효과적인 회의 일정 작성 방법

회의 의제는 참가자가 회의에서 성취하기를 희망하는 항목의 목록입니다. 회의 일정 수 일 전에 참가자들에게 회의 일정을 배포 할 수 있도록 최소 24 시간의 일정을 배포해야합니다.

회의록, 참가자가 회의 후에받는 문서와 함께 회의의 계획 및 이전 회의에 대한보고 된 후속 조치가 의제입니다.

정기적으로 개최되지 않는 회의 의제를 개발할 때 다음 단계가 도움이 될 것입니다. 이 기사의 뒷부분에서 정기적으로 계획된 모임의 템플릿을 볼 수 있습니다. 두 가지 유형의 회의는 비슷한 의제 항목을 공유하지만 완전히 동일하지는 않습니다.

회의 의제 개발

먼저, 다른 직원이 회의 계획을 도울 필요가 있는지 확인하십시오. 그런 다음 회의를 개최함으로써 성취하고자하는 것을 결정하십시오. 회의의 목표를 수립하십시오. 귀하가 설정 한 목표는 효과적인 회의 계획을위한 기본 틀을 수립 할 것입니다.

스티븐 코비 (Stephen Covey)는 7 명의 매우 효과적인 사람들의 습관 에서 "끝까지 염두에 두라."라고 말했습니다. 회의 목적에 따라 회의 포커스, 회의 일정 및 회의 참가자가 결정됩니다.

회의 일정을 수립하는 중입니다. 당신은 회의를 개최함으로써 달성하려는 주요 목표 또는 목적으로 시작합니다.

목표를 결정한 후에는 추가 직원의 도움이 필요한지 여부를 결정하여 의제를 계획해야합니다. 그렇다면 그 (것)들을 당신을 결합하도록 초대하십시오.

전체 목표를 결정한 후, 귀하 또는 귀하의 팀은 다음 결정을 내려야합니다. 회의의 목적이나 목표 외에도 이러한 각 항목은 회의 의제에 나타납니다.

• 실제 회의를 위해 필요한 참가자,
• 목표 또는 목적을 달성 할 수있는 토론이나 행동이 필요한 항목,
• 토론을 위해 그룹을 예상하는 시간 각 항목,
• 회의 날짜 및 시간,
• 모든 참가자를 편안하게 회의에 참석할 수있는 적절한 위치,
• 회의 사전 작업. 여기에는 독서, 문서화, 데이터, 이전 회의의 회의록 또는 실제 회의를 성공적으로 수행 할 수있는 기타 준비 사항이 포함됩니다. 이 준비는 초대 된 참가자에게 배포 할 때 회의 공지 사항 및 의제에 첨부해야합니다.

위의 결정 항목 외에도 표준 의제 항목에는 다음을 포함해야합니다.

• 회의의 목적, 의제 및 예상 결과 및 제품을 검토합니다.
• 이전 회의록을 검토합니다.
• 이전 회의에서 약속과 행동 항목에 대한 참가자의 진행 상황을 검토한다.
• 메모 작성자 또는 리더는 회의 중에 참가자가 최종 의제 항목을 검토해야합니다.

목표 달성을 위해 반드시 참여해야 할 사람 결정

목표 달성을 위해 회의가 필요하다고 결정한 후에는 참가자 목록을 작성해야합니다.

모든 직원이 모든 회의에 참여할 수 있거나 참가해야하는 것은 아니지만 적절한 참석자를 초대하면 성공 가능성이 높아집니다. 다음과 같은 질문을함으로써 참가자를 결정하십시오.

정기 회의를위한 회의 의제

모든 회의가 맞춤 개발 된 의제를 필요로하는 것은 아닙니다. 대부분의 직원은 자신의 부서 또는 작업 그룹을 위해 정기적으로 회의를 계획합니다. 또한 귀하가 참여하는 팀과 프로젝트도 있습니다.

진행중인 프로젝트는 모든 회의에 대해 새로 개발 된 의제를 요구하지 않을 수도 있지만, 귀하의 팀은 회의에 대한 표준 접근법을 채택하여 잘 처리 될 것입니다.

정기적 인 회의는 정보 항목, 행동 항목 및 전달 계획과 같은 표준 의제 항목이있는 세 부분으로 나뉩니다.

회의 의제

정보 항목

작업 항목

전달 계획

회의 지침을 개발할 때이 지침을 따르면 회의 결과를 얻을 확률이 높아집니다.

회의 의제와 관련

• 그룹이 개발하는 솔루션을 누가 소유해야합니까?
• 그룹이 논의하는 프로세스를 누가 소유합니까?
• 배포하는 정보를 누가 알아야합니까?
• 누가 의사 결정을 안내하기 위해 데이터와 사실을 제공 할 수 있습니까?
• 그룹과 공유 할 경험이나 전문 지식을 가진 사람은 누구입니까?
• 솔루션 또는 작업의 구현을 지원해야하는 사람은 누구입니까?
• 회의 결과를 달성하기위한 허가 또는 자원을 누가 제공해야합니까?
• 해결책이나 방향의 구현에 반대 할 수있는 사람은 누구입니까?
• 예심 및 인사. 그룹이 얼마나 자주 만나는 지에 따라 간단한 쇄빙선을 고려하십시오.
• 회의의 목적, 의제 및 예상 결과 및 제품을 검토합니다.
• 이전 회의록을 검토합니다.
• 팀이 필요로하는 부서 및 회사 정보를 제공하십시오.
• 활동 항목, 실행 계획 및 약속에 대한 검토 진행. 검토 그룹은 목표에 따라 진행됩니다.
• 이 회의의 의제 항목에 대해 토론하고 결정하십시오.
• 다음 단계를 확인하십시오.
• 차기 회의의 목적, 결과 및 의제를 파악한다.
• 메모 작성 담당자는 회의 중에 사람들이 한 약속을 검토해야합니다.
• 그룹에 속하지 않은 사람들에게 필요한 도움을 확인하고 참가자들에게 연락하도록 지정하십시오.
• 회의가 있은 지 24 시간 이내에 회의록을 보냅니다.

  효과적인 모임과 관련된 더 많은 정보

  • 점심을 먹기 위해 아이스 브레이커 만나기
  • 그룹 표준 개발
  • 팀 표준 샘플