효과적인 회의 실시 방법

주간 직원 회의에 두려워합니까? 혹시 거기에 앉아서 펜을 빙빙 돌리고 스마트 폰을 들여다 볼 유혹에 빠져서 할 일이 많을 때 왜 당신이 거기에 있는지 궁금해하십니까? 아니면 다른 사람의 무관심을 관찰하면서 회의를 이끌고있는 탁자의 머리에 서 있습니까? 당신은 혼자가 아닙니다. 제대로 관리되지 않는 회의는 생산성을 저하시키는 요인이며 직원들의 사기 진작에는 도움이되지 않습니다.

지루한 미팅에 작별 인사를하고 직원들의 참여와 동기를 부여하는 효과적인 회의를 수행하는 방법을 배웁니다.

효과적인 회의를위한 7 가지 팁

회의의 목표 수립

회의 경고를 발신하여 달력에 올리기 전에 회의를 개최하고 목표를 결정할 이유를 자문하십시오. 경영 변화에 대한 직원의 신속한 대응을위한 회의입니까? 프로젝트에 관한 결정을 내리고 있습니까? 새로운 비즈니스 전략을위한 브레인 스토밍 세션입니까? 당신의 목표에 대면 토론과 상호 작용을 위해 방에 직원을 모으는 것이 필요하다는 것을 확신하십시오; 모임의 목적이 상태 업데이트 인 경우 그룹 이메일을 보내면 모든 사람의 시간을 더 잘 활용할 수 있습니다.

-> ->

회의 목적을 전달하십시오.

회의에 다른 사람을 초대 할 때 회의 목적에 대해 분명히하십시오. 이것은 초점을 맞추는 것뿐만 아니라 직원들이 문서 또는 문제에 대한 생각으로 준비된 회의에 참석할 수있게 해줍니다.

의사 소통은 효과적인 회의를 위해 필수적입니다.

참석자에 대해 선택하십시오

어떤 사람도 자신이나 일과 관련이없는 회의에 참석하는 것을 높이 평가하지 않습니다. 누가 실제로 그곳에 있어야하는지, 왜 있어야 하는지를 결정하십시오. 누구의 입력이 필요합니까? 어떤 동료가 참여해야하며 그 문제에 대해 질문을 할 것입니까?

누군가가 귀하의 목록에있는 경우, 논의 된 내용을 간단히 알 필요가있는 경우, 그들에게 호의를 베풀고 목록에서 제거하십시오. 후속 이메일을 통해 쉽게 업데이트 할 수 있습니다. 귀중한 시간이며 고용주가 불필요한 회의에 직원을 배치함으로써 생산성에 부정적인 영향을 미치고 싶어하지 않습니다.

회의 의제 작성 필요

회의 일정을 세우지 않고 회의를 개최하는 것은 범선에 올라 타서 바람이 바라는 곳으로 이동하는 것을 바라는 것과 같습니다. 당신은 문자 그대로 - 바다에서 길을 잃을 것입니다. 회의 의제는 최종 목적지로 안내합니다. 토론 할 주제와 다른 사람들이 참여할 경우 각 항목을 처리 할 사람을 포함하십시오. 참석자들에게 예정표를 이메일로 보내주십시오. 그러면 모든 사람들이 무엇을 기대하고 준비되는지 알 수 있습니다.

당신의 계획에 충실하십시오.

토론이 탈선하여 접선 토픽에서 벗어나는 경우, 가장 잘 계획된 회의조차도 잘못 될 것입니다. 이것이 대부분의 회의가 목표를 달성하지 못하는 이유입니다. 그들은 궤도에 오르지 않습니다. 회의가 시작될 때 전체 회의뿐만 아니라 의제의 각 항목에 대한 기본 규칙과 지정된 시간 할당을 설정하십시오. 예를 들어, "오늘와 주셔서 감사합니다. 모든 사람의 시간은 소중하며이 회의를 1 시간 미만으로 유지하는 것이 내 목표입니다.

나중의 항목을 고수하고 나중에 다른 주제에 대한 토론을 예약합시다. "의제가 아닌 토론을 독점하거나 주제를 소개하는 사람은 누구도 기대하지 마십시오.

회의를 계속 진행하십시오.

시각 보조기구는 모든 사람이 회의에 집중하고 휴대 전화 나 시계가 아닌 상태로 유지하는 데 많은 도움이됩니다. 방의 앞에 스마트 보드에 의제를 게시하십시오. 컴퓨터를 사용하여 영상을 대형 스크린에 투사하십시오. 그들의 눈을 앞에 두는 무엇이라도.

회의 요약

회의를 떠나 동료와 완전히 다른 테이크 아웃을 해 본 적이 있습니까? 24 시간 이내에 후속 조치를 이메일로 보내서 회의가 진행되지 않도록하십시오. 요약을 포함시키고, 주요 주제를 강조 표시하고, 과제를 할당하고, 기한을 표시하십시오. 적시에이를 보내면 참석자들이 잘못된 방향으로 향하지 않도록 할 것입니다.