걸려 오는 전화에 시간을 절약하는 방법 - 전화 팁

인바운드 전화는 많은 시간을 먹을 수 있으며 다른 작업에서 벗어나기 때문에 생산성을 심각하게 저하시킬 수 있습니다. 그러나 발신 전화를 처리하여 시간 관리를 향상시키는 방법이 있기 때문에 전화 통화 시간을 줄이기 위해 인바운드 전화를 처리하는 방법이 있습니다. 전화를 건 사람에게 무례하지 않고 당신. 이러한 전화 응답 팁이 도움이 될 것입니다.

수신 전화의 전화 팁

1) 적절한 비즈니스 전화 인사말로 전화에 응답하십시오.

예를 들어, 전화를 받으면 "Cypress Technologies, Susan speaking."이라고 말하면 어떻게 도와 드릴까요? 이를 통해 발신자는 비즈니스에 도달했음을 알릴 수있을뿐만 아니라 "이 Cypress Technologies인가요?"와 같은 탐색 질문에 시간을 절약하고 질문에 답하기 위해 그에게 힘을 쏟습니다.

2) 당신이 말하는대로 생각하고 우선 순위를 매기십시오.

통화가 현재 또는 이후에 가장 잘 처리됩니까? 기업이받는 많은 전화 통화는 "얼마나 늦게 오픈합니까?"와 같이 쉽게 대답 할 수있는 빠른 문의입니다. 그러나 다른 것들은보다 복잡하고 시간 소모적 인 대답을 필요로합니다. 그렇다면 발신자에게 그렇게 이야기하고, 언제 다시 전화를 걸어 상담에 응할 수 있는지 물어보십시오.

3) 전화 통화를 유지하기 위해 의역이나 요약과 같은 기술을 사용하십시오.

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전화 통화 중 누군가에게 말하거나 채팅을 원한다면 "내가 말하는 말은 …"또는 "그래서 요점은 … "또는"(요약 삽입) 당신이 말한 것을 공정하게 요약합니까? " 채팅을 거부하는 사람과 수다스러운 것은 어렵습니다.

4) 귀하와 발신자가 동의 한 모든 조치에 대한 요약과 함께 각 수신 전화를 종료하는 습관을 가지십시오.

대부분의 경우 수 초 밖에 걸리지 않지만 실수를 피하고 다시 확인해야 할 필요가 없으므로 많은 시간을 절약 할 수 있습니다. 예를 들어, 고객과의 면담 시간에 대화를 한 후에 "좋다.

사무실에서 (장소 삽입 ) 내일 오전 10시에 우리는 샘플들을 함께 갈 것입니다. "

5) 모든 전화로 메시지 패드와 필기구를 보관하십시오. 따라서 통화 중 세부 사항을 적어 둘 수 있습니다.

이는 시간 관리를 잘하는 것뿐만 아니라 통화 집중에 도움이되지만 나중에 특정 대화의 세부 정보를 찾아 보거나 검토해야하는 경우 시간 관리에 도움이됩니다.

6) 고객과 고객에게 이메일 옵션을 제공하십시오.

많은 사람들이 귀하의 이메일 주소가 무엇인지 알 경우 전화 대신 이메일을 사용하여 연락합니다.회사의 전자 메일 주소가 명함과 웹 사이트 (있는 경우)에 표시되는지 확인하십시오. 전자 메일 주소가있는 경우 전자 메일 옵션을 언급하고 통신 개선 방법으로 제시하여 현재 고객 및 고객에게 전자 메일을 보내십시오.

7) 기술을 사용하여 전화 응답 시간을 관리하십시오.

최소한 귀하의 비즈니스에는 자동 응답기와 음성 메일이 있어야합니다. 이를 적절한 비즈니스 스크립트로 설정하고, 사무실 밖에서 전화를 받거나 중단없는 곳에서 작업해야 할 때 사용할 수 있습니다. 그런 다음 매일이 전화 메시지에 응답 할 시간을 계획하십시오.

시간 관리면에서 전화 통화를 그룹화하여 귀중한 시간을 확보 할 수 있습니다.

8) 가내 사업을 운영하는 경우 사업 전화 또는 회선을 별도로 구입하십시오.

자체 "업무용"자동 응답기 및 / 또는 음성 메일이있는 보조 "사업 전용"전화가 있어야합니다. 이 기능이 더 전문적 일뿐만 아니라 메시지를 전달하고 업무와 관련된 메시지를 결정하는 데 걸리는 시간을 절약 해줍니다.

9) 사람이 전화를 받도록하는 것이 가장 좋습니다. 걸려 오는 전화에 응답하는 것이 당신의 하루 동안 너무 많은 시간을 차지한다면, 접수를 받거나 전문적인 응답 서비스를 이용하여 전화를 받으십시오.

다른 사람이 수행하는 데 드는 비용은 생산성 증가 및 판매 증가로 상쇄 될 수 있습니다.

10) 휴대 전화에서 올린 자주 묻는 질문 (및 답변) 스크립트를 보관하십시오.

답변을 검색하거나 전화를받을 때 특정 요청에 응답하는 방법을 생각할 필요가없는 경우 직원과 직원의 시간을 절약 할 수 있습니다.

전화 요령 요약

전화는 업무 도구 일 뿐이며 근무일을 규정하는 시간을 낭비하는 방해물이 아니라는 것을 기억하십시오. 이 시간 관리 요령에 따라 인바운드 전화를 처리하면 시간을 효율적으로 관리하고 생산성을 향상 시키며 전화를 적절한 위치에 되돌려 놓아 운영하는 대신 비즈니스를 운영 할 수 있습니다.