사무직 - 접수처 고용

직무 설명

접수는 귀하가 사업장에 들어오는 모든 사람들을 맞이하기 위해 고용하는 개인입니다. 따라서 접수처는 고객, 공급 업체 및 파트너가 귀하가 운영하는 사업에 대한 첫인상입니다. 접대원의 태도, 평온함 및 후한 대접이 비즈니스 문화가 무엇인지를 전달합니다. 따라서 신중하게 계획하는 것이 접수 원의 직무 내용을 간략하게 설명 할뿐만 아니라 구두로 또는 비언어적으로 비즈니스가 무엇인지 모두 전달할 수있는 사람을 고용하는 데에도 중요합니다.

중요한 첫인상을 제외하고 접수는 회사 전화에 응답하고 발신자를 적절한 개인에게 안내 할 책임이 있습니다. 안내 원은 회사 / 제품에 대한 정보를 모든 발신자 및 방문객에게 제공함으로써 비즈니스가 수행하는 업무에 대한 기본 지식을 가지고 있어야합니다.

귀하의 비즈니스 규모와 유형에 따라 접수는 모든 우편물과 배송품을 취급하는 사람이 될 수 있으므로 회사에서 목적지를 알고 처리해야 할 필요가 있습니다 해당 직원에게 전달합니다. 의료 및 법률 사무소와 같은 비즈니스에서는 종종 시간에 민감 할 수 있습니다. 따라서 긴급하고 중요한 업무를 구분할 수 있도록 접수 담당자를 교육하는 것이 중요한 비즈니스 요구 사항을 충족시키는 데 중요합니다.

안내 원은 전화를 요구하는 간청자를 다루는 데있어 전반적인 "문지기"가 될 수도 있습니다.

방문 심사의 성격과 목적을 식별하고 방문객이 도착했을 때 해당 직원에게 연락하고 필요할 때 응급 서비스 (경찰, 화재 및 구급차)에 전화하는 등의 절차가 있습니다.

접수처에서 처리 할 수있는 다양한 관리 작업이 있습니다.

비즈니스 규모 및 복잡성에 따라 다음과 같은 직무를 수행 할 수 있습니다.

• 프론트 데스크 코디네이터
• 인사동
• 교환 원 운영자
• 전화 스 크리너

모든 사람에게 적합한 것은 아니며 설명 된 바와 같이이 개인이 비즈니스에서 중요한 역할을하기 때문에 접수자의 직무 및 교육이 궁극적으로 비즈니스에 대한 적절한 트래픽의 성공에 기여할 것입니다. 접수 업무의 구조와 관련하여 두 가지 유형의 차이점이 있습니다. 하나는 회사의 규모이고, 다른 하나는 전문 분야입니다. 아래는 회사의 규모에 따라 접수 담당자를 고용하기위한 지침입니다.

소규모 사무실의 접수 담당

소규모 사무실에서는 접수 담당자의 역할이 대개 전임 직책입니다.그러나 이것은 중소 기업이기 때문에 접수는 다른 직무에 참석할 수 있어야합니다. 접대원의 책임은 대개 사업체의 공공 입구 근처에 위치한 비서 또는 사무원에게 배정됩니다. 할당 된 추가 작업에는 패키지 / 메일 수신, 입력, 주문 입력, 메일 준비 또는 게스트 도착시 중단 될 수있는 기타 작업이 포함될 수 있습니다.

중규모 사무실의 접수 담당

중소 사무실의 접수 담당자는 전임 개인으로서 그들이 비즈니스에 진입 할 때 인사할만한 사람입니다. 교통량이 적은 기간에는 일반적으로 비서 나 사무원이 수행 할 수있는 추가 작업을 접수 원에게 맡길 수 있습니다.

대형 사무실의 접수 담당

접수처의 책임은 대규모 사무실 환경에서 매우 잘 정의되어 있습니다. 업무 직무에는 그 직위에있는 개인에게 기대되는 업무 및 기타 기능의 공식 목록이 포함될 수 있습니다. 이 개인은 방문객을 인사하고 발신자를 지정 / 라우팅하는 데 전념 할 가능성이 큽니다. 그러나 이것은 방문객과 발신자의 볼륨의 함수이며, 볼륨이 높으면 greeter 및 콜 라우터로서의 전용 기능으로 충분합니다.

목표는 모든 대기업 인사 요구가 충족되도록하고 다른 선택적 작업은 트래픽 양의 감소로 인해 구체화되는 경우에만 할당되는 것입니다.

접수처의 다른 분류는 의료 사무실 접수 또는 법률 사무소 접수와 같은 전문 유형별 분류입니다. 이러한 접수의 직무는 그들이 일하는 사업의 유형 때문에 추가 또는 전문 직무를 포함합니다.

또 다른 유형의 안내 원은 가게의 계산원입니다. 이 경우 접수자의 역할은 설명 된 모든 직무 기능을 요구할뿐만 아니라 해당 개인이 사무실 업무에 전문화되어 있어야합니다. 이것의 좋은 예가 스파 또는 기타 서비스 비즈니스의 접수입니다. 안내 원은 환영 인사, 주최자, 스케줄러 및 계산원입니다.