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모든 인적 자원 부서는 광범위한 기록을 유지합니다. 법에 따라 HR은 특정 기간 동안 많은 정보를 보관해야합니다. 직원들은 이러한 기록이 존재한다는 사실을 잘 알고 있습니다 (일부는 회사에서 회사로 파일을 따라 간다는 인상을받습니다. 사실이 아닙니다).
직원들은 이러한 기록이 존재한다는 것을 알고 있기 때문에 수시로 파일을보고 싶어합니다.
직원 및 전 직원의 접근 방법을 결정할 때 귀하의 비즈니스에 적용되는 모든 법을 명심하십시오.
많은 주에서는 회사가 현재 및 이전 직원이 파일의 특정 부분을 사용할 수 있도록하는 법률을 제정합니다. 고용 변호사와상의하여 귀하의 정책이 모든 법률을 준수하는지 확인하십시오.
예를 들어, 연방법 (Federal law)은 장애인 법 (Americans with Disabilities Act)과 관련된 기록을 인사 기록과 별도로 보관할 것을 요구합니다. 귀하의 회사가 HIPAA의 적용을받는 경우, 귀하의 의료 기록 보관소가 HIPAA를 준수하는지 확인하십시오.직원들이 파일에서 볼 수 있도록 허용하는 데 많은 여유가있을 수 있습니다. 하지만 직원이 특정 정보 (예 : 참조 확인)에 액세스 할 수 없다고 판단하더라도 소송의 경우 정보를 발견 할 수 있다는 것을 명심하십시오.
이들은 법정에서 잘 돌아 가지 않습니다.
일반적으로 기록에 대한 게이트 키퍼 한 명을 가지고 있으면 절차가 준수되고 일관성이 유지됩니다. 다른 사람이 전혀 액세스를 거부하는 동안 사람들이 자신의 기록을 다시 자신의 책상으로 가져갈 수있게하는 하나의 HR 관리자를 원하지는 않습니다.
모든 사람에게 단일 소스를 사용하도록 요구하면 일을 일관성 있고 합법적으로 유지하는 데 도움이됩니다.
기록 및 기록 보존 및 접근에 관한 법률은 까다 롭습니다. 최신 상태로 유지하십시오.
아래 정책은 귀하의 사업을 시작하기에 좋은 출발이지만 주법과 지역 법이 다를 수 있음을 기억하십시오.
직원 기록 액세스 정책 샘플
모든 직원, 전 직원 및 직원 대표는 인사부 직원에게 사전 통지하여 직원 파일의 특정 내용을 볼 수 있습니다. 신청, 승진, 징계 조치 및 양도와 같이 고용인의 고용 자격 관련 서류는
볼 수 있습니다. 또한 직원은 정책 사인 오프 양식 및 교육 기록을 검토 할 수 있습니다. 직원이 검토 할 수없는 서류
에는 참조 또는 참조 수표, 경영진이 수행 한 조사 기록, 의료 기록, 사법 절차 관련 서류, 다른 직원의 기밀을 위반하는 문서 , 직원 계획에 사용되는 문서. 절차 인력 파일의 허용 가능한 내용을 검토하고자하는 직원은 24 시간 (주말 제외)으로 인사부에 연락해야합니다. 이전 직원 또는 인사부 직원에게 알지 못하는 사람들은 직원 파일에 액세스 할 수있는 신원 확인 및 / 또는 증명을 제시해야합니다.
직원은 인사부 담당자가있는 직원 파일을 검토해야합니다.
직원은 직원 파일의 어떤 부분도 사무실에서 삭제할 수 없습니다.
직원은 파일 또는 파일의 일부 사본을 요청할 수 있습니다. 이유가 있으면 인사부 담당자가 사진 복사를 제공합니다. 광범위한 복사의 경우 직원은 사본을 지불해야합니다.
직원이 인사 파일에있는 문서에 만족하지 못하는 경우, 인사부 직원이있는 상태에서 직원은 설명이나 설명을 작성하여 이의 제기 된 문서에 첨부 할 수 있습니다. 어떠한 경우에도 HR 직원 또는 직원이 실제 문서를 변경하지 않습니다.
직원은 인사 파일에서 문서를 삭제하도록 요청할 수도 있습니다. 인사부 담당자가 동의하면 해당 문서가 삭제 될 수 있습니다.
인사부 직원의 의견에 동의하지 않는 경우 회사의 개방 정책에 명시된 방식으로 이의 제기를 제기 할 수 있습니다.