프로젝트 변경 관리

프로젝트 매니저는 팀이 할 일에 대한 계획을 세우는 데 많은 시간을 소비합니다. 스폰서, 이해 관계자 및 팀은 작업 범위를 변경하고 작업 방법을 변경하는 데 많은 시간을 소비합니다. 이 기사에서는 손쉬운 변경 관리 프로세스를 통해 이러한 변경 사항을 처리하고 정상적인 상태를 유지하는 방법을 살펴 봅니다. 아, 그리고 동시에 프로젝트 진행을 계속하십시오.

또한 여러분이 사용할 수있는 변경 관리 도구와 프로젝트 범위 관리가 어떻게 작용하는지 살펴 보겠습니다.

우리가 프로세스 나 도구에 관해 이야기하기 전에, 당신의 전망을 바꾸고 싶습니다.

변경 사항 적용

변경 사항은 프로젝트 관리주기 중 언제라도 발생할 수 있습니다.

프로젝트에서 두통을 덜 수있는 가장 쉬운 방법은 그것이 일어날 것임을 알고 그것을 계획하는 것입니다.

변화가 일어날 때까지 처리 할 수있는 전략을 마련하는 것은 모든 사람들이 서로 달라 지도록하기위한 가장 빠른 방법입니다.

정의되고 구조화 된 변경 관리 프로세스가 가장 좋은 출발점입니다. 누군가가 프로젝트가 현재 계획중인 것과 다른 뭔가를하고 있어야하며 프로젝트 실패를 피할 수있는 좋은 방법이라고 제안하면 일어날 일에 대한 플레이 북입니다.

- 변경 관리 프로세스

변경 관리 프로세스는 다음과 같습니다.

변경 사항에 대한 정보 받기

얼마나 많은 작업이 될지 계획하는 것을 포함하여 변경 평가 > 앞으로 나아갈 가치가 있는지에 관한 권고안을 준비하십시오.

• 그러면 프로젝트 스폰서로부터 변경 사항을 통합할지 여부에 대한 결정이 내려집니다.
• 각 단계를 차례로 살펴 보겠습니다.
• 변경 사항에 대한 정보 받기
• 프로젝트 변경 요청을받습니다. 회의에서, 이메일에, 전화에, 복도에서, 저녁에 사무실을 떠날 때 수백 가지의 다양한 방법으로 정보를받을 수 있습니다. 이론적으로는 변경 요청 양식에 대한 정보를 얻을 수 있지만 실생활에서 많은 중요한 이해 관계자가 이러한 종류의 서류 작성이 프로젝트 관리자의 업무라고 생각해야합니다. 그리고 당신의 회사에서 그럴 수도 있습니다.

프로젝트 변경 요청 템플릿 (분 단위로 더 자세히)을 사용하여 요청의 모든 세부 정보를 캡처 할 수 있지만 비공식적으로 사용자와 함께 제공됩니다. 그런 다음 이니시에이터를 지나서 양식을 실행하여 원하는 내용을 정확히 반영했는지 확인하십시오.

변화는 또한 운동을하는 것임을 기억하십시오. 변경 사항이 작업을 수행하는 것과 항상 관련이 있다고 가정하지 마십시오. 프로젝트 범위를 늘리거나 줄이는 여부와 상관없이 프로세스는 동일합니다.

변경 평가 수행

변경 요청을 자세히보십시오. 다음에 미치는 영향을 평가할 것입니다 :

일정

문서

지금까지 수행 된 작업과 아직 수행해야 할 작업

• 예산
• 품질 측정
• 범위
• 자원 가용성.
• 예를 들어 소프트웨어 변경은 5 일 후에 계산됩니다.
• 이것은 일정에 5 일을 추가하는 것이 아니라 다른 작업을 밀어 내고 주요 자원이 휴일 인 시간대에 이동하기 때문입니다. 그 작업도 옮겨야하므로 전체적으로이 변경은 일정에 8 일을 더할 것입니다. 비용은 5 억 달러가 소요되며 추가 8 일은 공급자 계약을 통해 다른 달로 밀려 나기 때문에 고려해야 할 비용도 있습니다. 품질은 동일하지만 스코프가 변경되어 새로운 변경 사항을 반영합니다. 이미 시작된 프로젝트 계획 및 교육 매뉴얼을 포함하여 모든 관련 문서를 업데이트해야합니다.
• 보시다시피, 단순한 5 일간의 변경은 광범위한 효과를 가질 수 있습니다. 전체 그림으로 결과를 바꿀 수 있으므로 변경을 수행할지 여부를 결정하기 전에 이러한 사항을 모두 아는 것이 중요합니다.

