 당신은 다음 "위대한 미국 소설"을 쓰지 않을 것입니다. 당신의 글은 필요한만큼 서술 적이어야하지만 큰 말과 많은 인물을 사용하여 생생한 단어 그림을 칠할 필요가 없습니다. "유리 집"을 쓰는 경우 "유리 집"이라고 쓰지 말고 "유리 집"이라고 씁니다.