추천서 작성 및 제출

이제 변경 사항의 전체적인 영향을 알 수 있으므로 권장 할 수 있는지 여부에 대해 권장 할 수 있습니다.

인지 된 이익이 비용보다 적기 때문에 어떤 경우에는 그렇지 않을 수도 있습니다. 다른 경우에는 추가 작업을 수행하는 데 드는 비용을 상쇄 할만큼 충분한 이익이있을 수 있습니다. 다른 경우에는 변경이 비용에 부정적인 영향을 미치지 만 규정이나 규정 준수 문제이거나 조직 구조 조정과 같은 기타 내부적 인 이유 때문에 사용자가 변경할 수있는 방법이 없습니다.

결정 받기

귀하의 승인 한도에 해당하는 약간의 변경 사항에 대해서, 귀하는 팀의 올바른 입력을 통해 변경 사항을 수락할지 여부를 결정할 수 있습니다. 더 큰 것은 프로젝트 스폰서 또는 프로젝트 보드의 승인을 받아야합니다.

돌아가서 누군가가 변경 사항이 거부되면 알려주십시오. 가능한 경우 프로젝트 이해 관계자를 귀찮게하지 않으려 고합니다!

변경 관리 도구

이 프로세스를보다 쉽고 간소화하기 위해 사용할 수있는 많은 변경 관리 도구가 있습니다. 권장 사항 :

프로젝트 범위를 변경하기 위해해야 ​​할 일을 정확히 수행하는 점검 목록 또는 프로세스 맵.

템플릿 변경 요청 양식. 이것은 자동화 된 워크 플로우를 통해 온라인 상태가 될 수 있습니다.

다음에 프로젝트 변경 요청에 대해 살펴 보겠습니다.

• 프로젝트 변경 요청에 포함되는 사항
• 프로젝트 변경 요청 양식에는 다음을 포함해야합니다.

변경을 요청한 사람의 이름 ( '요청자').

변경 번호와 같은 고유 한 식별자입니다. 요청을 제기하고 양식을 사용하는 사람이 무엇을 그 상자에 넣을 지 알 수 없으므로 나중에 직접 추가 할 수 있습니다.

제안 된 변경 사항에 대한 설명이며 관리 할 수있는 세부 사항이 포함되어 있습니다.

• 변경 범주. 이상적으로이 섹션을 미리 채워 상자에 체크 표시 만하면됩니다. 변경이 규정이나 내부 규정 준수와 관련이 있는지 여부를 기록하기에 좋은 장소입니다 (실제적으로) 그렇다면 계획 및 평가 단계를 생략하고 간단히 해결할 수 있습니다.
• 변화의 이유. 그것을하기위한 정당성은 무엇입니까? 왜 요청자가이를 원하니?
• 시간, 비용, 품질, 범위 등 프로젝트의 다양한 요소에 대한 변경의 영향. 그들은 모든 세부 사항이 없을 수도 있으므로 공란을 채우기 위해 변경 평가 단계에서 그들과 협력해야 할 수도 있습니다. 가능한 한 많이 완료해야합니다. 이 시점에서 찾고있는 최소값은 기존 프로젝트 매개 변수가 증가, 감소 또는 변경되는지 확인하는 것입니다.
• 변경 요청 양식 하단에 변경 사항이 추가로 설명되어 있으므로 작성해야 할 세부 정보가 있습니다. 서식 파일에는 또한 다음을위한 공간이 있어야합니다 :
• 변경 결정 : 수락, 거절 또는 연기
• 결정을 한 사람의 이름과 결정이 내려진 날짜와 추가 의견.

요청을 한 사람은 아무도 결과를 알지 못합니다. 아무도 알지 못합니다. 따라서 적절한 그룹이 모임을 통해 귀하의 추천을 토론하고 결정을 내릴 때까지이 상자는 빈 칸으로 남아있게됩니다.

• 변경 및 프로젝트 범위 관리
• 프로젝트 범위 관리는 프로젝트에있는 내용과 그렇지 않은 내용을 제어하는 ​​주요 방법입니다. 프로젝트 범위에 대한 변경 사항을 받으면 프로젝트 전반에 어떤 영향을 미치는지 생각해야합니다. 변경 관리 프로세스는이를 수행하는 데 도움이되며, 컨텍스트에서 설정을 변경하기 위해 변경 관리는 범위 관리의 작은 부분입니다.

프로젝트 관리 지식 체계 (PMBOK® Guide) - 5 판이 프로젝트 변경 관리를 어떻게 다루는 지 생각해 보면 알 수 있습니다. 왜냐하면 그것이 당신이 생각하는 것처럼 직관적이지 않기 때문입니다.

PMBOK® 안내서

에는 프로젝트 범위 관리 섹션에 '제어 범위'라는 프로세스가 포함되어 있으며 이는 시작할 수있는 좋은 곳입니다. 그러나 프로젝트의 변경 관리 프로세스는보다 통합 된 방식으로 처리되어야하며 이는 텍스트에 반영됩니다.

PMBOK® Guide 사용자는 모든 것이 함께 연결되는 방법을 설명하기 때문에 통합 변경 제어 수행 프로세스를 참조해야합니다. PMP가되기 위해 PMBOK® Guide 가 어떻게 변경 관리를 다루는 지 이해해야합니다. 그러나 실제로 프로젝트에서 사용하는 변경 관리 프로세스는 통합되고, 쉽게 따르고 실용적이어야한다는 점을 명심해야합니다. 변경 프로세스를 통해 팀을 도울 수있는 5 가지 방법

프로젝트 팀은 프로젝트의 성공에 매우 중요하므로 프로젝트 변경을 관리 할 때 프로젝트 팀을 편 리하게하는 데 도움이됩니다. 다음은 프로젝트 변경 관리 프로세스에 대한 신속한 지원을 제공하는 5 가지 방법입니다. 1.변경 사항에 대해 이야기하십시오. 프로젝트 변경이 정상적이며 기대해야한다고 알려주십시오. 2. 프로세스를 공유하십시오.

위의 내용은 변경 관리 프로세스에 대해 언급했지만, 모든 사람에게 자연스럽게 적용되지는 않습니다. 팀원은 말할 필요가 없으면 무엇을해야하는지, 예상되는 것을 알 수 없습니다. 브리핑을 진행하여 그들과 함께 진행하고, 그들의 역할이 무엇인지 알리십시오. 3. 쉽게 생각해.

프로젝트가 범위 변경을 통해 상당히 혼란 스러울 수 있습니다. 일정이 잘못되었거나, 예산이 다를 수 있으며, 요구 사항이 확실히 다릅니다. 팀은 불안한 변화를 발견 할 수 있습니다. 특히 이전에는 돌로 설정되었다고 생각했던 결정을 되돌릴 수있는 커다란 변화가있었습니다 (예, 그러한 일이 일어납니다). 가능한 한 쉽게 프로세스를 작성하십시오. 4. 도움을 받으십시오.

새로운 업무 방식이 자리에 잠시 머물러 있습니다. 이전에 비공식적 인 방법으로 프로젝트 변경을 관리 한 경우 (또는 전혀 지원하지 않는 경우) 공식 프로세스를 변경하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 여기 주변의 것들. 팀을 지나서 무언가를하고 싶다면 그들에게 도움을 청합니다. 5. 안된다고 두려워하지 마라.

모든 변경 사항이 현명한 제안은 아닙니다. 팀이 변경 요청자와 대화 할 때 현재 프로젝트의 옳은 일이 아니라고 강하게 생각하는 경우이 팀에 알리십시오. 효과적으로 변화를 관리하지 않으면 프로젝트를 탈선시킬 수있는 방법 중 하나이므로 조심하십시오. 이 정보로 무장 한 이제는 통제 된 방식으로 프로젝트 변경 사항을 처리 할 수 ​​있습니다.